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Además de facturas y presupuestos existe otro documento conocido como proforma. ¿Habías oído hablar de ella alguna vez? ¡Te contamos qué es y cuándo utilizarla!
Se suele decir que una proforma es un documento de compraventa de bienes o servicios sin validez fiscal ni contable. Su función es indicar una operación de compraventa para presentársela, por ejemplo a un cliente.
Este tipo de documento se emplea, habitualmente, en tres casos:
Por ejemplo: si tu cliente quiere saber con detalle qué incluirá la posterior factura, se le envía una proforma con toda la información desglosada para que tenga constancia de ello.
Pero ¡ojo! Recuerda que una proforma no tiene validez legal; por lo tanto, no sustituye a una factura y la Agencia Tributaria no aceptaría este documento como prueba de la relación comercial entre el cliente y tú.
A la hora de elaborar este documento, deberás tener en cuenta una serie de condiciones para que este esté considerado como proforma. Estas son:
Con esta información, tendrás lista tu factura proforma y estarás en disposición de enviársela a tu cliente.
Lo cierto es que una proforma se parece, en el contenido, a una factura corriente. Por eso, además, muy probable que en el futuro utilices este documento para crear la factura final.
Lo habitual es añadir esta información:
Veamos un ejemplo:
Esta factura proforma ha sido creada en pocos segundos con Anfix
Como ves, se asemeja mucho a una factura corriente. Aunque, como veremos ahora, no son lo mismo.
Aunque por fuera sean parecidas, una factura comercial y una proforma no tienen nada que ver.
La principal diferencia entre ambas, y la más importante, es que la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo; por eso no se puede modificar.
La proforma, en cambio, es un documento previo a la emisión de la factura y nunca tendrá validez legal.
También es muy habitual confundir la proforma con un presupuesto ya que, a priori, tienen una función similar. Sin embargo, de nuevo, existen diferencias entre uno y otro.
La proforma y el presupuesto son dos documentos que se envían al cliente en diferentes etapas de la negociación.
Normalmente, se empieza por el presupuesto cuando el cliente te solicita información sobre cómo le puedes ayudar con tus productos o servicios. En este caso, además del precio, también estás haciendo una propuesta comercial.
Si el cliente le da el visto bueno al presupuesto, puedes enviar la proforma para detallar todo lo que tiene que ver con la parte económica si así te lo requieren. Si no, no será necesario.
Digamos que el proceso transcurre de la siguiente forma:
1º- Presupuesto.
2º- Factura proforma.
3º- Ejecución del proyecto/venta de los productos.
4º- Factura.
Un programa de facturación en la nube constituye un gran ventaja para gestionar de forma eficaz todas las fases del proceso de presupuestado o facturación.
¿Cómo hacer una factura proforma con Anfix?
Hace una factura proforma o presupuesto exige el mismo esfuerzo que crear una factura ordinaria: ¡prácticamente ninguno!
Cuando llegue el momento, solo tendrás que teclear la información del producto o servicio (cantidad, precio…) y Anfix se encarga de todo lo demás: introduce los datos de tu cliente, calcula los impuestos el total, añade la fecha…
Y lo mejor: después, al terminar el proyecto o enviar el producto, podrás transformar la proforma en la factura comercial en tan solo un clic.
¿Te imaginas la cantidad de tiempo que puedes ahorrar?