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Factura electrónica

Guía para cumplir con la factura electrónica

La facturación electrónica es una obligación que cambiará la gestión empresarial. Desde mediados de 2025, las empresas con más de 8 millones de euros deberán emitir facturas electrónicas, y en 2026 será obligatoria para todas.

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¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema digital para emitir, enviar y recibir facturas que cumple con todas las normativas legales. Este formato garantiza la seguridad, trazabilidad y autenticidad de los documentos.

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Tipos de facturación electrónica

Estructurada: En formatos como XML o FACTURAE, que permiten la integración automática con software de gestión.

No estructurada: Facturas enviadas como PDFs o imágenes, que requieren procesamiento manual o escaneo.

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Ventajas principales

  • Reducción de errores y automatización de procesos.
  • Cumplimiento normativo.
  • Impacto ecológico positivo al reducir el uso de papel.
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Cómo funciona la facturación electrónica

  1. Creación de la factura en formato estructurado.
  2. Envío a una plataforma (pública o privada) para su validación.
  3. Recepción y almacenamiento por parte del cliente.

Preguntas frecuentes

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes de nuestros usuarios.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?

La facturación electrónica será obligatoria en España de forma progresiva. A partir de mediados de 2025, todas las grandes empresas estarán obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales.

Posteriormente, en 2026, la obligación se extenderá a todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño o volumen de facturación.

Esta medida forma parte de la Ley Crea y Crece, cuyo objetivo es fomentar la digitalización y reducir la morosidad en las operaciones comerciales.

¿Qué necesito para emitir una factura electrónica?

Para poder emitir facturas electrónicas es imprescindible contar con un software homologado que cumpla con los requisitos legales establecidos.

Este software debe generar facturas en un formato estructurado, como Facturae, y permitir su firma electrónica para garantizar su autenticidad.

Además, dependiendo del régimen fiscal de la empresa, es posible que sea necesario integrar el sistema con plataformas de envío de facturas a la Agencia Tributaria u otros organismos reguladores.

¿Qué diferencia hay entre una factura electrónica y un PDF?

Una factura electrónica no es simplemente un archivo en formato PDF con la información de la factura. Para ser considerada válida debe cumplir con un formato estructurado que permita su tratamiento automatizado, como Facturae o XML, y debe incluir una firma electrónica que garantice su autenticidad e integridad.

Un PDF, por sí solo, no cumple con estos requisitos, ya que es un documento de imagen o texto sin una estructura que permita su validación automatizada por las administraciones tributarias.

¿Cómo funciona el sistema Verifactu?

El sistema Verifactu es un mecanismo desarrollado para mejorar el control y la transparencia en la facturación. Su función principal es permitir a las empresas y autónomos enviar en tiempo real sus facturas a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para su validación y registro.

Esto facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y reduce el riesgo de fraude fiscal. Además, el sistema Verifactu permite un mayor control de la trazabilidad de las facturas, asegurando que no puedan ser modificadas una vez emitidas.

¿Qué es el modelo 240?

El modelo 240 es una declaración fiscal utilizada en Bizkaia que deben presentar las empresas que operan bajo el sistema de facturación electrónica Batuz.

Este modelo permite reportar a la Hacienda Foral de Bizkaia la información de las facturas emitidas y recibidas, asegurando así un mayor control tributario.

Su implementación forma parte de una estrategia de digitalización y transparencia fiscal en la provincia, ayudando a reducir el fraude y mejorando la eficiencia en la gestión de impuestos.

 

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