Entrevista a Medialog: Anfix es el Apple de la facturación

Philipp Fürst es Director de Medialog Communications, una agencia de medios independiente con oficinas en Barcelona y Madrid.

Utilizan Anfix desde finales de 2019, por lo que conocen muy bien la herramienta. Tanto es así, que nosotros mismos hemos aprendido mucho de su visión sobre nuestro software.

Simplificar la gestión del negocio es uno de las misiones de Anfix y eso es lo que tratamos de conseguir y transmitir constantemente. Pero el caso Medialog, contado por Philipp, resulta muy explicativo.

Te animamos a leer la entrevista completa.

¿Cuándo y cómo surgió Medialog? 

Philipp Fürst: Medialog nació en el 2016 con la voluntad de crear una agencia de medios mucho más humana, honesta, sostenible, colaborativa y moderna.

El personal más senior de Medialog procede de grandes multinacionales que apostaron por nuestros valores, aunque también atraemos planificadores jóvenes y profesionales que ven en nuestro modelo un proyecto de futuro.

"Gracias a Anfix repensamos y simplificamos nuestros procesos"

¿Cuáles son vuestros principales servicios? 

P. F.: Medialog se dedica a asesorar a anunciantes sobre cómo y cuánto invertir en publicidad para lograr unos determinados resultados de empresa.

Recurrimos a medios masivos como la televisión, radio, publicidad exterior, etc., pero también invertimos grandes cantidades en medios digitales y en disciplinas publicitarias como branded content o influencers.

Nuestra especialidad es aportar soluciones de medios ingeniosas y, sobre todo, viables que ayudan a nuestros clientes a crecer.

P. F.: ¿Desde cuándo sois clientes de Anfix? 

P. F.: Personalmente soy cliente desde el año 2018 coincidiendo con mi paso a trabajador autónomo. medialog migró a Anfix un año más tarde, a finales del 2019.

¿Por qué decidisteis buscar un software para ayudaros en la gestión del negocio? 

P. F.: La gestión de compras y ventas en una agencia de medios es el talón de Aquiles de este tipo de empresas. Nuestros proveedores tienen miles de soluciones, productos, servicios y combinatorias, y es muy difícil estandarizarlo. Además, la publicidad está en continua evolución y lo que hoy es válido comercialmente, mañana puede no serlo o simplemente ha cambiado.

No tenemos ningún control sobre los proveedores en este aspecto. Los softwares que hemos probado y que están pensados específicamente para nuestro sector suelen ser extremadamente complejos, porque intentan adaptarse a una realidad muy diversa y cambiante.

¿Por qué os decidisteis finalmente por Anfix? 

P. F.: Teníamos una larga experiencia en agencia de medios y sabíamos que el software de facturación sería el principal quebradero de cabeza. Pensamos que si fuésemos capaces de encontrar para Medialog algo tan fácil como Anfix revolucionaríamos procesos y tiempos.

Pero, no fue hasta que una amiga contable me hizo ver la ventaja de usar almacenes para solucionar la trazabilidad entre compras y ventas, que pensé en Anfix como una solución viable para nosotros.

El eureka gracias a aquella contable y la paciencia de Sandra e Isabel del servicio al cliente de Anfix a mis infinitas preguntas han hecho posible que repensáramos y simplificáramos nuestro proceso de trabajo. 

¿Qué solución os ha ofrecido?

P. F.: Anfix nos ha hecho ver que nuestro sector no es tan diferente a otros sectores y negocios que compran y venden cosas. Ahora gestionamos toda esa complejidad a través del módulo de stocks de Anfix, asociamos los registros a sus respectivos almacenes y garantizamos la asignación a las campañas mediante un sencillo algoritmo compuesto de unos pocos caracteres que anotamos en el campo referencia.

Con solo dos campos -almacén y referencia- controlamos toda la trazabilidad de nuestro complejo proceso de facturación.

"Anfix es muy sencillo, cualquier persona puede aprender a utilizarlo en poco tiempo"

¿Cómo fue la puesta en marcha con Anfix y la adopción del programa? 

P. F.: Poner en marcha Anfix supone unos pocos minutos. Comparado con otros softwares, ahora tardamos una décima parte del tiempo para crear órdenes de compra -pedidos- y aún menos para crear presupuestos de venta.

Además, facturar tanto compra como venta es un simple clic. Si el presupuesto y la orden de compra están bien, generar las respectivas facturas es un clic de mouse. 

¿Resultó fácil adaptarse? 

P. F.: En cuanto al tiempo de adaptación, en nuevas incorporaciones se logra productividad tras una breve sesión por los menús de Anfix; en nuestro caso, con almacén y referencia incluida, bastan pocas horas de explicación.

En Anfix no hacen falta semanas y meses de aprendizaje ni asistencia siquiera. Anfix es sencillo, muy sencillo. Y como está estandarizado, cualquier persona puede aprenderlo en muy poco tiempo, aunque no haya trabajado nunca en publicidad.

¿Fue de ayuda el equipo de soporte en la adopción? 

P. F.: El equipo de servicio al cliente de Anfix es un 10 y si el problema es de usabilidad, la solución es inmediata. Otra cosa son consultas a los desarrolladores o departamento técnico.

Hay que tener muy claro que Anfix busca un denominador común para todos y no hará parches individualizados. Las mejoras solo se hacen si sirven a todos y está bien que sea así.

En el momento que un software se adapta a las particularidades de cada cliente, el programa crece en código y complejidad para todos. Creo que la ventaja de Anfix es precisamente su enfoque a la estandarización y simplicidad.

"Anfix es como el Apple de la facturación"

¿Cómo os ha ayudado Anfix a mejorar vuestros procesos? 

P. F.: Como he dicho antes, Anfix nos ha obligado a repensar nuestro proceso. Al no poder pedir soluciones ad-hoc, nos hemos forzado a revisar y simplificar nuestro propio proceso.

Además, no hay que olvidar la versión móvil de Anfix. Nuestra contable registra facturas desde cualquier sitio y en cualquier momento. La app móvil de Anfix está pensada para la pantalla de un móvil.

No he visto solución igual en ningún programa y se adapta a la nueva forma organizativa en empresas: teletrabajo, descentralización, flexibilidad horaria, conciliación laboral y familiar, etc. 

¿Qué es lo que más te gusta de Anfix?

P. F.: Me gusta su frontend. Anfix es agradable a la vista e intuitivo. Para mí Anfix es como el Apple de la facturación.

Me encanta el rellenado automático de los campos de proveedores y clientes en altas nuevas, al estar conectado a Hacienda. Y, como gestor de nuestra agencia, me encantan los informes de cuenta de pérdidas y ganancias, que obtengo en un instante. 

Me gusta mucho la flexibilidad de poder modificar registros, el envío de facturas automático, el registro de quién ha hecho qué, el repositorio de facturas perfectamente asociadas a los documentos, la app móvil, las conciliaciones bancarias automáticas. 

Y lo que es una genialidad es poder dar de alta productos como servicios. Trabajamos con el módulo de stocks, como dije antes, para poder tener almacenes y el campo referencia. Pero, en nuestro sector no almacenamos nada. Sería inútil tener un cálculo de cuántos productos nos quedan almacenados. Para solucionarlo, Anfix permite dar de alta productos como servicios y eso evita todo el cálculo de stocks. 

Finalmente, antes de terminar mi jornada, siempre echo un vistazo al KPI de la home de Anfix para saber cómo vamos. Y, si algo echo en falta, que no todo son ventajas, es la posibilidad de poder limitar en más detalle los permisos de los usuarios.

¿Qué funcionalidades utilizáis con más frecuencia? 

P. F.: El módulo que más registros contiene es el de pedidos. En nuestro sector, el pedido es el contrato publicitario entre agencia y proveedor; está recogido así en la Ley General de Publicidad.

Pues, a pesar de esto, en la agencia tenemos una competición interna para ver quién llega primero al pedido número 1.000, luego al 2.000 y así sucesivamente. ¿En qué agencia se ha visto un entusiasmo por crear órdenes de compra? Pues, en Medialog sí. ¿Y por qué? Porque Anfix es fácil de usar.

Si es posible, traduce en números (o porcentajes) cómo Anfix os está ayudando. 

P. F.: En tiempo, Anfix nos ha hecho ahorrar un 90%. En cuanto a personal especializado en el manejo del programa de facturación, Anfix nos ahorra ahora mismo dos headcounts. Traducido esto último en dinero, el ahorro supone 50.000€ anuales en salarios.

¿Hay algo más que quieras añadir? 

P. F.: Creo que esimportante que quién se decida por Anfix entienda de entrada que el programa es una solución estándar para todo tipo de empresas. Creo que Anfix no adaptará su desarrollo a una petición individual, excepto si fuera de utilidad para todos sus clientes. Ese enfoque de programación puede frustrar usuarios acostumbrados a softwares que incluyen modificaciones y usabilidades individualizadas.

Pero, justamente esto último hace que uno no se replanté lo que está haciendo. Si se trabaja siempre de una misma forma no significa que no sea mejorable y simplificable.

Sabemos por experiencia que muchos procesos en las empresas son inútiles y se repiten porque nadie se los cuestiona o nadie se toma la molestia en repensarlos.

En nuestro caso -inducido por Anfix- repensamos los procesos de compra de medios. Fue un ejercicio saludable y revelador. Fue un auténtico eureka. Gracias a ello, hemos ahorrado y seguiremos ahorrando mucho tiempo y dinero.

Y, por último, una curiosidad de recursos humanos: nuestros usuarios de Anfix ya se han acostumbrado tanto a la simplicidad, que ahora reclaman todavía más eficiencia…