La transformación digital no es solo cosa de las empresas, también afecta a la Administración.
Desde hace varios años identificamos una tendencia clara por parte de la AEAT de digitalizar nuevos procesos.
Primero fue el IVA de las empresas con el Suministro Inmediato de Información (SII) y dentro de no mucho tiempo, según se prevé, se extenderá a otros impuestos e, incluso, a la contabilidad de las empresas.
¿Por qué la AEAT está digitalizándose?
En pocos años hemos visto cómo las nuevas tecnologías han irrumpido en nuestras vidas y han cambiado procesos y costumbres que estaban muy asentadas. Por ejemplo: en lugar de hablar por teléfono, ahora enviamos mensajes instantáneos
Las administraciones, al igual que las empresas y el resto de la sociedad, no pueden ignorar este cambio ni tampoco quedarse atrás.
¿Por qué?
1. Optimización de procesos:
Las nuevas tecnologías permiten a la administración optimizar sus procesos que, en muchas ocasiones, se hacían largos y complicados.
A día de hoy, resulta impensable tener que desplazarse a una oficina para presentar los modelos de impuestos trimestralmente. Ya todo se hace telemáticamente.
El objetivo es ir mejorando procesos y digitalizándolos a medida que las nuevas tecnologías lo vayan haciendo posible, para pasar de un modelo tradicional a uno más moderno y online.
2. Exigencias de los usuarios:
La mayoría de los contribuyentes y empresas también prefieren trabajar en entornos online y evitar papeleo o visitas presenciales a las oficinas de Hacienda.
La sociedad, especialmente la población activa, es digital y está habituada a las nuevas tecnologías y a las comodidades que éstas ofrecen.
Buscan, en la AEAT, poder realizar sus gestiones de manera fácil, rápida y online.
3. Adaptación al entorno digital:
Digitalizarse o morir. Los entornos digitales se imponen poco a poco, tanto en empresas como en despachos profesionales.
Si la AEAT no se moderniza, la colaboración entre todos los intervinientes será mucho más compleja.
4. Inmediatez:
La inmediatez es un rasgo característico de nuestra era gracias a las nuevas tecnologías.
La Administración tiene la posibilidad de obtener toda la información fiscal y contable de las empresas, prácticamente, en tiempo real. ¿Por qué no iba a aprovechar esta oportunidad?
Esto le permite llevar un mayor control, reducir los plazos o agilizar procedimientos como la devolución del IVA.
5. Transparencia:
Otra de las principales razones de la AEAT para modernizarse es la transparencia y la lucha contra el fraude.
Utilizar modelos informáticos y recibir la información de manera inmediata, les permite contrastar información y poder identificar problemas con antelación.
El SII: el primer ejemplo de digitalización
En 2017 la AEAT dio su primer paso hacia la digitalización con, como decíamos, el Suministro Inmediato de Información (SII). Este nuevo sistema obliga a llevar los libros de registro del IVA a través de su Sede Electrónica.
Es decir, cada vez que se emite o recibe una factura las empresas tienen que enviar la información a Hacienda en un plazo máximo de cuatro días. Como ellos reciben los datos por ambas partes (emisor y receptor), pueden cruzarlos y comprobar la información de manera casi inmediata.
Con esto consiguen un mayor control tributario al recibir la información de todas las transacciones comerciales realizadas prácticamente en tiempo real.
¿Por qué las empresas también deben digitalizarse?
Es evidente que si las decisiones de la administración tienen un impacto directo sobre las empresas. Al final, éstas también tendrán que digitalizar sus procesos internos para cumplir con las obligaciones impuestas por la AEAT.
Contar con el software de gestión adecuado hará mucho más sencillo optimizar los procesos para llevar las cuentas al día y obtener y gestionar información en tiempo real.
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