El mes de abril, además de las obligaciones fiscales de cada trimestre, incluye del plazo para la legalización de los libros contables en el Registro mercantil (del 1 al 30). Se legalizan los ejercicios que se hayan cerrado a 31 de diciembre. La legalización consiste en el depósito de los contenidos contables para su custodia y su consulta, puesto que se trata de un registro público.
A quién afecta la obligación
Esta obligación afecta a las siguientes figuras mercantiles:
- Los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio (art. 68 Reglamento IRPF)
- Los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en el régimen de estimación directa, puesto que deben llevar su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
- Cualquier sociedad mercantil que se encuentre inscrita en el Registro.
- Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica, como puede ser la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones legales.
Todas estas figuras deben presentar a legalizar sus libros contables en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Qué libros hay que legalizar
Dentro de los libros a legalizar se encuentran los siguientes de manera obligatoria:
- Libro de inventario y Cuentas Anuales
- Libro Diario
- Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad
- Libro registro de socios o de acciones nominativas
- Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad
Asímismo, podrán ser legalizados los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.
No todas las empresas cuentan con los mismos libros, por ejemplo, un empresario individual no tendrá libro de Juntas ni de órganos colegiados, por lo tanto no tendrá la obligación de legalizar este libro.
