En este articulo verás:
Hacer un presupuesto puede parecer una tarea tediosa, pero es la clave para tener el control de tus finanzas y evitar sorpresas desagradables a final de mes. Si alguna vez has sentido que el dinero se te escapa de las manos sin saber en qué lo has gastado, es porque necesitas un plan financiero estructurado.
Y no, no hace falta ser un experto en contabilidad para lograrlo. Solo necesitas organización, constancia y seguir algunos pasos clave que te explicaré en este artículo.
A lo largo de esta guía, te enseñaré cómo elaborar un presupuesto paso a paso, cómo mantenerlo y ajustarlo según tus necesidades y, lo más importante, cómo hacer que realmente funcione en tu día a día.
Vamos a sumergirnos en el mundo de la planificación financiera personal y a transformar tu forma de gestionar el dinero.
¿Qué es un presupuesto y por qué es imprescindible?
Un presupuesto es un plan detallado de ingresos y gastos que te permite gestionar el dinero de manera eficiente. No se trata solo de registrar números en una hoja de cálculo o una aplicación, sino de tomar decisiones informadas sobre cómo y en qué gastas tu dinero.
Paso 1: identifica tus ingresos
El primer paso para hacer un presupuesto es saber cuánto dinero entra cada mes. Esto parece obvio, pero es más complejo de lo que parece si tienes varias fuentes de ingresos o si tus ingresos varían.
Paso 2: analiza tus gastos actuales
Aquí es donde muchas personas se sorprenden. Creemos que sabemos en qué gastamos el dinero, pero cuando lo registramos detalladamente, aparecen gastos que nunca habíamos considerado.
Clasificación de los gastos
Para hacer un presupuesto funcional, los gastos deben dividirse en tres categorías:
- Gastos fijos: Aquellos que pagas sí o sí cada mes como alquiler o nóminas.
- Gastos variables: luz o materias primas o cualquier otro gasto que cambia mes a mes.
- Gastos ocasionales: Impuestos anuales, reparaciones...
Para calcularlo con precisión, revisa tus extractos bancarios de los últimos tres meses. Esto te dará una visión realista de en qué se va el dinero en tu negocio.
Paso 3: establece un límite para cada categoría
Aquí es donde entra la estrategia. Ya tienes claro cuánto ganas y cuánto gastas, pero ahora hay que organizarlo de manera que sea sostenible.
La regla más utilizada en finanzas personales es la regla del 50/30/20:
- 50 % para necesidades: Alquiler, facturas, comida y otros gastos esenciales.
- 30 % para deseos: Salidas, compras, entretenimiento y cualquier gasto no esencial.
- 20 % para ahorro o pago de deudas: Un porcentaje destinado a mejorar tu futuro financiero.
Si ves que tus gastos esenciales superan el 50 %, probablemente necesites hacer ajustes, ya sea reduciendo algunos gastos o aumentando tus ingresos.
Paso 4: optimiza y ajusta tu presupuesto
El presupuesto no es algo rígido. No se trata solo de hacer números una vez y olvidarse, sino de ajustarlo regularmente para que realmente funcione.
¿Cómo hacer ajustes efectivos?
- Reduce gastos innecesarios. Revisa si hay suscripciones que no usas, compras impulsivas o gastos que podrías evitar.
- Negocia tus facturas. En muchos casos, puedes conseguir mejores tarifas en internet, luz, seguros o incluso en tu alquiler.
- Aumenta tus ingresos. Si ves que los ajustes no son suficientes, considera generar ingresos extra con un trabajo adicional o alguna inversión.
Paso 5: implementa herramientas para gestionar tu presupuesto
Llevar el control de tu dinero es más fácil si utilizas herramientas digitales. Existen muchas opciones, desde simples hojas de cálculo hasta aplicaciones específicas.
Opciones recomendadas para llevar tu presupuesto
- Hojas de cálculo (Excel o Google Sheets): Son flexibles y personalizables, pero requieren más disciplina.
- Aplicaciones de gestión financiera: Apps como Fintonic, YNAB o Money Manager ayudan a automatizar el seguimiento.
- Método tradicional en papel: Para quienes prefieren escribir a mano, un cuaderno de cuentas también es válido.
La clave es encontrar la herramienta que mejor se adapte a tu estilo de vida y utilizarla de forma constante.
Paso 6: crea un fondo de emergencia
Un presupuesto no está completo sin un fondo de emergencia. Este colchón financiero te protegerá ante imprevistos y evitará que tengas que endeudarte en caso de emergencia.
¿Cuánto deberías ahorrar en tu fondo de emergencia?
Lo ideal es que cubra entre tres y seis meses de tus gastos fijos. Si hoy perdieras tu fuente de ingresos, este fondo te permitiría mantener tu nivel de vida sin entrar en crisis.
Empieza con un objetivo pequeño (por ejemplo, 500 o 1000 euros) y ve aumentando progresivamente hasta alcanzar la cantidad recomendada.
Paso 7: revisa tu presupuesto periódicamente
El último paso es asegurarte de que tu presupuesto sigue funcionando con el tiempo. Las circunstancias cambian, los ingresos pueden variar y los gastos pueden aumentar o disminuir.
Haz una revisión mensual para:
- Comprobar si te mantuviste dentro de los límites establecidos.
- Ajustar categorías según sea necesario.
- Planificar próximos gastos importantes.
El presupuesto debe ser una herramienta flexible que se adapte a tus necesidades, no una restricción que te haga sentir limitado.
Hacer un presupuesto no es solo un ejercicio matemático, es la base de unas finanzas saludables y equilibradas. Siguiendo estos pasos, lograrás una gestión más consciente de tu dinero, reducirás la incertidumbre y te acercarás a tus objetivos financieros.
¿Qué datos debe incluir un presupuesto?
El presupuesto, al igual que cualquier factura sin errores, debe contener todos estos 6 datos:
1. Datos de la empresa o autónomo que realiza el servicio
En el presupuesto es obligatorio incluir el nombre, NIF o CIF de la empresa o autónomo (según el caso) que va a realizar el servicio y su domicilio social.
Para que quede bien claro de dónde viene el presupuesto y quién va a realizar el trabajo en caso de ser contratado.
2. Datos del cliente que solicita el trabajo
Este dato es muy importante para saber a quién presupuestamos nuestros servicios.
De la misma manera, incluye el nombre, NIF o CIF del cliente y su domicilio social.
También es aconsejable, aunque no obligatorio, incluir sus datos de contacto como el teléfono o email.
3. Descripción del servicio que va a prestarse
Este punto debe detallarse lo máximo posible para que no haya malentendidos.
Es importante ir desglosando sus partes y separando mano de obra y materiales. Lo más sencillo es especificar todo de forma individual y luego agrupar los mismos elementos o de la misma naturaleza.
Por ejemplo, si vas a presupuestar una obra debes separar por un lado los materiales y por otro el coste de la mano de obra.
4. Fecha de finalización de la oferta
En el presupuesto debe figurar la validez del mismo para que el destinatario sepa el plazo de que dispone para aceptarlo.
Además, habrá que indicar posibles recargos por retrasos o imprevistos.
5. Precio total y desglosado
El presupuesto debe contener un desglose de precios, en caso de contener distintas partes y la suma total de los mismos.
Esos importes figurarán sin IVA, aunque lo normal es detallar el tipo aplicable o incluso incluirlo de forma explícita.
No hay que olvidar incluir cualquier coste añadido que sea necesario.
Si los servicios que vas a prestar van a necesitar un apoyo técnico, transportes, un seguro o cualquier otro gasto extra, deberás dejarlo muy claro.
Será la forma de que no haya problemas por ninguna de las dos partes.
Por último, deberás mostrar el precio total del trabajo, IVA incluido.
6. Forma de pago
Es imprescindible detallar cómo se realizará el pago del servicio: transferencia o efectivo, por ejemplo. Además también se detallarán los plazos o anticipos, si los hubiera.
Debes saber, además, que existen otros formatos de presupuesto, como la factura proforma.
La factura proforma hace la labor del presupuesto y es perfectamente válida para ello. Por lo que, si quieres, puedes optar también por este formato.
Ejemplo de factura proforma
¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto?
Para hacer un presupuesto debemos tener en cuenta los costes que el servicio va a implicar, no solo en material sino en mano de obra y en tiempo.
Pero, ¿cómo se fijan esos precios?
Pueden ser muchas las variables a tener en cuenta, y depende mucho del trabajo que realices. Aún así, y como en todo, sólo hace falta un poco de sentido común.
1. Ten en cuenta el precio de mercado
Debes saber que bajar mucho los precios puede ser un error. A veces tener “precios tirados” puede dar sensación de un servicio de poca calidad.
Pasa lo mismo con el precio muy alto. Deberás justificar “muy mucho” por qué tus servicios son más caros que los de la competencia.
2. Piensa siempre en no perder dinero al realizar un trabajo
Cubrir los costes es básico, por eso debes tener muy claro cuál es tu precio por hora de trabajo.
Así podrás hacer una estimación y luego ajustarlo al momento, al tipo de trabajo a realizar y al cliente.
También debes tener en cuenta que no deberías aceptar cualquier tipo de proyecto. Ten muy en cuenta qué tipo de cliente y qué tipo de proyecto estás presupuestando.
Asegúrate de que podrás realizar el trabajo y de que el cliente es fiable.
De lo contrario, perderás tiempo y dinero.
3. Ten en cuenta siempre tu margen de beneficios
¿Tienes claro cuáles serán tus beneficios después de finalizar el trabajo?
Al principio, como freelance o autónomo, será muy probable que esos beneficios, de haberlos, sean mínimos.
Aún así, con el tiempo tendrás que definir cuál será tu margen de beneficio. Dependerá, seguramente, de la situación del mercado.
4. Deja claras las condiciones del trabajo desde el principio
Revisa siempre las condiciones del proyecto y redáctalas por escrito. Es decir, detalla cada punto de lo que vas a cobrar y cuándo en los servicios que prestas.
Aceptar el presupuesto supone aceptar todo lo que incluye. No te olvides de añadir las condiciones legales para evitar reclamaciones indebidas.
Cinco datos y estadísticas relevantes
- Gasto medio por hogar en España: En 2023, el gasto medio por hogar en España fue de 32.617 euros, lo que representa un aumento del 3,8% respecto al año anterior. Este incremento se observó principalmente en categorías como restaurantes y hoteles (13,2% más), ocio y cultura (9,1% más) y vestido y calzado (8,1% más).
- Tasa de ahorro de los hogares españoles: En 2023, la tasa de ahorro de los hogares en España se situó en el 11,7% de la renta bruta disponible, superando el promedio histórico del 8,2% entre 2000 y 2019. Este aumento se debe en gran medida al crecimiento del 11% en la renta disponible de las familias durante ese año.
- Distribución del gasto según nivel de ingresos: Los hogares con menores ingresos (quintil 1) destinaron en 2023 el 63,5% de su presupuesto a vivienda, agua, electricidad, gas y otros combustibles, así como a alimentos y bebidas no alcohólicas. En contraste, los hogares con mayores ingresos (quintil 5) asignaron más de un tercio de su presupuesto (34,7%) a transporte, restaurantes y hoteles, y ocio y cultura.
- Hábitos de ahorro de los españoles: Según un informe de 2023, más del 60% de los españoles lograron ahorrar una media de 285 euros al mes. Los objetivos de ahorro varían según se trate de metas a corto o largo plazo, reflejando una creciente conciencia sobre la importancia de la planificación financiera personal.
- Impacto de eventos especiales en el gasto: Celebraciones como el Día de San Valentín tienen un efecto notable en el consumo. En 2023, el gasto en esta fecha aumentó un 7,5% respecto al año anterior, con un crecimiento significativo en la compra de flores (14% del total anual), joyas (incremento del 16%) y cenas en restaurantes (aumento del 19%).
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un presupuesto
¿Cómo se elabora un presupuesto paso a paso?
Para hacer un presupuesto eficaz, sigue estos pasos:
- Identifica tus ingresos: Suma todas tus fuentes de ingresos mensuales.
- Registra tus gastos: Divide los gastos en fijos, variables y ocasionales.
- Establece límites de gasto: Define cuánto puedes gastar en cada categoría.
- Prioriza el ahorro: Reserva al menos el 20% de tus ingresos para emergencias o inversión.
- Ajusta según sea necesario: Revisa tu presupuesto periódicamente para adaptarlo a cambios.
¿Qué debe llevar un presupuesto?
Un presupuesto debe incluir:
- Ingresos: Todo el dinero que entra cada mes.
- Gastos fijos: Alquiler, hipoteca, facturas, seguros.
- Gastos variables: Alimentación, transporte, ocio.
- Ahorro y deudas: Cantidad destinada al ahorro y pago de préstamos.
- Objetivos financieros: Metas de ahorro o inversiones.
¿Cuáles son las 4 etapas del presupuesto?
El proceso de elaboración de un presupuesto consta de cuatro fases:
- Planificación: Se definen ingresos, gastos y objetivos.
- Elaboración: Se distribuyen los recursos en función de las necesidades.
- Ejecución: Se sigue el presupuesto y se controla el gasto.
- Evaluación y ajuste: Se revisa periódicamente para corregir desviaciones.
¿Cuáles son los 5 principios del presupuesto?
Los cinco principios básicos para un presupuesto exitoso son:
- Equilibrio: No gastar más de lo que se gana.
- Prioridad: Identificar gastos esenciales y reducir los prescindibles.
- Disciplina: Cumplir el presupuesto sin desviaciones innecesarias.
- Flexibilidad: Ajustarlo cuando haya cambios en ingresos o gastos.
- Revisión constante: Evaluarlo regularmente para mejorarlo.
¿Cuánto dinero debería destinar al ahorro en mi presupuesto?
Se recomienda ahorrar al menos el 20% de los ingresos mensuales. Sin embargo, si esto no es posible, comienza con una cantidad menor y aumenta progresivamente.
¿Cómo puedo reducir mis gastos para ajustarme a mi presupuesto?
Para reducir gastos:
- Cancela suscripciones innecesarias.
- Busca mejores tarifas en facturas de luz, internet y móvil.
- Planifica tus compras y evita compras impulsivas.
- Usa transporte público en lugar del coche cuando sea posible.
¿Cuál es el mejor método para llevar un presupuesto?
Depende de cada persona, pero algunos métodos populares incluyen:
- Regla 50/30/20: 50% para necesidades, 30% para deseos, 20% para ahorro.
- Presupuesto basado en sobres: Se asigna efectivo a diferentes categorías.
- Uso de apps: Herramientas digitales como Fintonic o YNAB pueden facilitar el seguimiento.
¿Cada cuánto tiempo debo revisar mi presupuesto?
Lo ideal es hacer una revisión mensual para asegurarte de que estás cumpliendo con los objetivos y realizar ajustes si es necesario.
¿Qué hacer si mi presupuesto no está funcionando?
Si tu presupuesto no se ajusta a la realidad, revisa lo siguiente:
- Revisa tus gastos reales y compáralos con lo presupuestado.
- Ajusta categorías donde sea necesario.
- Asegúrate de que sea realista y flexible ante imprevistos.
- Utiliza herramientas digitales para automatizar el control.
¿Cómo puedo hacer un presupuesto si mis ingresos varían cada mes?
Si tus ingresos no son fijos, sigue estos consejos:
- Calcula el ingreso promedio de los últimos seis meses y usa esa cifra como referencia.
- Prioriza gastos esenciales y ahorros antes que el ocio.
- Mantén un fondo de emergencia para cubrir meses de ingresos bajos.
Antes o después, seas empresa o autónomo, vas a tener que hacer un presupuesto, así que pon mucho mimo en hacerlo.
¿Por qué? Muy fácil.
El presupuesto no sólo va a aportar una información sobre lo que vale tu trabajo, sino que va a ser una carta de presentación.
Será la forma que tengas de convencer a tu cliente potencial de que debe elegirte a ti.
De su contenido, y no sólo de su importe, dependerá la imagen que proyectaremos de nuestro negocio y que el cliente acepte.
En principio has de tener en cuenta que un presupuesto debe contener una información mínima; eso sí, debe estar todo bien detallado.
¡Veamos entonces cómo hacer un presupuesto!
