La deducción de los gastos de desplazamiento es una de las problemáticas que más quebraderos de cabeza causa, tanto al autónomo como a las empresas. Y más si tenemos en cuenta que el tratamiento fiscal es diferente en la Ley del IVA y en la de Sociedades, lo que ocasiona que un gasto puede ser deducible en la liquidación de un impuesto y en la de otro no.
¿Cuándo son deducibles estos gastos?
En primer lugar, cabe recordar que la normativa del IVA establece una serie de requisitos formales como base de la deducibilidad del gasto:
- Que sea necesario para la obtención de ingresos de la actividad.
- Que su importe se recoja en una factura, completa o simplificada, pero que contenga los datos exigidos por el Reglamento de Facturación.
- Que la factura esté contabilizada en el periodo de liquidación del impuesto.
La Ley del Impuesto excluye expresamente la deducibilidad de las cuotas soportadas en gastos de alimentación, bebidas, desplazamientos, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos se considere deducible en la normativa de IRPF o de Sociedades. Por lo tanto, habrá que saber cuándo estos gastos son deducibles en ambos impuestos para poder desgravar el IVA.
El Impuesto sobre Sociedades condiciona la deducción a que el contribuyente pueda probar de manera suficiente que el gasto es necesario para el desarrollo de la actividad económica. También establece que los gastos excesivos con respecto a los que puedan considerarse normales tendrán el tratamiento de no deducibles. Se entendería que cubren necesidades particulares del contribuyente, fuera de su actividad económica.
La deducibilidad de los gastos de desplazamiento (combustible, peaje, aparcamiento en parkings públicos..) está condicionada, además, a que el vehículo que los origina esté afecto a la actividad económica. En IRPF y Sociedades no se admite la afectación parcial; es decir, el uso simultáneo de un vehículo para la actividad privada y la económica. Pero la Ley del Iva sí lo contempla, presumiendo, salvo prueba en contra, la afectación al 50% de los vehículos de turismo.
Por lo tanto, un autónomo que pueda probar la necesidad de desplazarse en su actividad, podrá deducir el 50% del IVA de estos gastos. En IRPF no podrá deducir nada, a menos que el vehículo se utilice de manera exclusiva, como podría ocurrir con un vehículo industrial.
En muchos casos el criterio es subjetivo y puede depender, en caso de revisión por parte de Hacienda, de la persona encargada del expediente. Aún así es bueno tener toda la documentación acreditativa y los medios de prueba necesarios para poder defender nuestra posición en caso de discrepancia.
