VeriFactu vs facturación tradicional: ¿cuál es la mejor opción?

Muchas han pensado que VeriFactu sería otro trámite más, una de esas obligaciones fiscales que complican el día a día. Pero es mucho más que eso, estamos ante un cambio profundo en la forma de emitir y controlar las facturas en España.

Y aunque a primera vista pueda parecer una complicación, también representa una oportunidad para modernizar procesos, reducir errores y ganar eficiencia. Especialmente si utilizas herramientas que ya incorporan estos cambios de forma natural.

En este artículo analizamos las principales diferencias entre la facturación tradicional y el nuevo modelo VERI*FACTU, qué implicaciones tendrá para autónomos y empresas y cómo prepararte para la transición.

¿Qué es VERI*FACTU?

VERI*FACTU es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria dentro del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación.

Su objetivo es garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, evitando manipulaciones posteriores y mejorando el control fiscal.

Para ello, los programas de facturación deberán cumplir una serie de requisitos técnicos que permitan generar registros seguros y verificables.

Si todavía no tienes claro cómo funciona esta normativa, te recomendamos consultar nuestra guía sobre qué es VERI*FACTU.

¿A quién afecta VERI*FACTU?

La normativa afectará a la gran mayoría de autónomos, empresas y profesionales que emiten facturas en España.

Entre los principales colectivos afectados se encuentran:

• Autónomos en estimación directa.
• Profesionales independientes.
• Pequeñas y medianas empresas.
• Sociedades mercantiles.
• Asesorías y despachos profesionales.

La obligación se aplicará de forma progresiva:

• Desde el 1 de enero de 2027 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• Desde el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de contribuyentes obligados.

Si quieres conocer todos los detalles del calendario, puedes consultar nuestro artículo sobre cuándo entra en vigor VERI*FACTU.

VERI*FACTU vs facturación tradicional: principales diferencias

Aunque muchas empresas ya utilizan programas de facturación, VERI*FACTU introduce nuevos requisitos que cambian la forma en la que se generan y gestionan las facturas.

La diferencia más importante es que el nuevo modelo exige que los registros de facturación puedan demostrar que no han sido alterados, eliminados o manipulados.

¿Qué cambia realmente en el día a día?

Aunque la normativa incorpora conceptos técnicos como hashes, registros electrónicos o trazabilidad, para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas los cambios serán mucho más sencillos de lo que parece.

Antes

En muchos negocios la facturación se realiza mediante:

• Hojas de cálculo.
• Plantillas de Word.
• Programas sin actualización automática.
• Sistemas desconectados de la contabilidad.

Esto obliga a realizar muchas tareas manuales y aumenta el riesgo de errores.

Con VERI*FACTU

Los programas adaptados se encargan automáticamente de:

• Generar los registros necesarios.
• Incorporar los códigos QR exigidos.
• Mantener la trazabilidad de las operaciones.
• Conservar la información según los requisitos legales.
• Adaptarse a futuras modificaciones normativas.

Para el usuario, la experiencia seguirá siendo muy similar: crear la factura, enviarla al cliente y continuar con la actividad habitual.

La diferencia es que el sistema realizará automáticamente los controles necesarios para garantizar el cumplimiento normativo.

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?

Esta es una de las preguntas más habituales entre autónomos y pequeños negocios.

Aunque muchas empresas siguen utilizando plantillas de Excel o Word para emitir facturas, este tipo de herramientas no incorporan los mecanismos de trazabilidad, integridad y conservación que exige VERI*FACTU.

Por ello, la recomendación es migrar a un software de facturación profesional que garantice el cumplimiento de la normativa y se mantenga actualizado ante futuros cambios legales.

Además de cumplir con las obligaciones fiscales, este tipo de soluciones suelen ofrecer ventajas adicionales como automatización de tareas, control financiero y colaboración con la asesoría.

¿Cuáles son las ventajas de adaptarse con tiempo?

Esperar al último momento suele generar más problemas que beneficios.

Las empresas que comiencen a prepararse con antelación podrán:

Reducir errores

Los programas adaptados automatizan gran parte de los procesos y reducen incidencias en la emisión de facturas.

Ahorrar tiempo

Muchas tareas administrativas pasan a realizarse de forma automática, permitiendo dedicar más tiempo a la actividad principal del negocio.

Mejorar la relación con la asesoría

La información está centralizada, actualizada y disponible en tiempo real.

Evitar problemas de cumplimiento

Utilizar una solución preparada permite afrontar la entrada en vigor de la normativa con tranquilidad.

¿Qué ocurre si sigo utilizando sistemas tradicionales?

Aunque la obligación no llegará hasta 2027, tarde o temprano todos los negocios afectados deberán adaptarse.

Continuar trabajando con procesos manuales o herramientas obsoletas puede dificultar la transición y generar problemas cuando llegue el momento de cumplir con los nuevos requisitos.

Además, mientras otras empresas aprovechan la digitalización para automatizar procesos y mejorar su gestión, quienes mantengan sistemas tradicionales seguirán dependiendo de tareas manuales que consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores.

Cómo elegir un software compatible con VERI*FACTU

Si estás valorando diferentes soluciones, conviene fijarse en algunos aspectos clave:

• Adaptación a los requisitos de VERI*FACTU.
• Actualizaciones automáticas ante cambios normativos.
• Gestión de facturación y contabilidad en una única plataforma.
• Integración bancaria y control de tesorería.
• Colaboración con asesorías y equipos de trabajo.
• Facilidad de uso y soporte especializado.

La elección del software adecuado no solo ayudará a cumplir la normativa, sino también a mejorar la eficiencia diaria del negocio.

Cómo puede ayudarte Anfix

En Anfix llevamos años ayudando a autónomos, empresas y asesorías a digitalizar su gestión financiera.

Por eso, la adaptación a VERI*FACTU forma parte de una visión más amplia: ofrecer una plataforma que simplifique la facturación, la contabilidad, los impuestos y la tesorería desde un único lugar.

Esto permite que los cambios normativos se integren de forma natural en el día a día, sin obligar a modificar constantemente los procesos de trabajo.

Preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU y la facturación tradicional

¿Cuándo será obligatorio VERI*FACTU?

Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptarse desde el 1 de enero de 2027. Los autónomos y el resto de contribuyentes obligados deberán hacerlo desde el 1 de julio de 2027.

¿Puedo seguir utilizando Excel para hacer facturas?

Las herramientas basadas únicamente en Excel o Word no incorporan los mecanismos de control y trazabilidad exigidos por la normativa, por lo que será necesario utilizar un software adaptado.

¿VERI*FACTU obliga a enviar todas las facturas a Hacienda?

No necesariamente. La normativa regula principalmente cómo deben generarse y conservarse los registros de facturación para garantizar su integridad y trazabilidad.

¿Qué pasa si mi software no está preparado?

Será necesario actualizarlo o migrar a una solución que cumpla los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.

¿VERI*FACTU es lo mismo que la factura electrónica?

No. Son normativas diferentes. La factura electrónica regula el formato y el intercambio de las facturas, mientras que VERI*FACTU regula los sistemas informáticos que las generan y gestionan.