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Toda la contabilidad de una empresa queda reflejada en sus libros contables y es necesario llevarlos al día. Te contamos en qué consiste el Libro Mayor y cómo trabajar con él.
1. ¿Qué es el Libro Mayor?
El Libro Mayor o mayor contable es un documento que recoge todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas contables de la empresa y de forma cronológica.
Cada página se destina a cada una de las cuentas contables de la empresa. Estas están, normalmente, divididas en cinco columnas: fecha, concepto, en la tercera el DEBE, en la cuarta el HABER y en la última el saldo.
El Libro Mayor muestra, a priori, la misma información que el Libro Diario. Sin embargo, en el primero esta aparece de manera mucho más concreta, se distribuye de forma diferente y, por lo tanto, tiene otra finalidad.
En él podremos consultar el estado de una cuenta en particular y saber cuáles han sido los últimos movimientos. Por eso este libro se utiliza para llevar un estricto control de los ingresos y gastos diarios de la empresa.
Es importante saber que este el Libro Mayor no es obligatorio; sin embargo, como decimos, resulta útil para llevar un control del saldo de cada cuenta.
A continuación te contamos cuáles son los libros de contabilidad que debes tener sí o sí y para qué sirve cada uno.
2. Los libros de contabilidad obligatorios
Como empresario, según la Agencia Tributaria, has de tener obligatoriamente dos libros contables:
El Libro Diario
Como te adelantamos antes, en él se registran todos los movimientos en las cuentas de la empresa, independientemente del asiento contable al que se asignen.
Es decir, en el Libro Diario se encuentran todos los movimientos de la empresa pero no se dividen por cuentas contables como en el Libro Mayor.
Nuestra recomendación es que mantengas ambos al día para tener toda la información de tu empresa actualizada y al detalle.
Libro de Inventario y Cuentas Anuales
Este documento recoge una relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones de la empresa.
En él deben constar:
- Balance de la situación inicial de la empresa.
- Balances de sumas y saldos para comprobar la evolución trimestral.
- Inventario de cierre de ejercicio.
- Cuentas anuales, donde se recogen estos informes contables:
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria del ejercicio.
Como ves, toda la información que aparece en estos documentos se extrae, precisamente, de la contabilidad de la empresa.
Llevar al día las cuentas requiere un trabajo y esfuerzo diario. Sin embargo, con un programa de contabilidad online podrás simplificar todas estas tareas.
Con Anfix, por ejemplo, puedes generar todos los libros contables y la documentación que debes presentar en el Registro Mercantil con un solo clic.
Al tener toda la información de tu contabilidad en la herramienta, los libros se crean de forma automática y listos para presentar.
Así, Anfix te permite tener toda la contabilidad actualizada con muy poco esfuerzo.
3. Los asientos contables
Como te contábamos al principio, en el Libro Mayor se deja constancia cada uno de los movimientos que hay en las cuentas de la empresa.
Cada una de estas anotaciones se conoce con el nombre de asiento contable.
Por definición, un asiento contable es una anotación en los libros contables de las operaciones o movimientos que se producen en la cuenta de una empresa.
Estos han de ir anotándose uno a uno, lo que requiere tiempo y precisión para no cometer ningún error.
Con Anfix también puedes crear asientos predefinidos para no tener que introducir constantemente la misma información. De este modo, agilizarás tu trabajo con las partidas que se repiten periódicamente.
Has de saber, también, que para introducir una entrada en un libro de contabilidad se tienen que crear dos asientos que se asignan al DEBE, por un lado, y al HABER, por otro.
A esto último se le conoce como partida doble en contabilidad.
Este sistema hace que la suma de lo que registramos en las columnas del DEBE tiene que ser igual a la suma de los que registramos en las columnas del HABER.
Pero… ¿qué son el DEBE y el HABER?
El debe y el haber
Vayamos por partes.
En el DEBE se registran todos los cargos en cuenta.
En el HABER deberán anotarse todos los abonos.
Estos dos conceptos aparecen siempre en los libros contables representados en columnas. En la izquierda siempre estará el DEBE y en la derecha el HABER.
Para entenderlo, veamos un ejemplo:
Tu empresa ha pagado 1.000€ a un proveedor de materia prima para fabricar tus productos. Después, estos se han vendido por valor de 2.000€ a tus clientes.
Estas operaciones deberían aparecer, en cuanto al DEBE y al HABER, del siguiente modo en el Libro Mayor:
Nuestra deuda con el proveedor ha de anotarse en el DEBE y las ganancias que hemos obtenido en la columna del HABER.
4. ¿Cómo llevar las cuentas en el Libro Mayor?
Una vez explicados qué son los asientos contables y cómo funciona el DEBE y el HABER, podemos pasar a contarte cómo debes llevar las cuentas en el Libro Mayor.
Existen dos formas principalmente. Te explicamos cada una de ellas:
En forma de T
Con este sistema las anotaciones se realizan en una tabla de dos columnas, como la que hemos visto en el ejemplo anterior. A la izquierda el DEBE, a la derecha el HABER.
En un cuadro de cinco columnas
Este es el sistema más habitual y el que se recomienda utilizar, ya que aporta mucha información.
El cuadro consta de cinco columnas, de izquierda a derecha:
- Fecha en la que se ha producido el movimiento.
- Concepto que identifica el movimiento
- DEBE, la columna que refleja aquellos movimientos de ingreso.
- HABER, la columna que refleja aquellos movimientos de gasto.
- Saldo, es decir, la diferencia entre el debe y el haber, por el que podemos establecer un resultado que defina la situación de la empresa.
Veamos un ejemplo:
Una empresa ha tenido los siguientes movimientos en el mes de febrero:
Ha pagado:
- 100€ a un proveedor para diseñar unas tarjetas de visita el día 1 de febrero.
- 330€ a otro proveedor para reparar las fotocopiadoras estropeadas el 5 de febrero.
A su vez, la empresa ha cobrado de sus clientes:
- 500€ por sus servicios el 3 de febrero.
- 800€ por sus servicios el 4 de febrero.
Esta información aparecería reflejada en el Libro Mayor de la siguiente forma:
El saldo final es de 870€.
El saldo se haya calculando la diferencia entre el DEBE y el HABER y el resultado define la situación de la empresa.
Existen tres posibilidades:
- Que el DEBE sea mayor que el HABER: saldo deudor.
- Que el HABER sea mayor que el DEBE: saldo acreedor.
- La suma de ambos sea igual a cero: saldo nulo.
Deberás ir completando el Libro Mayor a través de este sistema y mantenerlo actualizado.
Con toda esta información estás preparado para llevar tus libros de cuentas tú mismo.
Sin embargo, recuerda que con Anfix puedes crear tus libros de cuentas y solucionar tu contabilidad de forma rápida y sencilla. Pruébalo gratis durante 15 días y descubre la nueva forma de llevar las cuentas de tu negocio.
