¿Qué es un suplido?

Definición de suplidos

El término suplidos hace referencia a aquellos gastos que una persona o entidad abona en nombre y por cuenta de un tercero, sin que dichos importes formen parte de su actividad económica o profesional, ni generen beneficio alguno. En otras palabras, el suplido no constituye un ingreso ni un gasto propio, sino un pago que simplemente se anticipa para facilitar una gestión ajena. Existen dos características esenciales que definen a un suplido:

1. Se paga en nombre de un cliente o tercero. Es decir, el profesional actúa como intermediario en la operación.
2. No conlleva beneficio ni incremento de precio. El importe abonado por el profesional es exactamente el mismo que se repercute al cliente.

Este término se utiliza con frecuencia en profesiones liberales, como abogados, gestores, arquitectos o asesores, que en el ejercicio de su actividad abonan ciertos importes (como tasas, registros o certificados) necesarios para completar un trámite o servicio contratado.

Distinción con otros conceptos similares

Aunque los suplidos pueden parecerse a otros conceptos contables como los gastos reembolsables o las provisiones de fondos, es importante no confundirlos:

• Gastos reembolsables: son aquellos en los que sí existe una relación directa con la actividad del profesional (como el kilometraje, dietas, o materiales), por lo que deben incluirse en la factura y se les aplica IVA.
• Provisión de fondos: es un adelanto de dinero que el cliente entrega al profesional para que este pueda gestionar futuros pagos, algunos de los cuales pueden ser suplidos.

Contexto legal y fiscal de los suplidos

En el plano legal y fiscal, los suplidos están contemplados en el Reglamento de facturación y en la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Según el artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA, los suplidos no forman parte de la base imponible del impuesto, por lo tanto, no deben llevar IVA ni retención en la factura emitida al cliente. Para que un gasto sea considerado suplido a efectos fiscales, deben cumplirse las siguientes condiciones:

1. El pago debe realizarse en nombre y por cuenta del cliente.
2. Debe existir una justificación documental. El proveedor del bien o servicio debe emitir la factura o justificante a nombre del cliente final.
3. Debe reflejarse por separado en la factura del profesional. Indicando expresamente que se trata de un suplido, junto con su importe exacto.

El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos podría provocar que Hacienda considere ese gasto como parte de la actividad económica del profesional, y por tanto, sujeta a IVA y a las obligaciones tributarias correspondientes.

Ejemplo práctico de suplido

Imagina que eres un abogado y estás tramitando una inscripción en el Registro de la Propiedad. Para ello, abonas una tasa registral de 50 euros que luego repercutes a tu cliente sin incremento alguno. En este caso:

• Pagas en nombre del cliente.
• No hay beneficio ni ganancia.
• La factura del Registro está a nombre del cliente.

Ese importe de 50 € es un suplido, y debe figurar en tu factura como tal, sin incluirlo en la base imponible de IVA.

Cómo se reflejan los suplidos en una factura

En la factura que emites a tu cliente, los suplidos deben aparecer claramente desglosados y separados del resto de conceptos. Por ejemplo:

Servicios profesionales: Redacción de contrato de compraventa – 300 €
IVA (21%): 63 €
Total servicios: 363 €
Suplido – Tasa registral: 50 €
Total factura: 413 €

Como ves, el suplido no se suma a la base imponible del servicio ni genera IVA.

Dudas frecuentes sobre los suplidos

¿Puedo aplicar suplidos si soy autónomo y no una sociedad?

Sí, los suplidos pueden ser gestionados por cualquier profesional o empresa, siempre que se cumplan los requisitos legales. Es habitual en autónomos del ámbito jurídico, contable, administrativo o técnico.

¿Qué ocurre si el proveedor emite la factura a mi nombre y no al del cliente?

En ese caso, el gasto no puede considerarse suplido. Se trataría de un gasto propio, y tendrías que incluirlo como parte del servicio que prestas, aplicando IVA y retención si procede.

¿Puedo incluir suplidos en una factura simplificada?

No es recomendable. Los suplidos deben estar perfectamente identificados y documentados, por lo que lo adecuado es reflejarlos en una factura completa, donde se indique claramente su naturaleza y se adjunte copia del justificante original si el cliente lo solicita.

¿Cómo contabilizo los suplidos si llevo contabilidad?

Los suplidos no deben contabilizarse como ingreso ni como gasto. Se registran en cuentas transitorias o de pasivo, como una deuda que asumes temporalmente por cuenta de tu cliente. Por ejemplo, puedes utilizar la cuenta 555 (partidas pendientes de aplicación) o una cuenta específica para suplidos.

Errores comunes que debes evitar

A lo largo de los años, he visto muchos casos donde los suplidos se aplican mal por desconocimiento. Algunos errores frecuentes son:

• Incluir el suplido en la base imponible del IVA. Esto genera un ingreso artificial y una tributación indebida.
• Emitir la factura del tercero a nombre del profesional en lugar del cliente. Esto desvirtúa la naturaleza del suplido.
• No justificar documentalmente el gasto. Hacienda puede rechazarlo en una inspección.
• Usar el concepto “suplido” como comodín. A veces se intenta encajar como suplido cualquier gasto ajeno, aunque realmente no lo sea.

Importancia de los suplidos en la relación con el cliente

Saber gestionar correctamente los suplidos no solo es importante para cumplir con Hacienda, sino también para generar transparencia y confianza con el cliente. Al detallar estos importes por separado y sin margen de beneficio, estás demostrando que no hay costes ocultos ni sobreprecios en tu servicio. Además, cuando se trabaja con trámites complejos que implican tasas, registros o gestiones externas, anticipar el pago mediante suplidos permite agilizar el proceso sin depender de los tiempos de reacción del cliente.

¿En qué sectores profesionales son más habituales?

Aunque pueden aplicarse en cualquier actividad, los suplidos son especialmente comunes en:

• Abogacía: tasas judiciales, registros, poderes notariales.
• Gestorías y asesorías: impuestos, tasas municipales, certificados digitales.
• Arquitectura y urbanismo: tasas urbanísticas, visados colegiales.
• Ingeniería: costes de licencias o registros técnicos.

En estos ámbitos, el profesional suele actuar como intermediario entre el cliente y la administración, lo que hace muy habitual este tipo de pagos por cuenta ajena.

Recomendaciones prácticas

Si trabajas con suplidos o estás empezando a incluirlos en tu actividad, ten en cuenta estas recomendaciones:

• Solicita siempre la factura a nombre del cliente. Es el requisito clave para justificar el suplido.
• Informa previamente al cliente. Deja claro qué pagos se realizarán como suplidos, y en qué momento se repercutirán.
• Guarda copia de todos los justificantes. Es importante para una posible revisión de Hacienda o para reclamaciones.
• No confundas suplido con gasto repercutido. Si lo usas mal, puedes verte obligado a tributar por ingresos que no te corresponden.

El concepto de suplido es una herramienta muy útil en la práctica profesional para agilizar gestiones en nombre de clientes, pero también puede ser una trampa si no se utiliza correctamente. Entender bien qué es, cómo se justifica y cómo se factura te evitará errores fiscales y mejorará la relación con tus clientes. Como profesional, debes tener claro que los suplidos no son ingresos, no generan IVA, y deben documentarse con precisión. Su correcta gestión te ayudará a mantener tus cuentas claras, a cumplir con la normativa y a ofrecer un servicio más eficiente y transparente. Si te mueves en sectores donde estos pagos son habituales, conviene revisar tu sistema de facturación y contabilidad para asegurarte de que estás aplicándolos correctamente.