El plan de comunicación interna puede ser una gran herramienta para comprometer a los trabajadores porque, en un mercado como el actual, donde los cambios en los gustos son cada día más rápidos y cada vez hay más competencia, lo más importante es tener un buen equipo.
Los trabajadores son los que transmiten la imagen de marca así como otros factores determinantes del plan de marketing. Además, muchos de ellos están en contacto directo con el cliente por lo que son responsables del grado de satisfacción del mismo tal y como pasa en el sector servicios, por ejemplo en actividades como la hostelería. Por eso, además de tener que formar a los empleados hay que contar con un buen plan de comunicación interna, tanto para la más formal (aquella a través de los canales oficiales) como para la informal (la que transmiten los trabajadores, en base a relaciones de amistad o similar). En especial esta última es importante porque sus efectos pueden ser muy perjudiciales para el negocio, al desmotivar a los trabajadores provocando una menor productividad, o menor satisfacción del cliente.
Un buen plan de comunicación interna permite que cualquier empresa tenga menores gastos y errores, lo que consolida la cultura empresarial entre los trabajadores. Debe de establecer la naturaleza o contenido de la información a comunicar así como las relaciones entre cada grupo de ello, para lo que es básico que sea comprensible para todos los destinatarios y sobre todo coherente con los objetivos y recursos del negocio. Para elaborar un buen plan de comunicación interna hay que seguir estos pasos:
- Fijar unos objetivos medibles que se pretenden conseguir con el plan de comunicación interna, por ejemplo reducción de errores o de reuniones.
- Capacitar al personal de la empresa para transmitirles lo que pretende conseguir el plan.
- Establecer el contenido de la información que será comunicada para que pueda ser útil para los trabajadores, por ejemplo funciones y organigrama de cada puesto de trabajo.
- Seleccionar los medios de comunicación interna más adecuados para conseguir los objetivos. Por ejemplo:
- Personal con soporte no electrónico: son adecuados para el área de ventas, puesto que permite mejorar sus habilidades. Y comprenden las reuniones, las guías, o los desayunos de trabajo.
- No personal y soporte no electrónico: son similares a la publicidad masiva pero orientada a la comunicación interna. Por lo que comprenden tablones, circulares, revistas, memoria anual, etc.
- Personal y electrónico: comprenden el uso de nuevas tecnologías como videoconferencias, etc.
- No personal y electrónico: comprenden el uso del email, web, etc.
