La crisis del Covid-19 ha alterado la actividad de muchos sectores, incluidas las asesorías profesionales.
A continuación analizamos los tres cambios principales que ha traído la pandemia, cómo afectan al día a día del despacho y cómo podemos abordarlos de la mejor manera.
1. Aumento de la presión laboral
La presión y el estrés soportados por las asesoría desde el mes de marzo han sido prácticamente insostenibles.
Por un lado, la carga de trabajo se fue multiplicando, desbordando a todos los profesionales del sector. Había que:
- Gestionar ERTES.
- Solicitar ayudas y financiación.
- Cumplir con las obligaciones habituales.
Durante la pandemia se han llegado a tramitar 3,5 millones de solicitudes de ERTE en España, lo que implica un trabajo prologando en el tiempo desde que se solicita hasta que finaliza.
Por otro lado, los asesores han tenido que ir aprendiendo y adaptándose sobre la marcha a las medidas que iba publicando el gobierno prácticamente cada semana.
La solución: liberar tiempo a través de la automatización de tareas
El siguiente gráfico representa cómo era el día a día del asesor y cómo se transformó con la crisis del Covid-19.
La mayoría dedican un 80% del tiempo a la gestión habitual y el 20% restante al asesoramiento. Con la pandemia, ha sido necesario duplicar esfuerzos y sacar tiempo de donde no lo había para asumir la nueva carga de trabajo y seguir dando soporte al cliente.
Sin embargo, esta situación ha puesto de manifiesto que el tiempo de los asesores es muy limitado y que una alteración en la carga de trabajo puede ponerlo contra las cuerdas.
¿Cuál es la solución? Reducir el tiempo dedicado a las obligaciones fiscales. Hay que revertir el gráfico para lograr un 80% al asesoramiento real, que aporta valor al cliente, y un 20% de gestión.
Esto se consigue con la automatización de tareas que más dedicación requieren:
- El picado de facturas manual.
- Conciliación bancaria.
Con la tecnología de Anfix podemos automatizar y reducir el tiempo dedicado a tareas mecánicas hasta el 20% marcado. Esto permite al asesor ofrecer un servicio de valor y en tiempo real a los clientes.
Si no somos capaces de lograrlo, se verá comprometida la relación con el cliente que pagará sus frustraciones con el asesor.
Pero si conseguimos hacerlo bien, su confianza se verá reforzada y hará que permanezca a nuestro lado mucho más tiempo.
2. Trabajo en remoto
Las empresas que trabajaban en remoto en España eran solo un 5% a principios de marzo; sin embargo, con la crisis, un mes después ya eran un 34%.
Muchas han decidido prolongar el teletrabajo e, incluso, el gobierno está en proceso de aprobar una ley que regule y facilite este sistema.
Se puede decir, con total seguridad, que el teletrabajo ha llegado para quedarse.
Pero… ¿cómo se han adaptado las asesorías a este nuevo contexto?
La realidad es que muchas han tenido dificultades para desempeñar sus tareas a distancia. O no disponían de los medios técnicos para hacerlo y han tenido que improvisar soluciones rápidas (y a veces costosas) o, directamente, han renunciado a la posibilidad de trabajar desde casa.
Esto sucede porque muchos despachos trabajan con programas instalables a los que solo pueden acceder desde el ordenador fijo en la oficina.
La solución: el uso de tecnología en la nube para trabajar desde cualquier lugar
Para que los asesores puedan teletrabajar fácilmente existen las plataformas de gestión en la nube.
Solo necesitan un ordenador, sus claves y conexión a Internet para acceder a toda la información de sus clientes.
Sin embargo, hay muchos asesores que no dan el paso y prefieren seguir utilizando sistemas tradicionales y obsoletos. Los motivos más comunes responden a cuatro falsos mitos:
- No es seguro.
- Puede acceder cualquiera.
- Pierdo el poder sobre mis datos.
- No cumple con la normativa.
Nada de esto es verdad. En primer lugar, las inversiones en seguridad de los proveedores de servicios en la nube multiplican por millones las que realiza un despacho en seguridad.
Por lo tanto, es mucho más seguro guardar documentos en la nube que tenerlos en una carpeta física o en un pen drive.
Y además, las compañías hacen copias de seguridad periódicas y el dueño de la información puede recuperar los documentos siempre que quiera.
Además de esto, utilizar un software en la nube ofrece ciertas ventajas:
- La integración de procesos en una misma plataforma lo proporcionar agilidad.
- Los costes de la tecnología en la nube son mucho menores que los que requieren la tecnología tradicional.
- El sistema es más seguro.
- El acceso a la información desde cualquier lugar.
3. Cambio en la mentalidad del cliente
El Covid-19 nos ha digitalizado a todos en mayor o menos medida y ha acelerado la transformación digital: se han multiplicado las compras por internet, escaneamos con el móvil la carta de los restaurantes, realizamos videollamadas con amigos y familiares…
Además, se han incrementado los eventos digitales, se ha reforzado la infraestructura digital y el trabajo en remoto se ha convertido en algo habitual.
Los clientes de asesoría también han vivido este proceso y ahora están más abiertos que nunca a hacer uso de las nuevas tecnologías para conectar con sus asesores.
La solución: un software de gestión colaborativa para responder a las necesidades actuales
Durante estos meses, han sido los propios clientes quienes, en muchos casos, han tomado la iniciativa de enviar su información a través de canales digitales que ya están acostumbrados a utilizar. El Whastapp ha sido una de ellos.
Sin embargo, hay que señalar que, según el RGPD, el asesor podría recibir una multa por usar este canal ya que no cumple los requisitos mínimos de seguridad para enviar información personal.
Lo mejor es no arriesgarse y utilizar un software que ofrezca todas las garantías de seguridad, como Anfix.
Además, al tratarse de un programa fácil e intuitivo, el cliente aprenderá rápidamente a utilizarlo y encontrará que, por ejemplo, para enviar un ticket de gastos solo tiene que hacer una foto y ya está (como lo haría con Whastapp).
Conclusión
Estos tres grandes cambios que ha traído el Covid-19 han llegado para quedarse y para dar un empujón a la transformación digital de los despachos.
- Venimos de un trabajo mecánico que nos roba mucho tiempo. Tenemos que automatizar tareas para poder ofrecer un asesoramiento real que le de confianza a los clientes.
- Pasamos de un trabajo presencial a un trabajo en remoto gracias a la tecnología en la nube.
- Tenemos unos clientes están mas abiertos a usar tecnología que permite a los asesores conectar con ellos. Son clientes colaborativos.
