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El fin último de cualquier empresa es aportar valor y ser rentable. Y en las asesorías, como empresas de servicios que son, no es diferente.
Sin embargo, el continuo soporte al cliente y la estacionalidad de la carga de trabajo hacen que el día a día arrastre a la mayoría de las organizaciones del sector a poner más foco en las tareas internas y productivas que a mirar fuera del despacho.
Y es que la realidad nos dice que muchas no disponen de los medios (tiempo o tecnología) como para responder, en cualquier momento, a preguntas clave cómo: ¿cuáles son mis clientes más rentables?, ¿y los menos?, ¿y el margen que me deja cada servicio que les ofrezco?
Para alcanzar cifras positivas es importante sentar ciertos pilares y llevar a cabo una serie de acciones. Lo veremos a continuación pero, antes, empecemos por responder a una cuestión básica…
¿Qué es la rentabilidad?
La rentabilidad es el beneficio obtenido de una inversión. Se mide como el ratio de ganancias o pérdidas sobre la cantidad invertida.
Un despacho es rentable cuando sus ingresos son más elevados que los gastos. Cuanta más diferencia haya entre unos y otros, más rentable será el negocio.
La rentabilidad se calcula dividiendo la ganancia obtenida entre la inversión realizada y multiplicar el resultado obtenido por 100.
Es decir:
Rentabilidad = (Ganancia / Inversión ) x 100
Esto nos lleva a dejar de gestionar nuestra asesoría desde la perspectiva de las ventas (facturación) o clientes (unidades) y hacerlo, a partir de ahora, desde el punto de vista de las ganancias.
Y para ello, debemos ser capaces de conocer de forma exacta la rentabilidad de cada uno de nuestros clientes, para tomar las acciones oportunas en cada caso.
Conviene no olvidar que mayor facturación no significa necesariamente mayores ganancias, máxime en un sector en el que, históricamente, se ha dado respuesta al aumento de clientes y trabajo con la incorporación de personal (con las dificultades de escalabilidad que esto conlleva).
Al orientar a nuestra asesoría hacia la mejora de la rentabilidad, seremos capaces de tomar decisiones con respecto al tamaño del equipo que deseamos tener (no al revés, como suele suceder) para ofrecer la mejor calidad de servicio a los clientes.
Qué hacer para aumentar la rentabilidad de tu despacho
Para impulsar la rentabilidad de la asesoría hay que llevar a cabo tres acciones clave.
1. Analizar de la rentabilidad del despacho
El punto de partida siempre ha de ser el análisis de la rentabilidad del negocio.
Es importante conocer y entender cada una de las fuentes de las que provienen los ingresos de la asesoría y detectar aquellas que están generando pérdidas.
Entre estas fuentes están, por supuesto, los clientes del despacho pero también es interesante analizar la rentabilidad de los diferentes servicios ofrecidos, de los departamentos y de cada uno de los empleados.
Incluso, identificar qué tienen en común los clientes que nos proporcionan mayor rentabilidad, lo que en jerga de marketing se denomina “segmentación”.
¿Te has parado a pensar si tus clientes más rentables son consultoras, empresas de logística u hoteles? ¿Y si analizo por número de empleados? ¿O por zona geográfica?
De este modo, se obtiene una visión muy completa de qué áreas hay que potenciar y qué tipos de clientes queremos adquirir en nuestra asesoría.
Para hacer este análisis de la forma más sencilla y precisa posible, lo mejor es utilizar Profiture: una plataforma de Business Intelligence que proporciona información clave sobre el margen de beneficio y la productividad de los equipos.
¿Cómo? Solo hay que hacer dos cosas:
- Conectarlo a Anfix para que extraiga toda la información de la cartera de clientes.
- Registrar el tiempo dedicado a cada cliente por parte del equipo.
Automáticamente se generan informes que permiten analizar la rentabilidad de clientes, áreas, responsables y empleados de manera mensual y anual. Además, podrás ver a qué tareas dedica el tiempo cada uno de los miembros del despacho.
El usuario solo tiene que navegar a través de los informes de Profiture y visualizar, de una forma muy sencilla, los resultados obtenidos.
De este modo, resulta muy sencillo llevar un control y tomar decisiones a lo largo del tiempo para garantizar el bienestar del negocio.
2. Definir un plan de acción específico
Una vez realizado el análisis es momento de extraer conclusiones y tomar decisiones. Todo esto deberá quedar plasmado en un plan de acción.
El objetivo debe ser potenciar las fuentes que más beneficios generan y actuar sobre las que están estancadas o generan pérdidas.
Es importante establecer acciones específicas para cada una de las áreas: ¿una campaña de marketing para atraer a los clientes que deseo?, ¿analizar los procesos que aplicamos en los clientes menos rentables?, ¿revisar las cuotas de ciertos clientes?
3. Digitalizar el despacho para ser más eficientes
Las nuevas tecnologías y la digitalización de los procesos internos del despacho son clave para ser más eficientes y, por tanto, más rentables.
Es importante trabajar con un buen programa de gestión que automatice las tareas manuales y facilite la comunicación con los clientes.
La optimización de procesos permitirá a tu despacho aumentar tu cartera de clientes contando con el mismo equipo.
FBF Consulting, por ejemplo, logró gestionar el doble de clientes con el mismo capital humano gracias a Anfix.
Esto es, por tanto, sinónimo de rentabilidad y sin necesidad devaluar el servicio para obtener mejores resultados.
