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El mes de abril, además de las obligaciones fiscales de cada trimestre, incluye del plazo para la legalización de los libros contables en el Registro mercantil (del 1 al 30). Se legalizan los ejercicios que se hayan cerrado a 31 de diciembre. La legalización consiste en el depósito de los contenidos contables para su custodia y su consulta, puesto que se trata de un registro público.
A quién afecta la obligación
Esta obligación afecta a las siguientes figuras mercantiles:
- Los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio (art. 68 Reglamento IRPF)
- Los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en el régimen de estimación directa, puesto que deben llevar su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
- Cualquier sociedad mercantil que se encuentre inscrita en el Registro.
- Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica, como puede ser la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones legales.
Todas estas figuras deben presentar a legalizar sus libros contables en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Qué libros hay que legalizar
Dentro de los libros a legalizar se encuentran los siguientes de manera obligatoria:
- Libro de inventario y Cuentas Anuales
- Libro Diario
- Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad
- Libro registro de socios o de acciones nominativas
- Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad
Asímismo, podrán ser legalizados los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.
No todas las empresas cuentan con los mismos libros, por ejemplo, un empresario individual no tendrá libro de Juntas ni de órganos colegiados, por lo tanto no tendrá la obligación de legalizar este libro.
Cuándo y cómo hay que presentar los libros contables
Desde el año 2013 los libros son de presentación obligatoria por medios telemáticos. Los ejercicios anteriores pueden presentarse también en papel aunque estén fuera de plazo.
El plazo de legalización ordinario es dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Es decir, hasta el 30 de abril.
¿Por qué hay que legalizar los libros contables?
Una de las obligaciones a las que están sometidas las entidades de capital (Sociedades Anónimas o Limitadas) es la de presentar anualmente los libros contables en el Registro Mercantil.
El administrador de la entidad dispone de un plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio para formular las cuentas anuales. Es decir, aquellas empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural, tendrán que cerrar el mismo como plazo máximo el 30 de abril.
Una vez formuladas, hay que depositar los libros en el plazo de 30 días en el Registro Mercantil de la localidad que corresponda a la sociedad.
¿En qué consiste la legalización?
La legalización consiste en el sellado de los libros para que su contenido no pueda modificarse con posterioridad. Los libros de obligatoria legalización son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, aunque pueden depositarse otros de manera voluntaria. Las sociedades unipersonales depositarán también el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
Los empresarios podrán legalizar voluntariamente libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención mediante un código de validación.
El Código de Comercio exige que los libros, junto con toda la documentación y justificantes relativos a la actividad económica, se conserven debidamente ordenados durante seis años, a contar desde el último asiento anotado.
