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Toda compraventa de productos o servicios, ya sea a través de un canal físico o digital, debe quedar reflejada a través de una factura.
Por lo tanto, si quieres montar tu propia tienda online tendrás que darte de alta como autónomo o empresa para poder facturar como tal.
¿Cómo factura un e-commerce?
Como hemos dicho, una tienda online debe emitir una factura cada vez que un cliente adquiera un producto o servicio.
Hacienda querrá llevar un control de tus ingresos y gastos por lo que es importante que tu facturación y tu contabilidad siempre estén al día.
Una de las formas más sencillas de llevar este control es contar con un software que categorice cada ingreso y cada gasto, lo que te permitirá tener una visión general del estado de tu negocio.
¿Cómo se emite una factura?
La Ley que regula el comercio minorista obliga, desde 2015, a las tiendas online a ofrecer una factura electrónica. Solo será necesario enviar una factura física si el cliente la solicita expresamente.
Para emitir una factura electrónica debes contar el consentimiento expreso del cliente ya que este ha de compartir contigo datos e información personal.
Lo más sencillo es incluirlo dentro de tus condiciones generales de compra que el usuario ha de aceptar para poder finalizar el proceso.
¿Qué debe contener esta factura?
Para que una factura electrónica sea válida, es importante que incluya todos estos datos:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor y del destinatario.
- NIF del expedidor y, si es necesario, del destinatario.
- Domicilio del expedidor y del destinatario.
- Descripción del producto o servicios adquiridos así como su coste.
- Impuestos.
- Fecha de la operación (si es distinta a la de expedición de la factura).
Emisión de facturas a España, UE y extranjero
Con el comercio online las barreras geográficas desaparecen y es posible hacer llegar nuestros productos o servicios a casi cualquier parte del mundo.
Sin embargo, es importante señalar que, a la hora de emitir una factura, el escenario cambia según el país de procedencia del cliente.
1. Emitir facturas a España
Cuando el cliente reside en España se aplica el IVA correspondiente que vendrá determinados por los productos o servicios que se venden.
Por ejemplo, en el caso de ropa se aplica un IVA del 21% y para libros del 4%.
2. Emitir facturas a Europa
En el caso de que el negocio opere a nivel europeo y hagamos una venta a un cliente de la Unión, habrá que emitir una factura intracomunitaria sin IVA. Para ello es importante estar dado de alta como operador intracomunitario en el registro correspondiente.
3. Emitir facturas a otros países
Para el resto de países, directamente no se aplica el IVA.
Ventajas de utilizar software un software de facturación online
Si el sistema que utilizamos para nuestra tienda online está integrado con un sistema de facturación online, muchos de estos procesos serán automáticos por lo que ahorraremos una gran cantidad de tiempo.
Veamos algunas de las ventajas:
- El cliente recibe la factura en tiempo real.
- El concepto queda detallado porque se corresponde con la compra realizada.
- Las facturas se numeran automáticamente.
- La fecha se añade automáticamente.
- Es posible obtener informes de facturación y de ventas en un clic.
- El sistema funciona 24 horas al día y se actualiza solo.
