Hablemos de contabilidad. Una de las grandes diferencias existentes entre las obligaciones contables del autónomo y la de una pyme sociedad mercantil, es que el registro de todas las partidas económicas (facturas, préstamos, ingresos o gastos financieros....) en el caso de las sociedades, debe ajustarse a lo establecido en el Plan General Contable, siguiendo unas normas comunes para todas las empresas y a diferencia del autónomo.
Eso sí, a pesar de sus diferencias contables, tanto pymes como autónomos tienen algo en común, que pueden llevar la contabilidad de sus negocios siempre con Anfix adaptado a las necesidades de cada uno.
Obligaciones
Las entidades o pymes deben anotar todos los movimientos del negocio que tienen relevancia económica, incluyendo los cobros y los pagos; algo a lo que el autónomo no se encuentra obligado.
De este modo, una entidad debe rendir cuentas, no solo del beneficio que ha obtenido en el ejercicio (de lo facturado y lo soportado) sino también de estado patrimonial. Debe informar de sus deudas, de sus bienes y de sus derechos de cobro.
Al mismo tiempo, los datos concernientes a un ejercicio, en el caso de las entidades, se encuentran interrelacionados con los del siguiente, mostrando la evolución del negocio a lo largo del tiempo. A partir de la contabilidad podemos saber, por ejemplo, si un préstamo formalizado en un ejercicio anterior se ha saldado o si su saldo ha disminuido.
El estado de las deudas es una valiosa información que las empresas suelen comprobar en el balance en el momento de contratar con un cliente. Y también la situación patrimonial, si la empresa acumula impagos con proveedores y si tiene tesorería o bienes suficientes para aportar una imagen sólida.
Cualquier persona puede acudir al Registro Mercantil y pedir las cuentas de una empresa con la que pretende mantener relaciones comerciales. Todas las entidades están obligadas a depositar sus cuentas anualmente, haciendo pública su situación, que se vuelve accesible para quien quiera conocerla.
Este es un sistema de protección para las sociedades, que pretende evitar fraudes y engaños en los negocios. La información depositada en el Registro debe ser la imagen fiel de la situación de la empresa, siendo un hecho delictivo el falsear datos o incluir partidas que no son correctas.
Obligaciones contables del autónomo
Aparte de la presentación de impuestos en el plazo reglamentario, el autónomo está sujeto a una serie de obligaciones contables dictadas por la legislación fiscal y mercantil. La liquidación de impuestos se realiza mediante la cumplimentación de unos modelos, a los que se trasladan los datos numéricos contenidos en las facturas y los justificantes fiscales.
El empresario individual debe estar en posesión de los comprobantes que sirven de base a los importes reflejados en las liquidaciones, tanto de IVA como de IRPF. Los datos de esos justificantes se anotarán en los libros registro de ventas e ingresos y de compras y gastos. Los libros de ingresos y gastos se confeccionan principalmente utilizando soportes electrónicos y no papel.
Así pues, el autónomo que tribute en estimación directa simplificada deberá llevar:
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- Libro registro de ventas e ingresos, donde se anotarán los ingresos por orden cronológico, incluyendo en cada apunte el número de anotación, la fecha, el número de factura o documento equivalente, los datos fiscales del destinatario, el concepto e importe, el tipo de IVA, la cuota y el total.
- Libro registro de compras y gastos, donde se anotarán los gastos indicando el número de anotación, fecha, datos fiscales del que expide la factura, concepto e importe, desglosando el tipo y la cuota de IVA soportado.
- Libro registro de bienes de inversión. En este libro deben anotarse los bienes adquiridos para ser utilizados en el negocio por un período de tiempo superior a un año: maquinaria, equipos informáticos, mobiliario.... Cada elemento se registrará de manera individual incluyendo el número de anotación, valor de adquisición, fecha de puesta en funcionamiento y cuotas de amortización, si la hay. Se registrará también la fecha en que que se den de baja.
- Los profesionales llevarán también un libro registro de provisiones de fondos y suplidos, si realizan este tipo de operaciones. Las provisiones de fondos son entregas a cuenta de los clientes y los suplidos son importes pagados en su nombre. Las anotaciones se harán con el mismo detalle de las facturas.
- Si se realizan operaciones con países de la Unión Europea, se anotarán de forma separada al resto, en el libro de operaciones intracomunitarias, que se cumplimenta siguiendo las mismas pautas.
Todos estos registros y la documentación que los justifica deberán ser conservados por el autónomo durante seis años.
