¿Tienes que presentar los libros contables de tu empresa?

Una de las obligaciones a las que están sometidas las entidades de capital (Sociedades Anónimas o Limitadas) es la de presentar anualmente los libros contables en el Registro Mercantil. El administrador de la entidad dispone de un plazo de 3 meses desde el cierre del ejercicio para formular las cuentas anuales. Es decir, aquellas empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural, tendrán que cerrar el mismo como plazo máximo el 31 de marzo. Una vez formuladas, hay que depositar los libros en el plazo de 30 días en el Registro Mercantil de la localidad que corresponda a la sociedad.
La legalización consiste en el sellado de los libros para que su contenido no pueda modificarse con posterioridad. Los libros de obligatoria legalización son el libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, aunque pueden depositarse otros de manera voluntaria. Las sociedades unipersonales depositarán también el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
Hasta la entrada en vigor de la Ley del Emprendedor a finales de 2013, la presentación de los libros para su legalización podía hacerse en papel, en soporte magnético o mediante envío telemático. Pero, a partir de 2014, se exige el envío telemático, algo que deben tener en cuenta las empresas que deban proceder en abril a realizar el trámite.
Todos los libros deben llevar obligatoriamente una serie de libros exigidos por la normativa mercantil. Entre ellos se incluyen los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados y los libros registros de socios y de acciones nominativas. Ambos documentos deben legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
Los empresarios podrán legalizar voluntariamente libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención mediante un código de validación.
El Código de Comercio exige que los libros, junto con toda la documentación y justificantes relativos a la actividad económica, se conserven debidamente ordenados durante seis años, a contar desde el último asiento anotado.