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El balance de situación en un documento muy importante para una empresa ya que te permite entender el estado financiero del negocio en un determinado momento. Esta información es muy útil para la toma de decisiones y la dirección de la empresa.
Además, es obligatorio presentarlo cada 12 meses en el Registro Mercantil junto con el resto de documentos que forman las cuentas anuales.
1. ¿Qué es el balance de situación y cuándo se hace?
El balance de situación, también conocido como balance general, es un documento que refleja el estado financiero de la empresa en un momento determinado.
Este análisis recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de una empresa en un momento exacto; por lo tanto, es una imagen estática del negocio que cambiará en cuanto se hagan nuevas operaciones. Muchas veces se compara con una fotografía.
Por ejemplo:
Si el balance se realiza el 31 de diciembre con el cierre del año; al día siguiente, con la primera transacción, el balance cambiará automáticamente.
Este documento resulta de gran utilidad para entender el estado financiero de la empresa, la deuda, el patrimonio… y hacer previsiones a corto plazo y así tomar decisiones en consecuencia.
Además, la ley obliga a las empresas a hacer un balance de situación anual y entregarlo en el Registro Mercantil.
Todas las sociedades mercantiles están obligadas a presentar sus cuentas anuales en las que se incluye el balance de situación. ¿Cuándo deben hacerlo? Al finalizar el ejercicio contable.
El proceso es el siguiente: se prepara al balance de situación y en los seis meses siguientes al cierre, la Junta General de la empresa debe reunirse para su aprobación. Una vez hecho esto, hay un mes más de plazo para presentarlo en el Registro Mercantil.
Por lo tanto, si el cierre del ejercicio coincide con el año natural la fecha límite sería el mes de julio.
2. Estructura del balance de situación
En un balance de situación se distinguen dos grandes columnas que dividen el activo y el pasivo de la empresa.
2.1. Activo
Por lo general, el activo son todos los bienes y derechos que posee una empresa. Puede tenerlos ya en su poder, ser un derecho de posesión o de uso futuro.
Estos, a su vez, se dividen en:
- Activos no corrientes: son recursos de una duración permanente y no están pensados para la venta. Son, por ejemplo, maquinarias, coches, ordenadores, terrenos, oficinas… También aparece como activos fijos o inmovilizado.
- Activos corrientes: tienen una duración corta, inferior a un año, y están destinados a la venta. Hablamos de: materias primas, mercaderías, las deudas de los clientes o el dinero en efectivo o cuentas bancarias. También se conoce como activos corrientes o activos circulantes.
2.2. Pasivo
El pasivo en un balance representa todas las obligaciones y deudas que contrae una empresa, ya sea a corto o a largo plazo.
Dentro de estos encontramos:
- Pasivo corriente: son deudas y obligaciones a corto plazo como gastos no pagados, sueldos o impuestos.
- Pasivo no corriente: son las deudas y obligaciones que tiene la empresa pendiente a largo plazo.
- Patrimonio neto: este se encuentra dentro del pasivo e incluye las aportaciones hechas por los socios y los beneficios o ganancias.
3. ¿Cómo interpretar un balance de situación?
El balance de situación de la empresa se crea colocando en las columnas correspondientes, la del activo y el pasivo, todos los bienes u obligaciones con las que cuenta en ese momento determinado.
Para poder calcular el balance de situación deben sumarse todos los elementos del activo y todos los del pasivo. Si lo hemos hecho bien, la suma debe coincidir en ambos casos.
Es decir: Activo = Pasivo
4. ¿Cómo influye el fondo de maniobra?
Dentro del balance de situación hay otro elemento importante a tener en cuenta: el fondo de maniobra.
El fondo de maniobra indica la cantidad de recursos (activos) que tiene tu empresa para financiar su actividad a corto plazo.
¿Cómo se calcula? Restándole el patrimonio y el pasivo no corriente al activo no corriente.
La operación sería así:
Fondo de maniobra = activo no corriente – (patrimonio neto + pasivo no corriente)
Podemos obtener tres resultados diferentes que revelan estados financieros diferentes. Estos son:
- Que el fondo de maniobra sea igual a cero: esto quiere decir que el activo no corriente o inmovilizado está financiado a largo plazo y no existe sobrante para financiar el activo corriente, que se financia con deudas a corto plazo. No es una situación buena, ya que puede haber problemas de liquidez de la empresa.
- Que el fondo de maniobra sea positivo: significa que hay un exceso de fondos a largo plazo que se pueden utilizar para financiar los activos corrientes que necesita la empresa para desarrollar su actividad. Si con estos puedes financiar todos los activos, te encuentras en un estado de máxima autonomía. Si financian parte del activo circulante, se puede calificar como situación de estabilidad.
- Que el resultado sea negativo: aquí las circunstancias empeoran ya que esto pone de manifiesto que para financiar todo un inmovilizado necesitas endeudarte a corto plazo. Y esto sumado a que tu empresa no genera el suficiente flujo de caja para pagar las deudas no es una buena noticia.
5. Ejemplo de balance de situación
En este ejemplo de balance de EPAE puedes ver todas las columnas que lo componen: patrimonio neto y pasivo, activo corriente, pasivo corriente, etc.
Y, como ves, el total del activo y el total de patrimonio neto y pasivo suman la misma cantidad.
6. Cómo generar tus balances de situación más fácilmente con Anfix
Como hemos visto, el balance de situación es un documento muy importante en el que hay que tener en cuenta muchos aspectos de la empresa: inmuebles, maquinaria, materia prima, nóminas, deudas, impuestos…
Es importante asegurarse de que no se queda nada en el tintero y no cometer ningún error que pueda falsear la información y llevarnos a tomar decisiones equivocadas.
Lo mejor es confiar en un software de contabilidad que genere automáticamente el balance de situación. Con Anfix es tan sencillo como seguir estos pasos:
- Accede al apartado de contabilidad de Anfix y selecciona el balance de situación que deseamos generar.
- Selecciona las fechas.
- Descárgalo cómodamente en PDF o Excel.
En tres sencillos pasos habrás creado tu balance de situación pudiendo recurrir a él siempre que quieras para poder hacer previsiones y vigilar el estado financiero del negocio.
Y cuando llegue el momento de presentarlo en el Registro Mercantil, de nuevo podrás recurrir a Anfix, ya que el documento que obtienes está listo para ser enviado a este organismo.
Anfix te permite cumplir con tus obligaciones de forma rápida y sencilla para que puedas dedicarte a dirigir tu negocio.
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