Un famoso proverbio chino dice que “El mejor momento para plantar un árbol fue hace 20 años. El segundo mejor, es ahora”
Con la digitalización sucede algo parecido. Hace más de 10 años ya, comenzó un proceso que ha afectado en mayor o menor medida a todas las empresas sin distinguir su actividad.
El sector de los despachos profesionales, sin embargo, ha experimentado una resistencia al cambio que ha llevado a que muchos asesores se encuentren ahora en un proceso de digitalización a marchas forzadas.
¿Por qué el despacho profesional no está digitalizado?
Esta resistencia a la digitalización se ha dado por varios motivos, de los cuales quizás destacan dos:
La inestabilidad política
La falta de agilidad por parte de la AEAT viene dada por la inestabilidad de gobierno que hemos sufrido en los últimos años.
Pero tenemos la certeza de que esta tendencia se va ver revertida en un plazo muy corto de tiempo por dos razones principales:
En primer lugar, por la voluntad de la AEAT de que así sea, solo hace falta observar el plan estratégico de la Agencia tributaria para los próximos tres años para asegurarse de esta realidad.
En segundo lugar, porque España ya lleva retraso en la implantación de la Directiva Europea (UE) 2017/2455 del SII, y por lo tanto, no tardarán en aplicarse cambios drásticos para adaptarse de manera más eficiente no solo a esta directiva, si no a todas las modificaciones de la norma europea en el futuro.
En definitiva: la situación actual no hace más que acelerar el ritmo de digitalización de la Agencia Tributaria, que en breve será tan digital como en otros países como Italia, México o Nueva Zelanda
Más allá de los beneficios de la digitalización para los despachos, ir un paso por delante de la normativa será vital para tener una posición beneficiosa una vez se implementen cambios.
El miedo a ser sustituidos por la tecnología.
La digitalización permite en muchos casos simplificar o automatizar ciertas tareas mecánicas por las cuales los asesores cobran actualmente.
Esta tendencia se ha visto también en anteriores momentos de evolución del sector, como cuando los ordenadores personales hicieron aparición hacia principios de los años 80 y algunos despachos se negaron a implantarlos.
Por si alguien tiene alguna duda todavía, los ordenadores no han sustituido el trabajo de un asesor, ni tampoco lo harán las herramientas en la nube.
Está comprobado que el cliente de un despacho, cuando contrata un servicio, está contratando la confianza en su asesor y el conocimiento que aporta. Estos dos aspectos no pueden, ni podrán, ser sustituidos por ningún programa.
3 principales beneficios de digitalizar tu despacho ahora
La digitalización, proporciona muchas posibilidades de servicio a los despachos profesionales, que hacen este cambio beneficioso no solamente para la eficiencia del despacho, si no también para su rentabilidad.
Deslocalización
Si algo nos ha enseñado el Estado de Alarma, es que la deslocalización es esencial para asegurar el servicio bajo cualquier circunstancia y no depender de un lugar físico para acceder a la información.
Más allá de eso, la deslocalización también nos permite aumentar el alcance de nuestros servicios a clientes totalmente digitales, y también a clientes que se encuentren separados de nosotros por grandes distancias.
La digitalización de tu despacho puede hacerte llegar a clientes potenciales al otro lado del país, de los cuales tendrás toda la información en tiempo real, incluso más rápido que si fueran tus vecinos.
Automatización
Otra de las ventajas principales de la digitalización es la oportunidad de aprovechar el poder de la computación en la nube.
Dado que las aplicaciones en nube tienen acceso a servidores inmensamente más potentes que a los que pueden acceder las pymes y gracias a personal cualificado que pone a buen uso esa potencia, estas aplicaciones son capaces de automatizar tareas que históricamente se han hecho a mano.
Por ejemplo:
- Extracción de datos de facturas y tickets con una exactitud cercana al 100%
- Automatización de la creación de asientos contables
- Automatización del proceso de conciliación bancaria
- Cumplimentación automática de impuestos
- Y muchas otras tareas …
Para más información sobre qué tareas se pueden automatizar ya de una manera muy sencilla, puedes ver Anfix con un experto haciendo clic aquí.
Servicio
Tanto la deslocalización del despacho como la automatización de tareas permite abrir la puerta a lo que comúnmente se ha llamado “servicios de valor añadido”.
Estos servicios como su nombre indica, van más allá del mero cumplimiento normativo y aportan a los asesores ingresos muy superiores a los que generalmente repercuten a sus clientes.
¿Cuáles pueden ser algunos ejemplos?
En nuestro informe anual “El Futuro de las Asesorías 2020” muchos asesores confirmaron que están abriendo nuevas líneas de negocio con servicios de valor añadido. Entre los que se encontraban acciones de CFO virtual, consultoría de inversiones, estrategia de mercado, búsquedas alternativas de financiación y muchas otras.
En este aspecto, la imaginación y el conocimiento del asesor son los únicos límites a la hora de expandir la oferta de un despacho.
¿Cómo acelerar el proceso de digitalización?
Una vez que se ven los beneficios de la digitalización, esta es la gran cuestión. Cómo conseguir todas estas ganancias sin sufrir un largo proceso de transformación que implique una dolorosa migración de datos que nunca termina, una pérdida de eficiencia por no saber utilizar las nuevas herramientas y en definitiva una odisea…
1. Reduce la fricción al cambio
En primer lugar, todo cambio conlleva una resistencia, pero no hace falta poner más piedras en el camino de las que ya hay. Es importante que a la hora de aplicar los cambios se haga como un equipo, contando con la opinión de todos los involucrados y escuchando los argumentos.
De no ser así, el socio o director de un despacho puede encontrarse con problemas a posteriori a la hora de adoptar una solución en particular.
2. Cuenta con los costes “ocultos”
En esto, desgraciadamente, algunas herramientas para despachos en la nube no se diferencian demasiado de sus contrapartes instalables.
Muchas herramientas, continúan haciendo negocio con costes ocultos como puede ser el traspaso de datos, la asistencia técnica, la formación a los empleados del despacho o el mantenimiento del programa.
Nuestra recomendación es buscar una solución que sea transparente y te de toda la información desde el principio para que puedas tomar la mejor decisión..
Por nuestra parte, en Anfix todos los gastos de migración, soporte y formación son gratuitos para todos nuestros clientes. Por eso siempre decimos que no hacemos negocio con tus problemas.
3. Prepárate para el futuro
Por último, pero no por ello menos importante. Digitalizar un despacho profesional es un proceso que puede suponer cambios para toda la estructura del despacho. Por eso es importante hacerlo bien una vez, a poder ser a la primera.
Es imprescindible contar con una solución que crezca contigo y que esté preparada para adaptarse a cualquier cambio normativo o tecnológico que pueda surgir en los próximos años.
En Anfix somos pioneros en la contabilidad en la nube y tenemos más de 10 años de experiencia en estar a la vanguardia de la gestión de empresas.
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