¿Qué es un albarán?
Un albarán es un justificante de entrega de una mercancía.
Cuando se adquiere un producto con entrega a domicilio o cuando se realiza un reparto de un pedido, el repartidor deja al cliente un justificante de lo que ha recibido y éste debe firmarlo dando su conformidad. Ese justificante es el albarán.
Los albaranes suelen expedirse por duplicado. La copia con la firma original es para el comprador.
¿Qué información contiene el albarán?
El contenido del albarán varía en función del país en que se emita, aunque en general debe contener los siguientes datos que demuestran la existencia de la transacción:
- Lugar y fecha de emisión del albarán
- Código o número del documento.
- Datos identificativos del comprador y del vendedor: nombre completo y NIF.
- Domicilio del comprador y vendedor
- Lugar y fecha de entrega.
- Firma y sello del receptor de la mercancía.
- Cantidad y descripción de los productos.
Los albaranes pueden contener el precio de la compra para evitar equívocos, normalmente sin desglosar los impuestos. Por eso puede confundirse con una factura, pues tan solo se diferencian en que llevará impreso el término “albarán” o “nota de entrega” en la parte superior, de modo que resulte visible.
¿Para qué sirve el albarán?
El albarán acredita tan solo la recepción de lo que se ha comprado. No es un justificante de compra ni tiene validez fiscal. Tampoco justifica el pago ni sirve para reclamarlo en caso de que no se efectúe.
El contenido del albarán debe reflejarse en una factura. Aunque también pude ser que una sola factura contenga varios albaranes, como ocurre en los repartos a tiendas y hostelería, en los que todas las entregas del mes se facturan en un solo documento.
Los albaranes deben conservarse junto con la factura que los contiene durante el plazo de prescripción legal.
¿Qué tipos de albarán existen?
En función de los datos que contenga, se dividen entre albarán valorado y sin valorar:
- Albarán valorado: no suele ir acompañado de la factura, porque lo que contiene además de la descripción y cantidad de productos, el precio individual de cada producto, descuentos, impuestos e importe total del pedido. En este caso la facturación se hace posteriormente a la entrega del producto.
- Albarán sin valorar: va acompañado de la factura, por lo que tan solo contiene los datos relativos a la descripción y a la cantidad de productos y no deja constancia del precio de cada producto ni del precio final del pedido, ya que estos datos se especifican en la factura que acompaña a este albarán.
El uso de un tipo u otro de albarán dependerá tanto del cliente, si solicita más o menos información en el mismo, como de la política de facturación que siga el vendedor.
