Las 5 preguntas más frecuentes sobre facturación

El trabajo con las facturas puede generar muchas dudas debido a la gran variedad de tipos que existen, su uso y la legislación que aplica.

En este post resolvemos algunas de las dudas más recurrentes.

¿Es lo mismo albarán que factura?

Parecen lo mismo pero no lo son.

En principio hay que tener claro que a ojos de Hacienda, factura y albarán son completamente diferentes. A esto hay que sumar que el valor que aportan no es el mismo.

Por un lado, el albarán es simplemente informativo, aunque sirve de justificante con el vendedor. Los datos que refleje la factura sean los mismos. De hecho, una factura puede estar compuesta por varios albaranes.

En el albarán también se incluyen datos de comprador/vendedor, fechas, serie y detalles de la venta.

Consejo: guarda siempre los albaranes junto a su factura correspondiente. Pueden hacerte falta ;)

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas de la empresa?

La duda surge cuando nos preguntamos cuánto tiempo debemos conservarla.

La norma indica, para comerciantes, que han de conservar toda esa documentación durante 6 años.

Es conveniente conservarlas durante el tiempo marcado por si Hacienda nos lo reclama.

¿Se puede emitir una factura con importe cero?

La respuesta, sí, pero tiene varios matices.

En primer lugar, habrá que analizar si el pago se realiza en especie, es decir, sin dinero de por medio pero con una prestación (una especie de intercambio) que también tiene su valor.

Por otra parte, dejando de lado el pago en especie, puede darse el caso de que un cliente adquiera un bien o servicio por una cantidad igual a la que devuelve otro bien o servicio.

Por tanto, el importe sería cero.

Un contrato de compra-venta, ¿tiene la misma validez fiscal que una factura?

Existen muchos tipos de contratos de carácter mercantil: bienes, compra-venta… Lo más relevante sin embargo es la validez fiscal de los documentos.

Imaginemos una compra venta entre dos autónomos o empresas. Dicha operación está sujeta a IVA así que, ¿el contrato sirve como justificante?

Según la ley de IRPF y Sociedades, lo que justifica una operación es la factura o equivalente.

En este caso el contrato de compra-venta sí serviría, así que podríamos deducirnos el gasto.

La cosa cambia cuando hablamos del IVA. En este caso sí o sí se requiere factura para no incumplir el Reglamento de Facturación. Si no la tenemos, podemos tener problemas ante una inspección.

Ya sabes, lo mejor siempre es guardarla.

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¿Es obligatorio indicar en las facturas la dirección de facturación?

Para Hacienda, el domicilio que tiene validez es el fiscal. Si el titular es una entidad mercantil, puede tener domicilio social y fiscal, y a veces no coinciden.

Los dos constan en el NIF y es la propia empresa la que se lo va a comunicar a Hacienda.

En las facturas hay que indicar el domicilio fiscal. Pero es el fiscal el que hay que poner en las facturas.

Por otro lado, también es bastante habitual indicar la dirección del local de negocio. Incluso se pueden tener distintas series de facturación cuando se tienen distintos locales de negocio. Es la forma de mantener un orden entre las distintas actividades.

También podemos pedir a los proveedores que facturen por separado las mercancías.

Eso sí, sea como sea, la dirección hay que indicarla para no tener problemas a la hora de practicar deducciones.