En este articulo verás:
La gestión de almacenes, o gestión de stocks, es una tarea propia de las empresas que venden o fabrican productos.
El objetivo final de una gestión de almacén eficiente es dar el mejor servicio a un coste mínimo. Encontrar este equilibrio no es una tarea sencilla pero tampoco imposible.
Uno de los conceptos básicos más conocidos relacionado con la gestión de almacenes es el inventario, pero no es el único. Existen otros aspectos en la gestión de almacén que influyen directamente sobre la rentabilidad de tu negocio. De estos conceptos vamos a hablar en el artículo de hoy, de su optimización y eficacia depende el éxito de tu actividad.
¿Qué es la gestión de almacenes?
Se define como gestión de almacenes al proceso de la función logística que recibe, acumula, conserva y mueve los materiales dentro del almacén hasta su consumo. Se trata de controlar y proteger físicamente los artículos.
Así se facilita su acceso y la labor de otros departamentos como el de compras o producción de cara a evitar roturas de stocks.
Todo ello incluye los siguientes conceptos básicos:
El sistema de almacenaje
Dependerá de la dimensión y características de los artículos, pero la elección de un sistema u otro puede suponer una mayor eficiencia. Aunque hay factores como el número de artículos y el espacio de almacenamiento disponible que también son importantes al escoger un sistema de almacenaje.
Elegir el sistema de almacenaje más adecuado a tu negocio influye directamente sobre tus beneficios. Al reducir los gastos asociados al espacio, estarás ahorrando dinero en tiempo y capital humano y minimizarás las tareas administrativas, reduciendo sustancialmente la carga de trabajo que implica los inventarios de almacén.
Por ejemplo las cajas son un buen sistema para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos. Mientras que las estanterías sirven para artículos de diversos tamaños y pueden ser complementadas con cajas estandarizadas.
Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaños y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, las estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
La recepción
La recepción es el proceso por el que los productos procedentes del proveedor llegan al almacén para posteriormente ser clasificados, registrados en el sistema de gestión de almacén y almacenados en la instalaciones de forma correcta para ser enviados a tu cliente.
La recepción es un concepto básico y sobre todo clave porque está estrechamente ligada a la compra. Por eso en la recepción hay que comprobar que somos el destinatario, cotejar lo recibido con el pedido y sobre todo verificar que su estado es el correcto: buen estado de embalaje y ausencia de signos de manipulación.
Un proceso de recepción eficaz, te dará mayor celeridad en la preparación de pedidos y aportará fidelidad a tu inventario.
El coste de almacenamiento
Todo artículo almacenado genera un coste dependiendo de su periodo de permanencia.
El coste de almacenamiento dependerá de gastos fijos; es decir, salarios del departamento de gestión de almacenes, seguros, suministros, maquinaria de transporte y manipulación como carretillas, el alquiler del almacén, etc.
Si los productos están correctamente distribuidos y has optimizado el espacio, no solo evitarás pérdidas y deterioros del producto, el gasto asociado a su conservación será menor, tal vez en vez de dos naves de almacén solo necesites una.
Clasificación y codificación
Lo que en gestión de almacenes se traduce en agrupar un artículo según su dimensión, forma, peso o tipología.
La clasificación tiene como objetivo asignar un lugar específico de almacenamiento y un código con la información que nos sea necesaria.
Un buen sistema de codificación de productos influye directamente en dos aspectos clave de tu negocio:
- Mejora tu servicio al cliente. Un almacén que funciona da salida a sus pedidos de forma rápida y eficiente, lo que influye directamente sobre tu nivel de competitividad y volumen de ventas.
- Mejora tu flujo de caja. Si equilibras ventas y gasto tendrás mayor liquidez
No todos los productos de tu almacén tienen el mismo valor ni la misma frecuencia de ventas. Has de tener en cuenta estos aspectos a la hora de gestionar tu stock. El método ABC es muy útil para priorizar tus productos, consiste en aplicar el siguiente código:
A: Productos de valor alto y menor frecuencia de ventas
B: Productos de valor y frecuencia de ventas moderada
C: Productos de valor bajo y alta frecuencia de ventas
Es muy importante que prestes atención a los productos de categoría A debido a su alto impacto financiero, si tienes un volumen alto de estos productos parados en tu almacén acabarás teniendo un problema de caja.
Los productos de categoría C, al estar en constante rotación, deben ser vigilados de cerca para no caer en rotura de stock.
Si trabajas con productos perecederos, el método de codificación más adecuado sería el FIFO (First In First Out), los productos más ancianos de tu almacén son los que deben salir antes, por tanto la fecha de fabricación o de consumo debe ser el eje sobre el que gire el sistema de codificación para no correr el riesgo de encontrarte tus estanterías llenas de un stock caducado.
Un buen sistema de codificación de productos influye directamente en dos aspectos clave de tu negocio:
- Mejora tu servicio al cliente. Un almacén que funciona da salida a sus pedidos de forma rápida y eficiente, lo que influye directamente sobre tu nivel de competitividad y volumen de ventas.
- Mejora tu flujo de caja. Si equilibras ventas y gasto tendrás mayor liquidez
El inventario
Como hemos dicho al principio es la parte más conocida en la gestión de almacenes. Siendo un conteo físico de los materiales existentes para confrontarlo con los registros.
El objetivo principal de esta parte del proceso de gestión de almacenes es garantizar la disponibilidad de productos para satisfacer la demanda de tus clientes. Un error en la gestión de inventario puede hacer que pierdas mucho dinero, es imprescindible implementar un proceso de inventario eficiente.
El inventario debe de realizarse periódicamente, no sólo a final de año; de cara a cierre contable y fiscal, para una adecuada gestión de almacenes.
Hoy en día existen numerosos programas de gestión de almacén que te permiten tener gran control sobre toda la cadena del proceso, automatizar y optimizar un gran número de tareas, tener datos precisos y en tiempo real y ayudarte a hacer mejores predicciones.
La gestión de almacenes en tienda física o ecommerce
Si ya eres usuario de Anfix, sabes que con Anfix puedes trabajar en cualquiera de estos dos escenarios. Si tienes una tienda física, solo tendrás que dar de alta tu stock y tus almacenes, y si tienes una tienda online, conectarlo con tu ecommerce. En Anfix trabajamos con Shopify, WooCommerce, Magento y PrestaShop.
Un almacén informatizado es la solución a muchos problemas, implementar la tecnología en la gestión de tu almacén es, sin duda, una de las mejores decisiones que puedes tomar. Un buen programa de control de inventario hará que tu negocio sea mucho más eficiente, rentable y podrás ofrecer un mejor servicio a tus clientes.
Sin embargo, es importante que conozcas los aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor programa de gestión de almacenes y el que más se adapte a tus necesidades.
Cómo optimizar tu gestión de stock de forma sencilla
La gestión de stock es una de las ramas más importantes de una empresa. No sólo nos sirve para proveernos de mercancía; sino que además, nos permite ofrecer un servicio de calidad al cliente y obtener mayor rentabilidad.
El objetivo es dar el mejor servicio con el mínimo coste. Lógicamente, encontrar este equilibrio no es sencillo pero tampoco es imposible. Existe una serie de mejoras que puedas hacer que te permitirán optimizar la gestión de tu almacén y ser más rentable.
A continuación, te explicamos en qué áreas debes trabajar para mejorar tu logística y ser más competitivo:
Crea procesos para la gestión de inventarios
El principal objetivo de esta práctica es garantizar la disposición de materiales y productos para satisfacer la demanda. Un error en esta parte puede hacerte perder mucho dinero. Por tanto, es importante establecer unos procesos y protocolos eficientes que os ayuden a gestionar el inventario del almacén:
- Utiliza sistemas de codificación para identificar materiales y productos.
- Introduce prácticas de clasificación.
- Gestiona los stock de forma sincronizada para la optimización de inventarios.
Mejora el funcionamiento del almacén
Aproximadamente, tu almacén supone un 60% de los costes. Aprender a gestionarlos correctamente para reducir el gasto es fundamental para ser más competitivos. Estas son algunas ideas para conseguirlo:
- Utiliza sistemas de recolección automática para aumentar tu eficiencia.
- Analiza las necesidades de espacio y estudias las características del almacén para mejorar el posicionamiento de productos.
- Encuentra una red de suministro económica pero que mantenga unos estándares de calidad.
- Si eres una pyme, usa almacenes compartidos.
Revisa los sistemas de transporte
Esto es especialmente importante si el transporte de los pedidos depende de terceros (si es tu caso). No sólo por su elevado coste para tu negocio; sino que además, son ellos los que hacen la entrega final al cliente. Deberás asegurarte de que tus productos llegan en el tiempo acordado y en perfecto estado.
Mide los resultados
Como en cualquier área de negocio, es fundamental tener datos que arrojen luz sobre el funcionamiento del almacén y el stock. Busca programas que te aporten información en tiempo real y en un solo clic. Dedica tiempo a hacer un análisis exhaustivo y a localizar puntos de mejora.
Utiliza la tecnología correcta en toda la cadena de suministro
Los avances en software o programas para la gestión del almacén ha sido increíble en los últimos años. Estos permiten tener una mayor control sobre toda la cadena y optimizar un gran número de tareas. Además, tendrás datos más precisos y en tiempo real que te ayudarán a hacer mejores predicciones.
En Anfix encontrarás un programa de gestión de stock que te permitirá gestionar tu almacén de forma muy sencilla y eficiente. Con esta herramienta podrás controlar todos tus productos, sus propiedades (como el color, talla…), tener diferentes tarifas así como realizar albaranes, presupuestos y facturas.
Con todos estos consejos, podrás optimizar notablemente el funcionamiento de tu almacén y empezar a tener resultados en un plazo corto de tiempo.
Eva Fernández
Periodista con más de 10 años de experiencia en marketing digital y, en especial, en la generación de contenidos para marcas de diferentes sectores. De la mano de Anfix y con mi propia experiencia emprendiendo como freelance, he aprendido mucho en los últimos años sobre gestión del negocio, finanzas y productividad.
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