El tiempo es oro, se suele decir, y seguro que tú tienes bien calculado el valor del tuyo. Los autónomos, freelance o emprendedores son los que más necesitan optimizar su tiempo para ser eficientes y poder alcanzar todos sus objetivos.
Y como la eficiencia va, entre otras cosas, de no perder tiempo vamos directamente a contarte ocho técnicas para ser más productivo en tu día a día.
1. Gestiona tu email
No importa cuánto lo intentes, los emails no dejan de inundar tu bandeja de entrada. Esto ocurre y mucho. Cada correo recibido, te aleja de la eficiencia. Para darle la vuelta, toma nota de estos tres sencillos pasos:
- Si envías menos emails, recibirás menos. Vete a tu bandeja de enviados y haz una media de los emails que escribes a diario. Después, calcula el 75% de esa cantidad y márcate el objetivo de no superar esa cifra cada día. Será difícil al principio, pero si lo consigues notarás un gran cambio.
- Nunca te irás a la cama con más 10 emails sin leer. Sí, has leído bien. Quizás te lleve un tiempo pero lo conseguirás siguiendo tres reglas básicas: elimina más emails, hazlo más a menudo y responde con respuestas cortas y directas. A la mañana siguiente lo agradecerás.
- No des tu correo electrónico a diestro y siniestro. Si no es importante, pide a la gente que te envíe un mensaje privado, por ejemplo, por Twitter. La limitación de caracteres hará que la conversación sea ligera y directa.
- Revisa tus listas de correo y elimina a las personas que no te interesan. Cuantas más personas haya en una cadena, más probabilidades hay de recibir un aluvión de emails.
2. Limita tu tiempo al teléfono
Aunque suene radical, no cojas llamadas que no tengas planificadas (familia y amigos son, obviamente, una excepción). Cuando tienes un ritmo de trabajo, una llamada sorpresa de 30 minutos puede desbaratar toda tu planificación.
Agenda todas las llamadas y “educa” a los demás para que no te llamen por teléfono si no habéis quedado para hablar y a no dejar mensajes en el contestador. Este método te ayudará a ahorrar tiempo, a no desviarte de tu lista de tareas y a permanecer concentrado durante más tiempo.
Esto te permitirá mejorar gestión de tus proyectos.
3. Haz uso de las tecnologías
La tecnología incrementa la eficiencia. Elige programas que faciliten y automaticen tareas, especialmente aquellas que son recurrentes. Algunas ideas:
- Utiliza un programa para tomar notas que puedas tener vinculado a todos tus dispositivos (ordenador, tablet, teléfono…). Te permitirá tener toda la información que necesites a mano: recordatorios, listas de tareas…
- Los lectores de RSS te permitirán recibir artículos y contenidos de aquellos blogs o webs que más te interesan. Te ahorrarás el tiempo de ir entrando en cada uno de ellos, sólo tendrás que acceder a tu lector.
- Automatiza lo máximo posible. Haz un listado de tareas que realices de forma recurrente y busca la forma de automatizarlas todas. Por ejemplo, la compra a través de Amazon Prime. También te será de utilidad IFTTT.com, con la que podrás crear normas para que cuando ocurra cierta cosa automáticamente el ordenador haga otra.
- Súbelo todo a la nube. No sólo tendrás una copia de todos tus documentos, sino que además podrás acceder a todo desde cualquier parte o dispositivo. Por ejemplo, si a última hora te retrasan una reunión podrás esperar en una cafetería tranquilamente y aprovechar ese tiempo trabajando porque tienes todos lo que necesitas a mano.
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4. Cronometra las reuniones
Todos sabemos que en las reuniones se pierde mucho tiempo y, además, solemos tener muchas a lo largo de la semana. Pero las cosas que se alargan más de lo debido no son para ti, porque pierdes tiempo y dinero.
La mayoría de las reuniones se pueden hacer en 30 minutos. Requiere disciplina y esfuerzo, pero estos consejos te ayudarán a conseguir ajustarte a este tiempo:
- Asegúrate de que todas las personas que asisten a la reunión sepan con antelación que esta tiene una duración exacta de 30 minutos.
- Durante la sesión, cuando se acerque la hora de terminar comunícalo con delicadeza.
- Cuando la conversación se vaya por otros derroteros, que suele ocurrir, sé rápido y recondúcela de nuevo.
- Programa otra reunión o una llamada que te sirva de excusa para terminar en los 30 minutos acordados.
5. Analiza los ritmos de tu cuerpo
Hay personas que son más productivas por la mañana y otras que lo son más por la noche. Analiza los ritmos de tu cuerpo y aprovecha esas horas de inspiración en las que el trabajo fluirá mucho más rápido.
Deja las tareas más importante para ese momento del día y planifica las más sencillas o monótonas para el resto. Serás más eficiente y el resultado del trabajo, seguramente, sea mucho mejor.
6. Di “no” mucho más a menudo
Dependiendo de tu trabajo, será habitual que te inviten a conferencias, cursos, charlas, viajes… y un sin fin de actividades que te robarán mucho tiempo. Piensa realmente si merece la pena invertirlo en eso. Si no lo tienes claro, di no.
Es cierto que es importante estar conectado, conocer a gente nueva y construir tu marca personal; sin embargo, nada de esto te llevará al éxito si no hay esfuerzo y trabajo diario.
7. Programa también tus descansos
No todo va a ser trabajo. Es importante que dediques un tiempo al día a hacer deporte o actividades que te gustan. Recuerda la teoría de los tres ochos: 8 horas de sueño, 8 de trabajo y 8 de ocio.
Con esta fórmula, tu cerebro podrá descansar y estará mucho más fresco al día siguiente.
8. Cuando lo consigas, date un premio
Si consigues crear un plan y mantenerlo en el tiempo, te mereces un homenaje. Piensa en algo que te apetezca hacer y no olvides que esa será, entre otras, una de las muchas satisfacciones que experimentarás si logras ser eficiente.
Estos ocho consejos te permitirán crear una rutina de trabajo eficiente en la que todo tu tiempo estará bien invertido. Porque, como ya sabes, este vale dinero.
