El reglamento del IVA dice expresamente que la factura es el justificante imprescindible para deducir, pero la normativa del IRPF es diferente. Hay una serie de gastos que pueden deducirse sin factura, con tal de que se acrediten en un documento válido.
Pensemos, por ejemplo, en los gastos financieros. El extracto bancario en el que aparezcan reflejados es suficiente para efectuar la deducción. Pero existen otros que conviene tener en cuenta.
Gastos deducibles sin factura
Los gastos que podemos deducir sin necesidad de disponer de factura (aunque sí de un justificante) son:
- Salarios y seguros sociales. Los salarios se justifican con la copia de la nómina firmada por el trabajador o la transferencia bancaria que identifique el destinatario, el periodo y el importe. Los seguros sociales se justifican con el cargo bancario o el TC sellado por el banco.
- Primas de seguros. Las primas de seguros se justifican con el extracto bancario en el que aparece el cargo y la póliza donde pueda comprobarse que el seguro está vinculado a nuestra actividad económica.
- Cuota de autónomos. Se justifica con el cargo bancario o el boletín sellado por el banco.
- Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI) del local en el que desarrollamos nuestra actividad, el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
- Gastos efectuados en países extranjeros. Gastos como las compras on-line, no siempre se recogen en una factura, sino en un documento equivalente o recibo. La Agencia Tributaria no suele ser muy exigente en este aspecto, a no ser que sean de una cuantía elevada, en cuyo caso habrá que intentar que el documento contenga los detalles de la compra de la manera más explícita posible.
- Gastos recogidos en una escritura pública o en un contrato privado, como ocurre cuando hacemos un traspaso de un local de negocio.
- Gastos bancarios. Los gastos bancarios (cuotas de tarjetas, comisiones...) se reflejan en el extracto correspondiente y basta esta justificación para poder deducir.
En resumen, podemos ver que la normativa del IRPF es más "permisiva" que la del IVA, que condiciona la deducibilidad del gasto a que éste se recoja en una factura reglamentaria (obviamente, ésto aparte de demostrar su vinculación con los ingresos).
¿Y los gastos de representación?
Cuando se acerca la época navideña y las empresas ya preparan los tradicionales obsequios navideños para enviar a sus clientes.
Una práctica generalizada es el regalo de cestas de navidad, calendarios, agendas, bolígrafos.... Presentes que, aparte de ser gratos para quién los recibe sirven, a su vez, para promocionar a la empresa, ya que suelen llevar impresos logos publicitarios. Este tipo de regalos constituyen gastos de representación, cuya deducción ha limitado la reforma fiscal al 1% de la cifra de negocio.
¿Y qué son los gastos de representación? Pues todos aquellos dirigidos a promocionar el negocio y a reafirmar la confianza y la satisfacción del cliente. Hablamos de gastos de hostelería (invitaciones a comidas o estancias pagadas), desplazamiento (viajes), organización de eventos corporativos, invitación a espectáculos, centros de ocio o bienestar, regalos.... Lo que distingue los gastos de representación es su finalidad, que es la de obtener un beneficio futuro. Se trataría de afianzar al cliente o conseguir uno nuevo, dependiendo del caso. Se entendería que este tipo de gasto es necesario para consolidación y expansión del negocio o para lanzar una nueva rama de actividad.
Estos gastos deben recogerse en una factura reglamentaria para que sean deducibles, aparte de poder probar que derivan de los fines que acabamos de exponer. Se trataría de acciones de marketing y relaciones públicas insertas en una estrategia empresarial. Esto último es lo que ocasiona la mayor parte de los litigios con la Agencia Tributaria, que podría considerarlos como una liberalidad; es decir, un gasto no necesario para la obtención de ingresos. En este caso, no sería deducible.
Tal como recoge la Ley del Impuesto sobre Sociedades, se consideran deducibles los gastos que se encuentren comprendidos en alguno de los siguientes casos:
- Gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
- Gastos que se efectúen con respecto al personal de la empresa con arreglo a los usos y costumbres.
- Gastos para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios.
- Gastos que se encuentren correlacionados con los ingresos.
En consecuencia, los gastos de representación deben diferenciarse de las liberalidades o gastos no necesarios para el desarrollo de la actividad económica, como son los regalos realizados a personas no vinculadas con la empresa, que no serían deducibles según la LIS.
No obstante, los gastos efectuados de acuerdo a los usos y costumbres respecto al personal de la empresa siguen siendo deducibles en su totalidad. Por lo tanto, no debemos preocuparnos por las típicas cestas de Navidad que se entregan a los empleados. Podemos pedir factura y desgravarlas, al igual que hacíamos hasta ahora.
¿Ocurre lo mismo con dietas y desplazamientos?
El tema de las dietas y gastos de viaje ha sido siempre una causa de controversia y quebraderos de cabeza para el empresario autónomo. La razón es que su tratamiento suele asimilarse al que reciben en las nóminas de los trabajadores asalariados.
Según el artículo 9 del Reglamento del IRPF, se exceptúan de gravamen determinadas cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción, manutención y estancia del trabajador que se desplaza fuera del centro de trabajo. Para ello deben reunir ciertas condiciones y límites que se especifican el en Reglamento.
Ahora bien, esta normativa es aplicable tan solo a los salarios. Un autónomo que factura a su cliente gastos de viajes no puede acogerse a ella.
El autónomo, tanto si ejerce una actividad empresarial como si es profesional, puede incluir en su factura los ingresos que percibe como compensación de gastos de viaje, alojamiento y manutención. Pero si lo hace, habrá de aplicarles IVA e IRPF, tal como lo hace con el importe correspondiente a la prestación de sus servicios. Que vayan desglosados o no tan solo obedece a una mayor especificación de cara al cliente, pero no tiene repercusión fiscal alguna.
El tipo impositivo que habrá que aplicarles es también el mismo por el que el autónomo tribute. Si presta servicios sujetos al tipo general, no podrá repercutir el reducido a los gastos de desplazamientos, aunque sea este tipo el que haya soportado en el momento de realizarlos. Esos gastos serán fiscalmente deducibles siempre y cuando tenga un justificante válido, como sería una factura que reúna los requisitos legales y estén contabilizados.
La forma de repercutir los desplazamientos al cliente depende de lo que se haya acordado. Otra posibilidad es pedir las facturas de gastos a nombre de la empresa contratante y no del autónomo. De este modo, la empresa podrá deducir el gasto efectuado y para el autónomo no tendrá ninguna repercusión.
