En este articulo verás:
Una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio.
Una definición similar nos la ofrece Economipedia, que dice que la factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado.
La información de la factura debe responder a qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.
Tiene validez fiscal y legal, por lo que se considera una prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma correcta y satisfactoria.
La factura también sirve para demostrar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes. Así:
- El vendedor ha de presentarla si quiere exigir un pago no realizado.
- Toda empresa o autónomo está obligado a emitir facturas.
- La factura es esencial en cualquier servicio post-venta, pues es imprescindible para efectuar una devolución o una reclamación (tanto por parte del que vende como del que compra).
- Es el justificante y garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre ambas partes.
A su vez, para la empresa es un justificante fiscal que detalla a Hacienda cada ingreso percibido y cada gasto soportado, entre los que se incluyen los impuestos correspondientes al servicio prestado, por ejemplo el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Un gasto que no se acredite en una factura no es un gasto a efectos tributarios. Y a eso habrá que añadir que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.
1. ¿Quién está obligado y quién está exento de hacer facturas?
La obligación de emitir facturas recae sobre los empresarios o autónomos cuando realizan una operación económica en la que el cliente es:
- Empresario o autónomo.
- La administración pública.
- Particular.
En general, podemos decir que siempre que exista la compraventa de un bien o servicio entre dos partes en la que, al menos una, es un autónomo o una empresa es necesaria una factura.
2. ¿Qué información debe incluir una factura?
Para que una factura sea válida debe incluir una serie de datos que señalamos a continuación.
La omisión de cualquiera de ellos puede anular la validez de la factura frente a la Agencia Tributaria.
Por lo tanto, la información imprescindible en las facturas es:
Número de la factura
Todas las facturas deben estar numeradas y seguir un orden correlativo. Es decir: a principios de año abres una serie y empieza por el 1 y sigues así hasta diciembre. Al finalizar el año y empezar uno nuevo, deberás volver al 1.
Fecha de emisión de la factura
En la factura deberás indicar el día, el mes y el año en el que se ha emitido la factura.
Tus datos fiscales
Los datos fiscales son, como sabes, el nombre completo del autónomo o la empresa, la dirección y el DNI o NIF.
Los datos fiscales de tu cliente
Tendrás que indicar, también, toda la información relativa a tu cliente: nombre, dirección y NIF o DNI.
La descripción del producto/servicio y precio
Incluye un listado de los bienes o servicios adquiridos en la venta con una descripción, las unidades, el coste por unidad y el total.
Los impuestos de la factura e importe total
Normalmente, todas las facturas están sujetas a retenciones de IVA y, en general, IRPF. Deberás aplicar los impuestos que sean, en cada caso, los pertinentes y en su cuantía justa.
3. 3 ejemplos de facturas
A continuación puedes ver tres ejemplos de facturas con diseños diferentes:
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
Ejemplo 3:
4. Tipos de facturas
Existen diferentes tipos de facturas que responden a necesidades o propósitos diferentes, en total son seis, vamos a definirlas aquí muy brevemente:
- Factura ordinaria: es la que se utiliza habitualmente y su objetivo es probar una operación económica.
- Factura simplificada o ticket: este modelo entró en vigor en 2010 para sustituir a los tickets de toda la vida. Esta no contiene los datos del destinatario y la cuota de IVA no aparece desglosada.
- Factura proforma: la factura proforma es como un presupuesto o oferta comercial por lo que no tiene efectos fiscales. Contiene, normalmente, la misma información que la ordinaria pero no sirve como justificante ni garantía de compra.
- Factura rectificativa: es una factura de venta con signo negativo y se utiliza cuando hemos cometido un error en una factura original.
- Factura recapitulativa: este tipo de factura permite recapitular o agrupar varias operaciones para un mismo destinatario en un mes natural. Tiene el valor legal de una factura ordinaria por lo que ha de contar con todos los datos.
- Factura electrónica: esta tiene los mismos efectos legales que una en papel por lo que ha de contar con los datos obligatorios.
5. Las 5 preguntas más frecuentes sobre facturación
El trabajo con las facturas puede generar muchas dudas debido a la gran variedad de tipos que existen, su uso y la legislación que aplica. Veámos cuáles son las preguntas más frecuentes por los usuarios.
¿Es lo mismo albarán que factura?
Parecen lo mismo pero no lo son.
En principio hay que tener claro que a ojos de Hacienda, factura y albarán son completamente diferentes. A esto hay que sumar que el valor que aportan no es el mismo.
Por un lado, el albarán es simplemente informativo, aunque sirve de justificante con el vendedor. Los datos que refleje la factura sean los mismos. De hecho, una factura puede estar compuesta por varios albaranes.
En el albarán también se incluyen datos de comprador/vendedor, fechas, serie y detalles de la venta.
Consejo: guarda siempre los albaranes junto a su factura correspondiente. Pueden hacerte falta ;)
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas de la empresa?
La duda surge cuando nos preguntamos cuánto tiempo debemos conservarla.
La norma indica, para comerciantes, que han de conservar toda esa documentación durante 6 años.
Es conveniente conservarlas durante el tiempo marcado por si Hacienda nos lo reclama.
¿Se puede emitir una factura con importe cero?
La respuesta, sí, pero tiene varios matices.
En primer lugar, habrá que analizar si el pago se realiza en especie, es decir, sin dinero de por medio pero con una prestación (una especie de intercambio) que también tiene su valor.
Por otra parte, dejando de lado el pago en especie, puede darse el caso de que un cliente adquiera un bien o servicio por una cantidad igual a la que devuelve otro bien o servicio.
Por tanto, el importe sería cero.
Un contrato de compra-venta, ¿tiene la misma validez fiscal que una factura?
Existen muchos tipos de contratos de carácter mercantil: bienes, compra-venta… Lo más relevante sin embargo es la validez fiscal de los documentos.
Imaginemos una compra venta entre dos autónomos o empresas. Dicha operación está sujeta a IVA así que, ¿el contrato sirve como justificante?
Según la ley de IRPF y Sociedades, lo que justifica una operación es la factura o equivalente.
En este caso el contrato de compra-venta sí serviría, así que podríamos deducirnos el gasto.
La cosa cambia cuando hablamos del IVA. En este caso sí o sí se requiere factura para no incumplir el Reglamento de Facturación. Si no la tenemos, podemos tener problemas ante una inspección.
Ya sabes, lo mejor siempre es guardarla.
RECUERDA: Con Anfix, podrás crear facturas estés donde estés de la forma más sencilla, cómoda y sin errores. Activa la prueba gratuita durante 15 días ahora. Sin compromiso ni tarjeta de crédito.
¿Es obligatorio indicar en las facturas la dirección de facturación?
Para Hacienda, el domicilio que tiene validez es el fiscal. Si el titular es una entidad mercantil, puede tener domicilio social y fiscal, y a veces no coinciden.
Los dos constan en el NIF y es la propia empresa la que se lo va a comunicar a Hacienda.
En las facturas hay que indicar el domicilio fiscal. Pero es el fiscal el que hay que poner en las facturas.
Por otro lado, también es bastante habitual indicar la dirección del local de negocio. Incluso se pueden tener distintas series de facturación cuando se tienen distintos locales de negocio. Es la forma de mantener un orden entre las distintas actividades.
También podemos pedir a los proveedores que facturen por separado las mercancías.
Eso sí, sea como sea, la dirección hay que indicarla para no tener problemas a la hora de practicar deducciones.
6. Factura de forma profesional con Anfix
Puedes empezar a trabajar, ahora y de forma gratuita durante 15 días, con nuestro programa de facturación y contabilidad en la nube:
- Crea y envía facturas, presupuestos, albaranes en menos de un minuto y estés donde estés.
- Proyecta una imagen profesional con nuestras plantillas editables y personalizables.
- Gestiona automáticamente la base de datos de tus clientes.
- Cobra antes tus facturas y minimiza el riesgo de impagos.
- Guarda en la nube tus facturas con total seguridad durante el tiempo que estipula la normativa y evita posibles sanciones de Hacienda ante una inspección.
- Envía una o mil facturas a la vez.
- Entérate en tiempo real cuando tu cliente recibe la factura y descarga el documento.
Capítulos de la guía
- Capítulo 0: Introducción: Cómo hacer las facturas de tu negocio
- Capítulo 1: ¿Qué es una factura y para qué sirve?
- Capítulo 2: Elementos obligatorios y opcionales en las facturas
- Capítulo 3: Tipos de facturas: ¿en qué se diferencian?
- Capítulo 4: 9 errores típicos a evitar cuando haces facturas
- Capítulo 5: ¿Qué es una factura electrónica?
- Capítulo 6: El IVA en las facturas
