Asiento contable de la nómina: ejemplo práctico y explicación

Uno de los elementos más recurrentes —y a veces confusos— para muchos profesionales es el asiento de nómina. Cada mes, todas las empresas con empleados necesitan registrar este asiento correctamente, pero las dudas sobre cómo estructurarlo, qué cuentas utilizar o cómo gestionar casos particulares nunca cesan.

Un asiento de nómina bien ejecutado no solo garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que también aporta claridad a la gestión financiera. 

La evolución histórica del asiento de nómina

El asiento de nómina, tal como lo conocemos hoy, no existió siempre. Su origen se remonta a la evolución de los sistemas de contabilidad por partida doble, pero su estructura actual se ha ido refinando a medida que la legislación laboral y fiscal se ha desarrollado.

En los primeros registros contables, el pago a los trabajadores se anotaba de forma sencilla, sin contemplar retenciones ni cotizaciones. Con el nacimiento de los sistemas de Seguridad Social y la introducción de impuestos sobre la renta, el asiento de nómina ganó complejidad, incorporando nuevas cuentas y conceptos.

En España, la estructura actual del asiento de nómina se consolidó con la implantación del Plan General de Contabilidad (PGC), que estableció un marco normativo para la codificación de las cuentas. La última actualización significativa del PGC en 2007 (con modificaciones posteriores) definió las cuentas específicas que utilizamos hoy en día para registrar todos los conceptos relacionados con las nóminas.

La digitalización ha transformado el proceso de contabilización de nóminas, pasando de los registros manuales a sistemas informáticos integrados que automatizan gran parte del trabajo.

Sin embargo, aunque el formato haya cambiado, la esencia del asiento de nómina sigue siendo la misma: reflejar fielmente las obligaciones económicas derivadas de la relación laboral.

¿Qué es exactamente un asiento de nómina y por qué es fundamental?

El asiento de nómina es el registro contable que refleja todas las operaciones económicas relacionadas con el pago de salarios y las correspondientes obligaciones fiscales y sociales. A diferencia de otros asientos contables, este tiene una estructura particular que incluye varios conceptos interrelacionados.

En la práctica, el asiento de nómina cumple tres funciones esenciales:

• Reconocer el gasto de personal: registra el coste que supone para la empresa la remuneración de sus empleados.
• Contabilizar las obligaciones fiscales y sociales: refleja las deudas con la Administración tributaria y la Seguridad Social.
• Registrar la obligación de pago al trabajador: anota el compromiso de abonar el salario neto al empleado.

Ejemplo: en una inspección fiscal el inspector dedicó especial atención a los asientos de nómina. Al preguntarle por qué, explica que estos asientos son especialmente relevantes porque reflejan simultáneamente la política salarial de la empresa, sus obligaciones tributarias y el cumplimiento de la normativa laboral. Un error en este asiento puede tener consecuencias en múltiples ámbitos.

La importancia del asiento de nómina radica en su doble dimensión: por un lado, es un elemento clave para la gestión interna de la empresa (control de costes, planificación financiera); por otro, constituye un documento fundamental para el cumplimiento de las obligaciones legales con trabajadores, Seguridad Social y Hacienda.

Estructura básica del asiento de nómina: cuentas y conceptos

Un asiento de nómina bien estructurado debe incluir todas las cuentas contables necesarias para reflejar los diferentes conceptos que intervienen en el proceso. Según el PGC español, estas son las principales cuentas implicadas:

Cuentas de gasto (DEBE)

640 Sueldos y salarios: Recoge el importe bruto de las remuneraciones del personal.
642 Seguridad Social a cargo de la empresa: Refleja las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social.
649 Otros gastos sociales: Incluye otros conceptos como formación, indemnizaciones o seguros.

Cuentas de pasivo (HABER)

476 Organismos de la Seguridad Social acreedores: Registra la deuda con la Seguridad Social, tanto la parte del trabajador como la de la empresa.
4751 Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas: Refleja las retenciones de IRPF.
465 Remuneraciones pendientes de pago: Anota el importe neto a pagar al trabajador.

En casos particulares, también pueden intervenir otras cuentas como:

460 Anticipos de remuneraciones: Cuando se han adelantado cantidades al trabajador.
254 Créditos a largo plazo al personal: Para préstamos concedidos a empleados.
410 Acreedores por prestaciones de servicios: En caso de embargos o conceptos similares.

No existe un único modelo válido para todas las situaciones. Cada empresa, dependiendo de su sector, convenio colectivo y política salarial, puede necesitar adaptaciones específicas. Sin embargo, la estructura básica debe mantenerse para garantizar la correcta representación contable.

Paso a paso: cómo realizar un asiento de nómina completo

Vamos a analizar, paso a paso, cómo elaborar un asiento de nómina completo. Este proceso puede realizarse manualmente o con software especializado, pero los conceptos son los mismos:

1. Recopilación de datos

Antes de comenzar, necesitamos:

• El importe bruto de la nómina.
• Las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social.
• Las retenciones de IRPF.
• Las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social.
• Cualquier deducción o anticipo aplicable.

2. Registro del asiento de devengo

Este asiento se realiza al final del periodo de devengo (normalmente, el último día del mes) y registra:

En el DEBE: El sueldo bruto (cuenta 640) y las cotizaciones empresariales (cuenta 642)
En el HABER: Las cotizaciones del trabajador (cuenta 476), las retenciones de IRPF (cuenta 4751) y el salario neto a pagar (cuenta 465)

3. Registro del asiento de pago

Este segundo asiento se realiza cuando se efectúa el pago al trabajador:

En el DEBE: El salario neto (cuenta 465)
En el HABER: El importe pagado (cuenta 57X, dependiendo del medio de pago)

4. Registro del pago a la Seguridad Social

Cuando llega el momento de pagar las cotizaciones:

En el DEBE: El importe total a pagar a la Seguridad Social (cuenta 476)
En el HABER: El medio de pago utilizado (cuenta 57X)

5. Registro del pago de retenciones a Hacienda

Trimestralmente, al realizar el pago de retenciones:

En el DEBE: El importe total de retenciones (cuenta 4751)
En el HABER: El medio de pago utilizado (cuenta 57X)

Un error muy común: registrar directamente el pago de la nómina sin hacer el asiento de devengo previo. Esto no solo es incorrecto desde el punto de vista contable, sino que distorsiona la imagen fiel de la empresa, ya que no refleja adecuadamente las obligaciones con Administraciones Públicas.

Ejemplo práctico: asiento de nómina paso a paso

Vamos a ver un ejemplo concreto con cifras. Supongamos una nómina con los siguientes datos:

• Salario bruto: 2.000 €
• Cotización del trabajador a la Seguridad Social: 127 €
• Retención de IRPF (15%): 300 €
• Cotización empresarial a la Seguridad Social: 650 €

El asiento de devengo sería:

DEBE
640 Sueldos y salarios: 2.000 €
642 Seguridad Social a cargo de la empresa: 650 €

HABER
476 Organismos de la Seguridad Social acreedores: 777 € (127 + 650)
4751 Hacienda Pública acreedora por retenciones: 300 €
465 Remuneraciones pendientes de pago: 1.573 € (2.000 - 127 - 300)

TOTAL: 2.650 €       TOTAL: 2.650 €

Cuando se realiza el pago al trabajador:

DEBE
465 Remuneraciones pendientes de pago: 1.573 €

HABER
572 Bancos: 1.573 €

TOTAL: 1.573 €             TOTAL: 1.573 €

Muchos contables noveles tienen dudas sobre cómo debe reflejarse la cotización empresarial. Es importante entender que, aunque no es una cantidad que se descuente al trabajador, sí constituye un gasto para la empresa y una obligación con la Seguridad Social, por lo que debe registrarse tanto en el DEBE (como gasto) como en el HABER (como pasivo).

Casos especiales y situaciones particulares

La nómina no siempre es tan sencilla como en el ejemplo anterior. Existen situaciones particulares que requieren adaptaciones específicas del asiento de nómina:

Anticipos y préstamos a empleados

Cuando un trabajador recibe un anticipo sobre su salario, este debe registrarse en una cuenta específica (460 Anticipos de remuneraciones) y posteriormente deducirse del neto a pagar:

DEBE
640 Sueldos y salarios: 2.000 €
642 Seguridad Social a cargo de la empresa: 650 €

HABER
476 Organismos de la Seguridad Social acreedores: 777 €
4751 Hacienda Pública acreedora por retenciones: 300 €
460 Anticipos de remuneraciones: 500 €
465 Remuneraciones pendientes de pago: 1.073 € (2.000 - 127 - 300 - 500)

TOTAL: 2.650 €             TOTAL: 2.650 €

Pagas extraordinarias

Las pagas extras pueden contabilizarse de dos formas:

• Registro independiente: Tratándolas como una nómina adicional cuando se devengan.
• Prorrateo mensual: Incluyendo en cada nómina la parte proporcional de las pagas extras.

El prorrateo facilita la gestión y evita sorpresas de tesorería, pero cada empresa debe elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades.

Indemnizaciones y finiquitos

Las indemnizaciones por despido suelen registrarse en la cuenta 641 (Indemnizaciones), mientras que los finiquitos incluyen tanto el salario pendiente (cuenta 640) como la parte proporcional de pagas extras y vacaciones no disfrutadas.

He visto varios casos en los que se contabilizan incorrectamente las indemnizaciones, incluyéndolas en la cuenta 640 de sueldos y salarios. Esto no solo es incorrecto desde el punto de vista contable, sino que puede tener implicaciones fiscales importantes, ya que las indemnizaciones tienen un tratamiento específico en el IRPF.

Retribuciones en especie

Las retribuciones en especie (coche de empresa, seguro médico, etc.) deben valorarse económicamente e incluirse en el asiento de nómina. Normalmente se registran en el DEBE de la cuenta 640, pero pueden requerir asientos adicionales para reflejar adecuadamente la naturaleza de la retribución.

Errores comunes y cómo evitarlos

Existen ciertos errores recurrentes en la contabilización de nóminas. Te comparto los más frecuentes y cómo evitarlos:

Descuadres entre el DEBE y el HABER

Este es quizás el error más básico pero también muy común. Siempre debe verificarse que la suma del DEBE coincide exactamente con la del HABER. Un truco es revisar que el total de los gastos (640, 642) equivale a la suma de las obligaciones de pago (476, 4751, 465).

Confusión entre el asiento de devengo y el de pago

Muchos contables registran directamente el pago de la nómina sin hacer el asiento de devengo previo. Esto es incorrecto y distorsiona la situación financiera de la empresa.

Uso incorrecto de las cuentas

Por ejemplo, utilizar la cuenta 640 para todo tipo de retribuciones, incluidas las indemnizaciones o dietas, cuando deberían utilizarse cuentas específicas.

Omisión de conceptos

Olvidar incluir algún concepto, como un anticipo o una retribución en especie, genera inconsistencias en la contabilidad.

Errores en los cálculos

Aplicar porcentajes incorrectos de retención o cotización puede tener consecuencias graves, tanto para el trabajador como para la empresa.

Para evitar estos errores, recomiendo:

• Utilizar software especializado que automatice los cálculos.
• Revisar periódicamente la normativa laboral y fiscal.
• Establecer procedimientos de revisión antes de cerrar los asientos.
• Formar continuamente al personal contable.

La tecnología como aliada: software para la gestión de nóminas

La digitalización ha transformado radicalmente el proceso de contabilización de nóminas. Los sistemas actuales permiten:

• Calcular automáticamente todos los conceptos de la nómina.
• Generar los asientos contables correspondientes.
• Integrar la gestión de nóminas con la contabilidad general.
• Preparar las declaraciones fiscales y de Seguridad Social.
• Mantener un histórico de nóminas y empleados.

La inversión en un buen software de gestión de nóminas se amortiza rápidamente gracias al ahorro de tiempo y la reducción de errores. Sin embargo, es fundamental comprender los conceptos básicos del asiento de nómina para poder supervisar y validar los resultados que ofrece el software.

Tendencias y futuro del asiento de nómina

El asiento de nómina está experimentando una evolución constante, influida por los cambios normativos y tecnológicos:

Automatización y blockchain

Las nuevas tecnologías están permitiendo una automatización cada vez mayor del proceso. Incluso se están explorando aplicaciones de blockchain para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros contables.

Integración con sistemas de recursos humanos

La tendencia actual es la integración total entre los sistemas de recursos humanos, nóminas y contabilidad, permitiendo un flujo de información continuo y coherente.

Adaptación a nuevas formas de trabajo

El auge del teletrabajo, las retribuciones variables y las nuevas modalidades contractuales están obligando a adaptar la estructura del asiento de nómina para reflejar estas realidades.

Mayor transparencia y detalle

Las exigencias de información, tanto internas como externas, están llevando a una mayor desagregación y detalle en los asientos de nómina, facilitando el análisis y la toma de decisiones.

Creo que el futuro del asiento de nómina estará marcado por la automatización, pero siempre manteniendo la esencia de lo que este registro representa: la plasmación contable de la relación laboral entre empresa y trabajador.

Preguntas frecuentes sobre el asiento de nómina

¿Es obligatorio separar el asiento de devengo del asiento de pago?

Sí, es obligatorio. El asiento de devengo refleja el nacimiento de la obligación (el último día del mes o periodo) y el asiento de pago registra el momento en que se salda esa obligación (cuando se realiza la transferencia). Contablemente, son dos hechos económicos distintos que deben registrarse por separado.

¿Cómo se contabilizan las pagas extras prorrateadas?

Cuando las pagas extras se prorratean, su importe se incluye en la nómina mensual. En el asiento, simplemente se aumenta el importe de la cuenta 640 (Sueldos y salarios) para reflejar esta parte proporcional, y consecuentemente, también aumentan las retenciones, cotizaciones y el neto a pagar.

¿Qué ocurre si un trabajador está en situación de baja por incapacidad temporal?

En este caso, parte del salario lo asume la Seguridad Social. En el asiento, se reduce el importe de la cuenta 640 y se incluye una cuenta deudora con la Seguridad Social (471) por el importe que esta debe abonar. Es uno de los casos más complejos y que más consultas genera.

¿Cómo se reflejan las retenciones judiciales en el asiento de nómina?

Las retenciones judiciales (embargos) se registran en el HABER, utilizando la cuenta 4751 si es por deudas con Hacienda o la cuenta 410 (Acreedores por prestaciones de servicios) si es por otras deudas. Se reduce el importe de la cuenta 465 (Remuneraciones pendientes de pago) en la cuantía embargada.

¿Es necesario incluir en el asiento los complementos salariales como dietas o pluses?

Sí, todos los conceptos retributivos deben incluirse en el asiento. Las dietas no exceptuadas de gravamen forman parte del salario y, por tanto, se incluyen en la cuenta 640. Los complementos salariales (nocturnidad, peligrosidad, etc.) también forman parte del salario bruto y se registran en la misma cuenta.

¿Cómo afecta el registro de las horas extras al asiento de nómina?

Las horas extras se incluyen en el salario bruto (cuenta 640) y están sujetas a retenciones y cotizaciones como el resto del salario. Algunas empresas optan por crear subcuentas específicas para un mejor control.

¿Qué sucede con los trabajadores que cobran parte de su salario en especie?

Las retribuciones en especie deben valorarse económicamente y registrarse en la cuenta 640, incrementando el salario bruto. Además, si generan ingreso a cuenta del IRPF, este debe incluirse tanto en el salario bruto como en las retenciones. Es un caso complejo que requiere tratamiento cuidadoso.

Después de este recorrido por los diferentes aspectos del asiento de nómina, queda claro que no se trata de un simple trámite contable, sino de un registro fundamental que refleja la relación económica entre empresa, trabajador y Administraciones Públicas.

Las empresas que prestan atención a la correcta contabilización de las nóminas no solo evitan problemas con las inspecciones fiscales y laborales, sino que también disponen de información más precisa para la toma de decisiones.

El asiento de nómina bien ejecutado proporciona:

• Transparencia en la gestión de los recursos humanos.
• Cumplimiento de las obligaciones legales.
• Información fiable para el análisis de costes.
• Base sólida para la planificación financiera.

Si tienes responsabilidades contables en una empresa, te animo a revisar tus procedimientos de registro de nóminas. Un pequeño esfuerzo en mejorar este proceso puede ahorrarte muchos problemas en el futuro y proporcionarte información valiosa para la gestión.