Aparte de la presentación de impuestos en el plazo reglamentario, el autónomo está sujeto a una serie de obligaciones contables dictadas por la legislación fiscal y mercantil. La liquidación de impuestos se realiza mediante la cumplimentación de unos modelos, a los que se trasladan los datos numéricos contenidos en las facturas y los justificantes fiscales.
El empresario individual debe estar en posesión de los comprobantes que sirven de base a los importes reflejados en las liquidaciones, tanto de IVA como de IRPF. Los datos de esos justificantes se anotarán en los libros registro de ventas e ingresos y de compras y gastos. Los libros de ingresos y gastos se confeccionan principalmente utilizando soportes electrónicos y no papel.
Así pues, el autónomo que tribute en estimación directa simplificada deberá llevar:
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- Libro registro de ventas e ingresos, donde se anotarán los ingresos por orden cronológico, incluyendo en cada apunte el número de anotación, la fecha, el número de factura o documento equivalente, los datos fiscales del destinatario, el concepto e importe, el tipo de IVA, la cuota y el total.
- Libro registro de compras y gastos, donde se anotarán los gastos indicando el número de anotación, fecha, datos fiscales del que expide la factura, concepto e importe, desglosando el tipo y la cuota de IVA soportado.
- Libro registro de bienes de inversión. En este libro deben anotarse los bienes adquiridos para ser utilizados en el negocio por un período de tiempo superior a un año: maquinaria, equipos informáticos, mobiliario.... Cada elemento se registrará de manera individual incluyendo el número de anotación, valor de adquisición, fecha de puesta en funcionamiento y cuotas de amortización, si la hay. Se registrará también la fecha en que que se den de baja.
- Los profesionales llevarán también un libro registro de provisiones de fondos y suplidos, si realizan este tipo de operaciones. Las provisiones de fondos son entregas a cuenta de los clientes y los suplidos son importes pagados en su nombre. Las anotaciones se harán con el mismo detalle de las facturas.
- Si se realizan operaciones con países de la Unión Europea, se anotarán de forma separada al resto, en el libro de operaciones intracomunitarias, que se cumplimenta siguiendo las mismas pautas.
Todos estos registros y la documentación que los justifica deberán ser conservados por el autónomo durante seis años.
