
Una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio.
Una definición similar nos la ofrece Economipedia, que dice que la factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado.
La información de la factura debe responder a qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.
Tiene validez fiscal y legal, por lo que se considera una prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma correcta y satisfactoria.
La factura también sirve para demostrar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes. Así:
A su vez, para la empresa es un justificante fiscal que detalla a Hacienda cada ingreso percibido y cada gasto soportado, entre los que se incluyen los impuestos correspondientes al servicio prestado, por ejemplo el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Un gasto que no se acredite en una factura no es un gasto a efectos tributarios. Y a eso habrá que añadir que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.
La obligación de emitir facturas recae sobre los empresarios o autónomos cuando realizan una operación económica en la que el cliente es:
En general, podemos decir que siempre que exista la compraventa de un bien o servicio entre dos partes en la que, al menos una, es un autónomo o una empresa es necesaria una factura.
Para que una factura sea válida debe incluir una serie de datos que señalamos a continuación.
La omisión de cualquiera de ellos puede anular la validez de la factura frente a la Agencia Tributaria.
Por lo tanto, la información imprescindible en las facturas es:
Todas las facturas deben estar numeradas y seguir un orden correlativo. Es decir: a principios de año abres una serie y empieza por el 1 y sigues así hasta diciembre. Al finalizar el año y empezar uno nuevo, deberás volver al 1.
En la factura deberás indicar el día, el mes y el año en el que se ha emitido la factura.
Los datos fiscales son, como sabes, el nombre completo del autónomo o la empresa, la dirección y el DNI o NIF.
Tendrás que indicar, también, toda la información relativa a tu cliente: nombre, dirección y NIF o DNI.
Incluye un listado de los bienes o servicios adquiridos en la venta con una descripción, las unidades, el coste por unidad y el total.
Normalmente, todas las facturas están sujetas a retenciones de IVA y, en general, IRPF. Deberás aplicar los impuestos que sean, en cada caso, los pertinentes y en su cuantía justa.
A continuación puedes ver tres ejemplos de facturas con diseños diferentes:
Existen diferentes tipos de facturas que responden a necesidades o propósitos diferentes, en total son seis, vamos a definirlas aquí muy brevemente:
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