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Equivocarse a la hora de hacer una factura es mucho más frecuente de lo que imaginamos; por eso es importante saber emitir facturas rectificativas para solucionar el error.
¿Qué es una factura rectificativa?
Existen diferentes tipos de facturas y entre ellos se encuentran las facturas rectificativas.
Una factura rectificativa es aquella que sustituye a otra anterior en la que hay un error o no aparecen todos los datos que debería.
La factura de rectificación sirve, por tanto, para corregir o agregar un dato erróneo en una factura original.
Características de la factura rectificativa
La factura rectificativa o factura de abono ha sido desde siempre muy utilizada en las operaciones comerciales, se utiliza para rectificar diferentes errores en la factura o indicar devoluciones de mercancías.
Desde la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el término de factura de abono ha sido sustituido por el de factura rectificativa.
Su uso sigue siendo el mismo, las facturas rectificativas de abono pueden emitirse como facturas de venta con signo negativo (devolución de mercancías) o para rectificar errores o falta de información en la factura original.
Por tanto, la factura rectificativa es siempre una factura que alude a otra que es la original, con el fin de corregir o añadir algún detalle que faltase en esta.
¿Cuándo se debe emitirse una factura rectificativa?
Es obligatorio emitir una factura rectificativa cuando se detecta que la original no cumple con los requisitos legales o contiene algún error.
Por ejemplo:
- Debes expedir una factura rectificativa si observas errores, por ejemplo, en alguno de los datos del contenido o si está incompleta por algún motivo.
- También habrá que hacerlo si el tipo de IVA es incorrecto o si la cuota está mal calculada.
Hay que señalar que no es posible modificar la factura original de forma directa, sino que hay que utilizar necesariamente una factura rectificativa.
Si se emite una factura rectificativa con todos lo datos correctos, se entenderá que sustituye a la original, mientras que si se recoge tan sólo la corrección, ambas serán válidas. Es posible rectificar varias facturas en una sola (factura rectificativa múltiple), siempre que identifiques todas las facturas rectificadas.
Los situaciones más habituales en las que se recurre a la factura rectificativa son las siguientes:
- Poner mal datos del cliente (nombre, NIF, dirección…).
- Emitir la factura al cliente equivocado.
- Aplicar un tipo impositivo que no corresponde (IVA o IRPF).
- Introducir mal el concepto de la factura.
- Calcular mal el precio por unidad o el precio del servicio.
- Omitir información relevante que debe aparecer en la factura.
Requisitos mínimos en las facturas rectificativas
Al igual que ocurre en las facturas de venta ordinarias, en las facturas rectificativas se debe incluir una serie de datos para que tengan validez.
Hay que incluir:
- Una numeración especial y una serie diferente a las facturas ordinarias.
- Una referencia a la factura que se quiere modificar (número y fecha, normalmente).
- El motivo de emisión y el detalle de la rectificación que se va a realizar.
- El título de factura rectificativa para poder identificarla fácilmente.
Además de los requisitos específicos, no hay que olvidar que la factura rectificativa ha de cumplir con los contenidos obligatorios para las facturas ordinarias:
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor.
- Datos del cliente.
- Descripción de los productos.
- Importes.
- Tipos impositivos.
La numeración de la factura rectificativa
Las facturas rectificativas, al igual que las ordinarias, deben llevar una serie de numeración propia. Es decir, no puede seguir la serie habitual.
Por ejemplo: si emites la factura 55 y te das cuenta de que te has equivocado inmediatamente después de enviarla, no puedes corregirla con una factura 56. Deberás crea una serie nueva que empiece por el 1.
Generalmente, para diferenciar las series se utilizan letras. Para llevar el registro de facturas rectificativas se utiliza la letra R; así la primera factura será la R-1.
Es importante señalar también que la serie numérica de las facturas rectificativas debe ser correlativa y no puede contener saltos.
Cómo rectificar el importe
Cuando la emisión de una factura rectificativa esté motivada por un error en el importe, el IVA o las cuotas de este, la rectificación puede realizarse de 2 maneras:
- Indicando solamente el importe a corregir en la factura rectificativa. Por ejemplo, si la factura inicial está mal calculada, tendrás que indicar en la factura rectificativa el importe a sumar o restar para que el cálculo sea el correcto. Dicho importe irá con signo positivo o negativo, dependiendo del caso.
- Indicando directamente la cuantía correcta. Deberás incluir en el concepto las cantidades inexactas de la factura anterior que quieres rectificar.
Factura rectificativa IVA
En lo que concierne al IVA, se puede emitir una factura rectificativa en 2 supuestos:
- Modificar el IVA de una factura en el que caso de que hayas calculado las cuotas de forma errónea.
- Recuperar el IVA de una factura que no has cobrado. Si has emitido una factura a tu cliente, habiendo ya declarado y pagado el IVA pero no la has cobrado, es posible utilizar una factura rectificativa para recuperar el IVA.
¿Cuál es el plazo para emitir una factura rectificativa?
El plazo para emitir una factura rectificativa debe de ser el menor posible. Tan pronto se tenga constancia del error es importante realizar la corrección.
Es importante, eso sí, que no hayan transcurridos cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjeran las circunstancias de modificación de la base imponible.
En definitiva, el plazo máximo del que disponemos es el mismo de caducidad del IVA.
Precaución con las facturas rectificativas
Hay que tener cuidado con la emisión de facturas rectificativas negativas que anulan la original, pues suelen ser objeto de rechazo por parte de la Agencia Tributaria.
Es posible hacer una devolución de un artículo y emitir una factura negativa que recoja esa operación. Pero es difícil justificar la anulación de una prestación de servicios.
Muchas empresas “abonan” las facturas que no pueden cobrar, pero, en caso de recibir un requerimiento, esta práctica puede causar serios problemas.
Cómo crear una factura rectificativa con Anfix
1. En “Facturas emitidas” haz clic en el botón de “Nueva”.
2. En el apartado de “Tipo de factura” elige la opción de “Rectificativa”.
3. Completa todos los apartados. Te aparecerá la opción de darle un nuevo número (con una serie diferente) y los campos habituales para introducir la información necesaria.
Con Anfix te resultará muy sencillo corregir las facturas necesarias, completar todos los campos obligatorios y mantener la correlación de facturas rectificativas.
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