Muchos nuevos emprendedores y empresarios se hacen la misma pregunta: en la práctica, ¿cómo se elabora la contabilidad de una empresa?
Daré una respuesta sencilla:
La contabilidad se elabora mediante la mecanización de asientos contables.
Me explico.
Desde hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas informáticos y a día de hoy sería impensable hacerlo de otro modo.
Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un balance a una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál es el beneficio de la actividad a día de hoy.
Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera determinada antes ha habido que introducirle esa información.
¿Y cómo se hace eso? Mediante los asientos contables.
Contabilizar consiste, básicamente, en eso: en hacer asientos contables. Uno detrás de otro.
Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser introducir los asientos que correspondan en el programa que se utilice.
Pero vayamos por partes.
Lectura recomendada: Introducción a la contabilidad de una empresa.
Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:
En general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago.
Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una persona que maneje las dos cosas.
Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.
Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos, existen también muchas diferencias entre unos y otros.
Desde mi punto de vista la clasificación más importante que se puede hacer en este sentido es la siguiente:
Los primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador, los vas actualizando, haces tus copias de seguridad,...
Los segundos son relativamete recientes pero han venido para quedarse y pronto terminarán sustituyendo a los otros.
Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la nube son importantes. Destaco estas dos:
Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el que se refleja la operación de que se trate.
Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su veracidad.
A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de los movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.
El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en estos 4 pasos:
Imagínate que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una idea aproximada de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de octubre porque necesitas hacer las previsiones de pagos.
Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es fantástico.
Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuánto has pagado de electricidad desde enero.
Pero hay que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular ese importe en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la contabilidad sólo está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va a calcular es a esa fecha.
Y que, como es obvio, para que te dé el resultado de finales de septiembre la contabilidad tiene que estar actualizada a esa fecha.
Es sólo un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar la contabilidad lo más al día posible: si no es así la información que se extraiga de ella estará anticuada.
Sí, en el Registro Mercantil.
Hay dos obligaciones en este sentido:
Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.
Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:
Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios.
Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.
Llevar la contabilidad de una empresa de manera efectiva es fundamental para su éxito y crecimiento. Aquí te presento algunos consejos prácticos para gestionar la contabilidad empresarial de manera eficiente:
1. Establece un sistema contable eficiente:
Utiliza software contable especializado para simplificar el proceso y mantener registros precisos y actualizados.
Diseña un plan de cuentas claro y coherente que refleje la estructura financiera de tu empresa.
2. Mantén registros actualizados:
3. Separa las finanzas personales de las empresariales: abre cuentas bancarias separadas para las finanzas personales y empresariales. Esto simplificará el seguimiento y evitará confusiones.
4. Cumple con las obligaciones fiscales y legales:
Victor Mendoza
Experto en marketing digital con + 10 años de experiencia en la industria. Mi trayectoria me ha centrado especialmente en el emocionante mundo del SEO y desarrollo web. También me apasionan las tendencias digitales emergentes y nuevas tecnologías que ayudan a los empresarios y autónomos a ser más productivos.