Fin de plazo para presentar los libros contables

En el mes de abril se presentan los libros contables. El calendario fiscal viene acompañado por el calendario mercantil, de obligado cumplimiento para las Sociedades Limitadas. Una de las grandes diferencias entre elegir este tipo de entidad y otra de carácter civil son las obligaciones que conlleva. El empresario individual tan solo debe llevar un registro de facturas, pero las sociedades de capital tienen que depositar los libros contables en el Registro Mercantil de la localidad en la que la empresa tiene su domicilio social. Recuerda que con Anfix puedes llevar al día todos los libros contables y descargarlos en PDF o Excel para presentarlos donde corresponda.

Los libros de llevanza obligatoria son los siguientes:

• Libro de inventarios y Cuentas Anuales
• Libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).
• Libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM).

Las sociedades Anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas. Las Sociedades de Responsabilidad Limitada,”S.L”, todos los libros anteriormente citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio). Las Sociedades unipersonales llevaran un libro-Registro de Contratos (Art. 16 LSC).

Forma de presentación y Plazo

(Instrucción de la DGRN de 12 de febrero de 2015)
Desde el año 2013 los libros son de presentación obligatoria por medios telemáticos. Los ejercicios anteriores pueden presentarse también en papel aunque estén fuera de plazo. El plazo de legalización ordinario es dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Es decir, hasta el 30 de abril.

Los libros de detalle de actas pueden legalizarse en cualquier momento del ejercicio, si se necesita acreditar alguna circunstancia. Esto sin perjuicio de que, de forma obligatoria, se incluyan en el libro de actas de todo el ejercicio. Podrán ser legalizados los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

En los supuestos de sociedades de nueva creación, una vez practicada la primera inscripción en el Registro se legalizará un libro en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares, la nacionalidad y el domicilio. La omisión de estos datos no impedirá la legalización del libro, pero en la nota de legalización se reflejará esta circunstancia. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad. Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.

Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos, datos de socios/partícipes y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Finalizado este último ejercicio social, los libros se cerrarán mediante una diligencia que se incorporará en el primer envío telemático de los mismos por medio de un archivo en el que se incluirá una certificación expedida por el órgano de administración haciendo constar esta circunstancia (arts. 334.2 RRM y 18.3 de la Ley de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización). Los asientos contables, contratos, datos de socios/partícipes o actas de un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 que se hubieran transcrito a dichos libros se trasladarán al nuevo que se enviará telemáticamente.

Los libros de contabilidad presentados por vía telemática no requieren diligencia de cierre.