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Los avances en la tecnología provocan un cambio continuo en el mundo y una globalización sin precedentes. Así, las necesidades y circunstancias de los negocios actuales han evolucionado rápidamente.
El empresario más que nunca, necesita información sobre el estado de su negocio para tomar decisiones. Y ésta debe estar actualizada y ser precisa para poder dirigir el rumbo de la empresa.
¿Nos proporciona la Contabilidad tradicional información actualizada?
La respuesta es clara: no. La contabilidad hasta ahora ha sido un proceso lento y lineal en el que la información es reportada cada tres meses o, incluso, un año.
Si a las necesidades intrínsecas de las empresas le sumamos que las propias Administraciones públicas se digitalizan y nos llevan hacia un control tributario “inmediato”, la contabilidad tal y como la conocemos ya no sirve.
Los 5 pecados de la Contabilidad tradicional
Veamos cuáles son los 5 fallos más importantes que genera el modelo tradicional de gestión en el día a día de las empresas:
1. Información desactualizada
El empresario actual necesita la información contable en tiempo real. Sin embargo, con el procedimiento tradicional se reporta cada tres meses o un año. Las empresas necesitan la información actualizada si quieren seguir siendo competitivas en su mercado.
2. Información disgregada
La información y documentación contable (facturas, tickets, libros…) está dispersa y recogida en gran medida en papel. El proceso contable tradicional se caracteriza por el gran volumen de “papeleo” que no es necesario.
La forma de trabajar es “aislada”; es decir, los intervinientes en el proceso contable no tienen una conexión entre sí que les permita colaborar de forma interactiva, sino que la información pasa de unos a otros.
Esto hace del proceso contable actual un proceso ineficiente desde el punto de vista funcional y ecológico.
3. Procesos lentos
Esta forma de trabajar “aislada” hace que el flujo de información sea lento: la vida de una factura, desde que la empresa la emite hasta que llega a conocimiento de la AEAT, es de unos tres meses.
La información no fluye rápidamente, sino que se produce de forma lineal y por pasos separados en el tiempo.
4. Picos de trabajo
La información que fluye muy despacio junto con los plazos marcados por la AEAT, genera picos de trabajo correspondiendo con los cierres de trimestre o cierre anual.
Llevar las cuentas al día mejora la rapidez y hace que el trabajo se distribuya a lo largo del tiempo.
5. No adaptada a los nuevos plazos
Con el proceso contable tradicional, sin incorporar tecnología, es prácticamente imposible cumplir con el Suministro de Información Inmediato (SII).
La AEAT se ha digitalizado para llevar un control tributario inmediato, lo que va a empujar a que sea necesaria también la digitalización de las empresas y los despachos profesionales, si quieren cumplir con la normativa.
Solución: la Contabilidad Colaborativa
La Contabilidad Colaborativa es un nuevo modelo de gestión que permite la interacción inmediata entre todos los intervinientes del proceso contable (asesor, cliente, bancos, etc.). Surge para responder a las necesidades de las empresas en estos nuevos tiempos.
Este modelo se apoya en cinco grandes pilares:
1. Información en tiempo real
Manejar información en tiempo real es absolutamente necesario para las empresas de hoy, necesitan tomar decisiones ágiles y fundadas en información contable precisa. La Contabilidad Colaborativa permite el acceso a la información actualizada al minuto.
2. Integrada en una única plataforma
La información es el centro del sistema contable. Por eso, es imprescindible recogerla en una única plataforma, para que esté actualizada y accesible en tiempo real desde cualquier dispositivo.
3. Flujo de información “inmediato”
Vivimos en un mundo hiperconectado. Los diferentes intervinientes de los procesos empresariales pueden hoy intercambiar información contable de forma inmediata y deslocalizada a través de medios digitalizados.
4. Más eficiente, sin picos de trabajo
Gracias a la conexión en tiempo real y a la automatización de tareas, se eliminan las labores mecánicas haciendo que el proceso contable suponga menos tiempo y recursos para una correcta gestión, eliminando por tanto los picos de trabajo.
5. Adaptada a las nuevas exigencias de la AEAT
Al disponer de la información en tiempo real y conectar con los intervinientes del proceso contable, es mucho más sencillo cumplir con las nuevas exigencias de la AEAT como el Suministro Inmediato de Información (SII).
Conclusión, la Contabilidad tiene que evolucionar hacia un modelo más colaborativo, con información en tiempo real y que permita un proceso contable más eficiente.
