Mejores programas en la nube vs software instalable: guía completa

Elegir entre un programa en la nube o un software instalable es una de las decisiones más relevantes a la hora de digitalizar la gestión contable o administrativa de un negocio. Ya seas autónomo, lleves una pequeña empresa o trabajes en una asesoría, esta elección afecta directamente a tu eficiencia contable.

En este artículo vamos a desglosar las principales diferencias, ventajas y limitaciones de cada opción para ayudarte a tomar una decisión informada.

¿Qué diferencia hay entre software en la nube y software instalable?

La principal diferencia radica en cómo se accede al programa y dónde se almacenan los datos.

Un software instalable es aquel que descargas e instalas en un ordenador o servidor local. Por ejemplo, programas clásicos como ContaPlus o aplicaciones personalizadas que requieren instalación física.

Un software en la nube, en cambio, se accede a través de internet, desde cualquier dispositivo, sin necesidad de instalación local. Un ejemplo claro sería Anfix, que opera íntegramente en la nube.

Esto puede parecer una diferencia técnica, pero sus implicaciones son mucho más profundas: afectan al modo en que trabajas, a la seguridad de tu información, a cómo colaboras con tu equipo o asesor, y a tu capacidad de adaptarte a los cambios legales y tecnológicos.

Ventajas del software en la nube

Acceso desde cualquier lugar y dispositivo

Con un software en la nube puedes acceder a tu contabilidad, facturas o impuestos desde tu portátil en casa, tu móvil en un viaje o tu tablet en la oficina. Esto no solo da libertad, sino también rapidez para tomar decisiones. Especialmente útil si trabajas con equipos en remoto o si eres autónomo y gestionas tu negocio sobre la marcha.

Copias de seguridad automáticas y seguridad de datos

Una de las grandes ventajas de la nube es que los datos no están atados a un equipo físico. Si tu ordenador se estropea o te lo roban, no pierdes nada.

Además, la mayoría de plataformas en la nube cuentan con sistemas avanzados de cifrado, redundancia de servidores y cumplimiento del RGPD. En muchos casos, la seguridad de la nube es superior a la de servidores locales mal configurados.

Actualizaciones automáticas

No tienes que preocuparte por instalar parches, nuevas versiones ni mantener el software al día. Todo se actualiza en segundo plano. Esto es especialmente útil cuando cambia la normativa fiscal, ya que evita errores por versiones desactualizadas. Plataformas como Anfix integran directamente los cambios legales, como la factura electrónica VERI*FACTU o los modelos tributarios vigentes.

Colaboración en tiempo real

La nube permite que tú y tu asesor trabajéis sobre los mismos datos al mismo tiempo. Puedes subir un ticket desde el móvil y que tu gestor lo vea al instante. También es ideal para despachos que quieren ofrecer un servicio más ágil y menos dependiente del correo electrónico. Es lo que se conoce como contabilidad colaborativa en tiempo real.

Coste reducido y escalabilidad

Los programas en la nube suelen funcionar por suscripción mensual, sin necesidad de invertir en servidores ni licencias perpetuas. Además, puedes adaptar el plan según tus necesidades: empezar con lo básico y escalar cuando tu negocio crezca.

Ventajas del software instalable

Mayor control técnico

Algunos perfiles más técnicos o empresas con infraestructuras complejas prefieren tener el software en su propio servidor. Esto les da control absoluto sobre configuraciones específicas, integraciones personalizadas o la gestión interna de seguridad.

Independencia de conexión

Un software instalable permite seguir trabajando incluso si no tienes conexión a internet. Esto puede ser una ventaja en ubicaciones con mala cobertura o en casos puntuales donde la conectividad es inestable.

Adaptación a entornos muy específicos

Hay empresas con procesos muy concretos que requieren soluciones a medida. A veces, un software instalable permite más margen de personalización o integración con maquinaria, ERP industriales o bases de datos propias.

Limitaciones del software en la nube

Aunque presenta múltiples ventajas, también hay aspectos a tener en cuenta. El primero es la dependencia de internet. Si no tienes una buena conexión, puedes experimentar lentitud o caídas puntuales. Aunque hoy en día es raro quedarse sin acceso, sigue siendo un factor a valorar.

Otra limitación es que no siempre se puede modificar el software al gusto. Las plataformas en la nube suelen ofrecer opciones cerradas o parametrizables, pero no permiten desarrollos a medida tan complejos como una solución instalable. Por eso, si tu empresa requiere funciones muy específicas, conviene estudiar bien las capacidades de personalización. Puedes consultar más sobre las diferencias entre software en la nube y de escritorio.

Limitaciones del software instalable

El mayor problema es la falta de flexibilidad. Al estar atado a un equipo concreto o una red local, pierdes movilidad. Además, necesitas encargarte del mantenimiento, las copias de seguridad, las actualizaciones y la seguridad. Si no cuentas con personal técnico especializado, esto puede convertirse en un riesgo.

También puede suponer un coste inicial elevado, tanto por licencias como por hardware necesario. Y, a largo plazo, el coste de mantenerlo operativo puede superar al de una suscripción en la nube.

¿Qué opción es mejor en 2025?

Hoy en día, la mayoría de negocios, especialmente autónomos, pymes y asesorías, se están inclinando por soluciones en la nube. La razón es clara: ofrecen más agilidad, menor coste, mejor cumplimiento legal y una experiencia de usuario moderna. Plataformas como Anfix lo demuestran, automatizando tareas contables y conectándose en tiempo real con la AEAT.

Sin embargo, si estás en un sector con requisitos muy específicos (por ejemplo, industria con sistemas propios de producción o control interno) puede que una solución híbrida o instalable aún tenga sentido.

Cómo tomar la decisión correcta

La clave está en hacerte las preguntas adecuadas:

• ¿Necesitas trabajar desde varios dispositivos o lugares?
• ¿Tienes conocimientos técnicos o personal informático para mantener servidores?
• ¿Qué grado de personalización requiere tu empresa?
• ¿Cuál es tu presupuesto inicial y mensual?
• ¿Tu actividad exige cumplir con normativas fiscales electrónicas?

En función de tus respuestas, la balanza se inclinará hacia uno u otro lado.

Mi recomendación es que, salvo que tengas una necesidad muy concreta, optes por la nube: reduce riesgos, te permite crecer, y se adapta mejor al ritmo actual de cambio legal y digital.

Preguntas frecuentes

¿Qué es más seguro, un software en la nube o uno instalable?

Ambos pueden ser seguros si se gestionan correctamente, pero en general, los programas en la nube ofrecen una mayor protección por defecto, con sistemas de cifrado, servidores redundantes y copias de seguridad automatizadas.

¿Puedo usar un software en la nube sin conexión a internet?

No. La mayoría de programas en la nube requieren conexión activa para funcionar, aunque algunas plataformas ofrecen funciones limitadas offline.

¿Es más barato un software en la nube o uno instalable?

Depende del caso. Un software instalable puede suponer un coste inicial alto, mientras que uno en la nube se paga por suscripción. A largo plazo, la nube suele resultar más rentable para pymes y autónomos.

¿Qué pasa si la empresa que ofrece el software en la nube cierra?

Es un riesgo real. Por eso es fundamental elegir proveedores consolidados y con garantías de exportación de datos en formatos estándar, para no quedarte bloqueado.

¿La nube es compatible con la factura electrónica obligatoria?

Sí, de hecho muchas plataformas en la nube ya incorporan la factura electrónica VERI*FACTU y se conectan directamente con Hacienda para presentar modelos fiscales.

¿Qué opción es mejor para trabajar con mi asesor contable?

Sin duda, la nube. Permite colaboración en tiempo real, acceso simultáneo a la información y ahorro de tiempo en el intercambio de documentos. Puedes conocer más sobre cómo colaborar con tu asesor contable desde la nube.

¿Los programas instalables van a desaparecer?

No necesariamente, pero están perdiendo terreno rápidamente frente a la nube. Aún tienen cabida en sectores específicos, pero la tendencia es clara hacia soluciones online.

¿Qué pasa si me quedo sin internet trabajando con la nube?

No podrás acceder al software hasta que se restablezca la conexión. Por eso es importante tener una buena conexión o un plan B temporal si es crítico.

¿Puedo migrar de un programa instalable a uno en la nube?

Sí, y muchas plataformas en la nube ofrecen herramientas para importar datos desde programas clásicos. El proceso puede variar según el caso, pero es totalmente viable.

¿Qué nivel de soporte técnico ofrecen los programas en la nube?

Suelen incluir soporte por chat, email o teléfono. Algunos como Anfix también ofrecen formación y acceso a recursos de ayuda actualizados.