Cómo llevar el libro registro de facturas recibidas paso a paso

Si eres autónomo o gestionas la contabilidad de una empresa, ya sabrás que mantener un libro registro de facturas recibidas es mucho más que una obligación fiscal: es la base para tomar buenas decisiones, anticipar tesorería y dormir tranquilo cuando llega una inspección.

Hemos preparado la guía más extensa que encontrarás sobre el tema. Mi objetivo es que, al terminar de leer, sepas qué es, por qué lo necesitas, cómo organizarlo y qué errores evitar. Vamos paso a paso.

¿Qué es exactamente el libro registro de facturas recibidas?

El libro registro de facturas recibidas es un documento —en papel o, cada vez más, en soporte electrónico— en el que anotas de manera cronológica todas las facturas que emiten tus proveedores y acreedores. Dicho de otro modo, refleja con detalle cada gasto sujeto a IVA que soportas en tu actividad.

No es un simple listado: incluye datos clave como la base imponible, el tipo de impuesto, la cuota deducible y la fecha de contabilización. En muchos casos sirve de respaldado para el Modelo 303 y, para los sujetos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), la información se envía casi en tiempo real a la Agencia Tributaria.

Marco normativo y evolución reciente

Aunque la obligación existe desde la Ley 37/1992 del IVA, la forma de presentarlo ha evolucionado. Entre 2009 y 2014, los obligados al Modelo 340 enviaban los registros de facturación junto a los de operaciones intracomunitarias.

Con la entrada en vigor del SII en 2017, las grandes empresas (más de 6 M € de facturación), los inscritos en el REDEME y las entidades públicas en determinadas circunstancias pasaron a remitir la información en un plazo de cuatro días hábiles (ocho en 2025 si interviene un tercero) desde la contabilización. En 2024 se amplió el colectivo con la estrategia europea de digitalización, y hoy el SII alcanza a más del 85 % de las operaciones sujetas a IVA.

Para quienes no están bajo el SII, la teneduría sigue siendo obligatoria, aunque la AEAT no la reciba de inmediato. Cualquiera que tribute en régimen general debe conservarlo durante cuatro años (plazo de prescripción) y ponerlo a disposición de la inspección cuando lo solicite.

¿Quién está obligado a llevarlo y quién no?

De forma resumida:

• Obligados: profesionales y empresas en régimen general de IVA, los que apliquen la prorrata, comunidades de bienes con actividad económica y arrendadores que renuncian a módulos.
• No obligados: quienes tributan en régimen simplificado (módulos) o en recargo de equivalencia, salvo que lleven voluntariamente contabilidad ajustada al Código de Comercio.
• Casos mixtos: un autónomo en módulos para una actividad y en estimación directa para otra tendrá que llevar el libro solo por la segunda.

Recuerda que, aun sin obligación, llevar un registro ordenado ayuda a justificar deducciones de IRPF y, sobre todo, a detectar incoherencias antes de que lo haga Hacienda.

Información mínima que debe contener

Para que el libro cumpla su función, cada asiento debe incluir:

• Fecha de expedición de la factura y, si difiere, fecha de operación.
• Número y serie del documento.
• NIF y nombre completo del proveedor.
• Base imponible de la operación.
• Tipo de IVA aplicado.
• Cuota de IVA soportado deducible.
• Retenciones (si las hay) y otros impuestos soportados.
• Fecha de contabilización efectiva en tus libros.
• Prorrata (en caso de deducibilidad parcial) y cuota deducible final.
• Clave de régimen especial (importaciones, inversión del sujeto pasivo, etc.).
• Referencia SII o código interno, si aplicas el suministro inmediato.

Si gestionas varias actividades o centros de coste, conviene incluir un concepto descriptivo para identificar a qué proyecto se vincula el gasto. Así, cuando revises márgenes, podrás filtrar por actividad sin romperte la cabeza.

Formatos válidos: papel, hojas de cálculo y software contable

Aunque la ley no dicta un formato concreto fuera del SII, la tendencia es clara:

• Papel: apenas recomendable; el riesgo de error, deterioro y pérdida es elevado.
• Excel o LibreOffice Calc: útil para microempresas con pocas facturas (menos de 30 al mes), siempre que controles referencias y no elimines filas accidentalmente.
• Software contable o ERP: la opción más segura. Genera asientos automáticamente, enlaza con el banco y, si estás en SII, envía los datos sin duplicarlos.

Además, desde 2025 la Ley Crea y Crece impulsa la factura electrónica obligatoria para todas las empresas y autónomos. Esto significa que tu ecosistema contable debe comunicarse con la plataforma de la AEAT o con soluciones de intercambio privado autorizadas. Si todavía gestionas facturas en papel, plantéate migrar cuanto antes: la inversión se amortiza con agilidad administrativa y menos sanciones.

Cómo registrar paso a paso una factura recibida

Te propongo un proceso en cinco fases:

1. Recepción y verificación: confirma que el proveedor incluye todos los datos exigidos. Sin NIF o con base imponible mal calculada, no podrás deducir el IVA.
2. Asignación de fecha: decide si usarás como fecha de asiento la de expedición o la de recepción. Es coherente optar por la de recepción para justificar la deducción en el periodo correcto.
3. Codificación: asigna una serie interna (por ejemplo, «PRV2025-00123») para evitar duplicidades.
4. Clasificación contable: vincula la cuenta (grupo 6 o 2) y, si procede, la cuenta de gasto específico (622.000, 623.000, etc.).
5. Revisión y cierre: al final de cada trimestre, revisa que bases y cuotas cuadren con los envíos al modelo 303. Si estás en SII, el software debería alertarte de discrepancias antes de firmar.

Errores habituales que debes evitar

Por experiencia, estos son los tropiezos que más repiten mis clientes:

• No contrastar la deducibilidad: los gastos con uso mixto (vehículos, telefonía, dietas) no siempre pueden deducirse al 100 %.
• Duplicar facturas: al usar plantillas en Excel, es fácil copiar y pegar sin cambiar número. Verifica cada serie.
• Olvidar la prorrata: si realizas operaciones exentas, debes calcular el porcentaje deducible cada año y aplicarlo asiento por asiento.
• Registrar con fecha incorrecta: meter facturas de diciembre en enero provoca descuadres de IVA y requerimientos frecuentes.
• No guardar el soporte digital: la factura escaneada o PDF es necesaria para demostrar la veracidad del registro.

Relación con el Modelo 303 y otras obligaciones

El libro registro de facturas recibidas alimenta el Modelo 303 (Autoliquidación del IVA). Las casillas 28 a 36 toman los totales del libro, diferenciando tipos impositivos. Si utilizas prorrata, deberás trasladar la cuota deducible final, no la soportada íntegra. Lo mismo ocurre con las compras intracomunitarias y las adquisiciones de bienes de inversión, que van en las casillas específicas.

Además, si superas los umbrales de volumen y operas en ciertas actividades, tendrás que presentar el Modelo 349 (operaciones intracomunitarias) y, muy ocasionalmente, el Modelo 309 (IVA no periódico). Ambos se apoyan en tu libro de facturas.

Adaptación al Suministro Inmediato de Información (SII)

Para quienes están dentro del sistema, las claves cambian:

• Plazo: cuatro días hábiles (ocho en 2025 con tercero) desde la contabilización o desde la fecha límite del periodo de liquidación.
• Contenido: además de los campos tradicionales, se añade clave de factura, descripción de la operación, cuota no deducible y periodo de liquidación.
• Rectificaciones: si detectas un error, dispones de un nuevo plazo de cuatro días hábiles desde que tengas constancia para enviar la factura rectificativa.
• Verificación: la AEAT devuelve un CSV y un indicativo de validación. Guárdalo: es tu prueba de presentación.

Si te preocupa la carga administrativa, piensa que el SII reduce sustancialmente el número de requerimientos y el tiempo de devolución de IVA. Muchos clientes que dudaban han acabado encantados porque ven en tiempo real cómo Hacienda valida sus registros.

Consejos prácticos para optimizar tu libro y tu negocio

1. Automatiza: conecta tu software de gestión al banco para que las facturas se marquen como pagadas sin intervención manual.

2. Clasifica por proyectos: añade una columna “centro de coste” para cruzar gastos con ingresos y detectar rentabilidad.

3. Valida proveedores: comprueba el NIF en el censo VIES antes de aceptar facturas intracomunitarias y evita sustos con el 349.

4. Digitaliza documentos: guarda cada factura en PDF firmado o con código hash; te servirá como soporte probatorio.

5. Revisa mensualmente: no esperes al cierre trimestral. Los errores se corrigen mejor en caliente.

6. Formación continua: el IVA cambia con frecuencia. Suscríbete a boletines de la AEAT y a portales especializados.

7. Colabora con tu asesor: comparte acceso a tu software contable. Así, ambos trabajáis sobre la misma información y evitas versiones contradictorias.

Sanciones y consecuencias de un libro mal llevado

La normativa de infracciones y sanciones tributarias (Ley 58/2003) prevé multas de hasta el 150 % de la cuota dejada de ingresar si la irregularidad implica ocultación. En los casos de SII fuera de plazo, la sanción es de 0,5 % del importe de la factura con un mínimo de 300 € y un máximo de 6.000 € por trimestre, además de recargos e intereses. Y no hablamos de teoría: he visto expedientes de pequeñas empresas que empezaron con avisos “sin consecuencias” y terminaron en sanciones de cinco cifras por reincidir.

Mantener tu libro registro de facturas recibidas al día no solo cumple con la ley. Es, ante todo, una herramienta de control que te ayuda a conocer el verdadero coste de tu actividad, afinar precios y anticipar tus necesidades de liquidez. Con la digitalización y el SII, cada vez resulta más sencillo automatizar los procesos. Así puedes dedicar tu tiempo a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. Recuerda: un libro ordenado hoy es un dolor de cabeza menos mañana.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA de una factura recibida después de su fecha de emisión?

Sí, siempre que la deduzcas en el periodo en el que la hayas recibido y contabilizado, sin superar el límite de cuatro años desde la fecha de devengo.

¿Qué ocurre si mi proveedor se equivoca en el NIF?

Dile que emita una factura rectificativa cuanto antes. Sin un NIF correcto, la AEAT puede negar la deducción del IVA.

¿Estoy obligado a llevar el libro si tributo en módulos?

No, salvo que declares voluntariamente tus operaciones en régimen general o tengas otra actividad en estimación directa.

¿Puedo usar Google Sheets en lugar de Excel?

Sí, siempre que conserves la trazabilidad y facilidad de exportar a la AEAT si te lo solicita. Asegúrate de hacer copias de seguridad.

¿Cómo registro una factura con inversión del sujeto pasivo?

Debes consignar la base en la casilla correspondiente, anotar “ISP” en la clave de operación y autorepercutir el IVA tanto en facturas emitidas como en recibidas.

¿Qué diferencia hay entre fecha de factura y fecha de operación?

La fecha de factura es la de expedición; la de operación es cuando realmente se prestó el servicio o entregó el bien. En la mayoría de los casos coinciden, pero es posible que no (por ejemplo, servicios continuos).

¿Qué plazo tengo para corregir una factura mal registrada en el SII?

Cuatro días hábiles desde que detectes el error y, en todo caso, antes de que finalice el plazo de presentación del periodo de liquidación.

¿Cómo afecta la prorrata a mi libro?

Deberás reflejar tanto la cuota soportada como la deducible. Al cierre del ejercicio, regulariza en base al porcentaje definitivo y registra un ajuste.

¿Qué pasa si pierdo el PDF original de una factura?

Solicita una copia al proveedor y conserva el justificante. Sin soporte documental, el registro carece de validez ante Hacienda.

¿Es obligatorio conservar el libro en formato electrónico?

No para todos, pero es altamente recomendable. A partir de la implantación total de la factura electrónica, el formato digital será casi imprescindible.