Los gastos de representación, reflejados en una factura

Se acerca la época navideña y las empresas ya preparan los tradicionales obsequios navideños para enviar a sus clientes.

Una práctica generalizada es el regalo de cestas de navidad, calendarios, agendas, bolígrafos.... Presentes que, aparte de ser gratos para quién los recibe sirven, a su vez, para promocionar a la empresa, ya que suelen llevar impresos logos publicitarios. Este tipo de regalos constituyen gastos de representación, cuya deducción ha limitado la reforma fiscal al 1% de la cifra de negocio.

¿Y qué son los gastos de representación? Pues todos aquellos dirigidos a promocionar el negocio y a reafirmar la confianza y la satisfacción del cliente. Hablamos de gastos de hostelería (invitaciones a comidas o estancias pagadas), desplazamiento (viajes), organización de eventos corporativos, invitación a espectáculos, centros de ocio o bienestar, regalos.... Lo que distingue los gastos de representación es su finalidad, que es la de obtener un beneficio futuro. Se trataría de afianzar al cliente o conseguir uno nuevo, dependiendo del caso. Se entendería que este tipo de gasto es necesario para consolidación y expansión del negocio o para lanzar una nueva rama de actividad.

Estos gastos deben recogerse en una factura reglamentaria para que sean deducibles, aparte de poder probar que derivan de los fines que acabamos de exponer. Se trataría de acciones de marketing y relaciones públicas insertas en una estrategia empresarial. Esto último es lo que ocasiona la mayor parte de los litigios con la Agencia Tributaria, que podría considerarlos como una liberalidad; es decir, un gasto no necesario para la obtención de ingresos. En este caso, no sería deducible.

Tal como recoge la Ley del Impuesto sobre Sociedades, se consideran deducibles los gastos que se encuentren comprendidos en alguno de los siguientes casos:

• Gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
• Gastos que se efectúen con respecto al personal de la empresa con arreglo a los usos y costumbres.
• Gastos para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios.
• Gastos que se encuentren correlacionados con los ingresos.

En consecuencia, los gastos de representación deben diferenciarse de las liberalidades o gastos no necesarios para el desarrollo de la actividad económica, como son los regalos realizados a personas no vinculadas con la empresa, que no serían deducibles según la LIS.

No obstante, los gastos efectuados de acuerdo a los usos y costumbres respecto al personal de la empresa siguen siendo deducibles en su totalidad. Por lo tanto, no debemos preocuparnos por las típicas cestas de Navidad que se entregan a los empleados. Podemos pedir factura y desgravarlas, al igual que hacíamos hasta ahora.