Cómo realizar un inventario y reducir costes al mismo tiempo

Hacer inventario es una tarea que los empresarios y profesionales suelen menospreciar o dejar para el último momento. En cambio, la realización de un buen inventario, un control de stock regular de los bienes de tu negocio te reporta muchos beneficios.

Veamos por qué es tan importante hacer inventario y al final del artículo te daré 6 consejos que espero te sean de utilidad.

LECTURA RECOMENDADA: 25 términos de control de inventario que debes conocer

¿Qué es un inventario?

Economipedia define el inventario como "el registro de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica". Es decir:

Es un documento en el que quedan reflejadas todas las pertenencias de un individuo o una empresa.

Habitualmente, se utiliza dentro de las organizaciones para tomar nota de materias primas, existencias, cantidades, características, etc.

Podemos encontrar diferentes tipos de inventario aunque, principalmente, se diferenciar por su naturaleza o su periodicidad:

• Naturaleza:
  • Materias primas.
  • Suministros de fábrica.
  • Productos en proceso de fabricación.
  • Productos procesados.
• Periodicidad:
  • Anual.
  • Periódico o rotativo.
  • Permanente.

Objetivo del inventario

Con la realización del inventario se persigue comparar el volumen de existencias reales que tenemos en almacén con el número que aparece en nuestros libros de cuentas. Esto es lo que se llama: control de stock.

Podrías entender que el inventario es algo único de empresas que tengan productos en un almacén... ¡error!

Cualquier organización que quiera proteger sus activos tiene que realizar un inventario periódico.

Una empresa de servicios también posee un volumen de existencias, por ejemplo: bienes muebles e inmuebles, material de oficina.

En resumen, sea cual sea el tamaño de tu negocio, debes saber cómo hacer un inventario para conocer en todo momento tus activos, mejorar la gestión de compras y así poder ahorrar gastos.

Si sabes cómo hacer un inventario, tu rentabilidad y tus resultados serán mejores. Porque no sólo ahorrarás gastos sino que además obtendrás un resultado mayor con menos inversión.

La gestión del stock tiene un impacto directo sobre el funcionamiento de tu negocio y su rentabilidad. Por eso, es tan importante que lo tengas en cuenta y que pongas los medios necesarios para que todo funcione correctamente.

2 razones por las que debes hacer inventario sí o sí

Aquí tienes 2 razones básicas por las que necesitas ponerte en marcha.

1. Es la única manera de saber el valor real del almacén

Hoy día, en la mayoría de las empresas, el inventario está informatizado, de forma que con sólo pulsar una tecla ya se puede ver el valor de las existencias a una fecha concreta. Sin duda eso es una gran ayuda para la gestión del negocio.

Qué duda cabe…

Pero puede pasar una cosa: que no haya una coincidencia exacta y las unidades que figuren en el programa no concuerden con las que físicamente hay en el almacén. No te extrañes ni creas que es tan raro. Puede pasar por diferentes motivos:

1. Ha podido haber un error a la hora de introducir los datos en el programa.
2. O un fallo en el momento de darles de baja
3. O se ha podido estropear y quedar inservible alguna mercancía
4. O han podido robar ciertas unidades

Las existencias son un activo más de tu empresa, igual que la tesorería o los equipos informáticos, y como tal debes saber su valor real.

2. Determinar el beneficio o la pérdida del año hay que saber exactamente el coste de la mercancía vendida

Fíjate bien en lo que digo:

El coste de la “mercancía vendida”.

Sí, lo que realmente resta de los ingresos para calcular el resultado es el precio de compra de la mercancía vendida, no el importe de toda la mercancía comprada. Es lo que se llama “compras consumidas”.

Vamos a verlo con un ejemplo para comprenderlo mejor:

Te dedicas a la venta de impresoras. Durante este ejercicio has comprado 10 impresoras, a 100 euros cada una, y has vendido 7, a 200 euros cada una. Si esta es toda tu actividad, el resultado será el siguiente:

• Compras 1.000 €
• Ventas 1.400 €
• Compras consumidas 700 € (7 ud vendidas x 100 € que costaron)
• Beneficio = Ventas – Compras Consumidas = 1400 – 700 = 700 €

De los 1.000 euros que has destinado a las Compras, sólo has consumido 700 porque las otras 3 impresoras que no has vendido las tienes en tu poder, forman parte de tu activo, por lo tanto no es un gasto que reste de las ventas para calcular el beneficio.

Es lo que en contabilidad se llama Variación de existencias.

¡Ah! Y es clave para calcular el beneficio o pérdida del ejercicio correctamente.

Metodologías para hacer tu inventario

El objetivo de realizar un inventario manual radica en verificar la presencia real de la mercancía dentro del almacén. Para hacerlo, puedes abordar la tarea de dos formas diferentes: 

1. Inventarios por periodicidad: Estos se efectúan en intervalos específicos, ya sea diariamente, de forma perpetua, mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. Realizarlos con frecuencia contribuye a una mejor administración de los productos disponibles.

2. Inventarios basados en el control de entradas y salidas: Se dividen principalmente en dos métodos. El método PEPS, aplicado a productos perecederos o con fecha de caducidad, donde los artículos que ingresaron primero son los primeros en salir. Por otro lado, el método UEPS se emplea para productos no perecederos, donde se prioriza la salida de los artículos más recientes ingresados al almacén.

Hacer inventario es una obligación legal

A nivel contable debemos de hacer inventarios anuales para poder dar una imagen fiel de nuestro patrimonio y de nuestro resultado.

El Libro de Inventario y Cuentas Anuales, es un libro de carácter obligatorio para todos los empresarios y que abarca un ejercicio completo. En él figuran: el Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias y Balances de Sumas y Saldos trimestrales.

El inventario y la rotación de stock

Lo ideal sería que cualquier empresa pudiera conocer su inventario en todo momento, pero esa gestión tiene un coste (en tiempo y dinero) que puede no ser rentable según la actividad o el tamaño de tu negocio.

No es lo mismo el inventario de una promotora que tiene 50 viviendas acabadas, que el de una tienda de ropa con 1.000 referencias.

Por lo que la rotación del stock es otro de los factores claves a la hora de hacer un inventario.

Es decir que la frecuencia de los inventarios dependerá del número de veces que se renuevan los productos o materiales.

Si un activo, como por ejemplo una máquina, no se renueva más que cada varios años, será suficiente con el inventario anual obligatorio por la legislación contable.

Un buen inventario te ahorra gastos

Ten en cuenta que hacer un inventario supone evitar gastos por compras duplicadas, por conservación o por robos y roturas.

Incluso pagar menos impuestos, porque así te deducirás el  100% del consumo real de materiales y productos. Por eso debes de saber muy bien cómo realizar un inventario, y para ello te doy los siguientes consejos.

Por qué no hacer el inventario a mano

Llevar un inventario a mano presenta múltiples desventajas en comparación con otras alternativas:

1. Calidad y durabilidad limitadas: el uso de herramientas tradicionales como papel y bolígrafo conlleva riesgos de deterioro, pérdida o daño del registro. Las hojas de papel pueden arrugarse, mojarse o extraviarse fácilmente, afectando la integridad de la información registrada. 

2. Tendencia a cometer errores: inevitablemente, el inventario manual está sujeto a errores humanos en los registros. 

3. Desincronización de datos: las discrepancias entre las cifras registradas y las entradas y salidas reales de mercancía pueden generar discrepancias en las cuentas. La resolución de estos desajustes demanda un esfuerzo adicional y, en el mejor de los casos, si se detectan a tiempo, aunque el tiempo invertido puede ser considerable.

4. Método ineficaz para grandes almacenes: esta metodología no es apropiada para empresas medianas o grandes que manejan inventarios complejos. En estos casos, la gestión manual puede poner en riesgo la productividad del negocio y dificultar la administración eficiente de la mercancía.

5. Baja eficiencia: en comparación con las herramientas digitales disponibles en la actualidad, la realización de un inventario físico manual resulta lenta y demanda más tiempo y esfuerzo. La velocidad y eficiencia de otras alternativas digitales superan con creces la capacidad del método manual.

En resumen, aunque el inventario manual puede ser útil en ciertas circunstancias, sus limitaciones en cuanto a calidad, precisión, adaptabilidad y eficiencia son evidentes, lo que lo convierte en una opción menos favorable en entornos comerciales modernos y dinámicos.

6 consejos para hacer un inventario

¿Estás listo para empezar? Presta atención a estos tips y aprende a hacer un inventario paso a paso.

1. Establece un método de conteo acorde a la actividad y a las características de la empresa

Por ejemplo para inventariar los activos de una oficina, se puede hacer por unidades. Pero para un restaurante es mejor usar básculas para pesar comidas y botellas. Así podrás tener un cálculo aproximado con un bajo coste de gestión.

2. Valora correctamente los inventarios

En especial cuando se realizan compras frecuentes a diferentes precios. Uno de los criterios es usar el precio medio de las diferentes compras.

3. Usa programas informáticos

Informatizar la gestión de almacén y controlar el stock, es una gran idea a medio largo plazo.

Un buen programa de control de inventario va a favorecer que tu negocio sea más rentable y eficiente; en consecuencia, podrás dar un mejor servicio a tus clientes

Elige un software que faciliten la valoración y el control de inventarios permanentes en base a las entradas o salidas, con alertas automatizadas de stock, que sea versátil e independiente del tipo de negocio...

Aquí te dejo una lectura que puede interesarte: 10 requisitos para elegir el mejor software de control de inventario

Así funciona el módulo de control de almacén y gestión de stock de Anfix:

Anfix está ofreciendo actualmente una prueba gratuita de 15 días. Para activarla haz clic en este enlace e introduce una dirección de correo electrónico.

4. Implanta métodos de control

Por ejemplo, que el conteo lo realice personal de otro departamento distinto al del almacén, que se realicen muestreos para realizar recuentos por sorpresa de cara a comprobar la fiabilidad del inventario, contar con mayor frecuencia los activos de mayor valor o mayor rotación, etc.

5. Estandarizar el sistema de inventario físico

Por ejemplo con formatos parcialmente cumplimentados para realizar el recuento, lectores de códigos de barras, etc.

6. Realiza inventarios en fechas concretas

Donde el almacén esté lo más vacío posible y el volumen de entradas y salidas sea bajo.

Aunque sea el último consejo sobre cómo realizar un inventario, es lo primero que tienes que tener en cuenta, porque hacer un buen inventario puede llevar varios días.

¿Por qué utilizar un software de control de stock?

Por último, no queremos dejar de insistir en la importancia de elegir un buen programa de control de stock. Muchas organizaciones siguen utilizando hojas de Excel, pero estos sistemas están obsoletos y son muy inflexibles.

Un programa de control de stock te ayudará a tener un buen control de tus productos y traerá grandes beneficios a tu empresa:

• Optimiza el uso del almacén.
• Reduce el tiempo de planificación de tus compras.
• Automatiza la elaboración de informes.
• Envía alertas automáticas cuando el stock es bajo.
• Mejora la comunicación entre el equipo.
• Permite planear el crecimiento de tu negocio.