¿Quieres abrir tu propia gestoría? Todo lo que necesitas saber

Montar una gestoría es, a día de hoy, uno de los negocios con mayor proyección. La creciente complejidad administrativa y fiscal a la que se enfrentan empresas y particulares hace que estos servicios resulten prácticamente imprescindibles.

Sin embargo, abrir una gestoría exige más que alquilar un local y captar clientes: requiere formación específica, planificación detallada y el cumplimiento de diversos requisitos legales.

En este artículo se exponen los pasos que se deben seguir para montar una gestoría exitosa, los requisitos necesarios, las opciones disponibles y los errores más comunes que conviene evitar.

¿Qué es una gestoría y en qué se diferencia de una asesoría o consultoría?

Es fundamental aclarar conceptos antes de empezar. Se detecta a menudo que muchos emprendedores confunden estos términos, lo que puede llevar a decisiones erróneas al iniciar el negocio.

• Gestoría: se centra en la realización de trámites administrativos ante organismos públicos en nombre de los clientes. El gestor administrativo colegiado posee capacidad legal para representar a sus representados ante la Administración (Hacienda, Seguridad Social, Registro Mercantil, Tráfico, Extranjería, etc.).
• Asesoría: ofrece orientación y consejo en áreas específicas — fiscal, contable, laboral, jurídica — aunque no siempre ejecuta los trámites.
• Consultoría: realiza análisis y mejora de procesos empresariales, aportando soluciones estratégicas o ayudando a implementar cambios organizativos.

En la práctica, gran parte de los despachos combinan servicios de gestoría y asesoría para responder a la demanda del mercado.

Requisitos formativos y legales para abrir una gestoría

Formación necesaria

Para ejercer oficialmente como gestor administrativo colegiado se requiere:

1. Titulación universitaria oficial de Grado, Licenciatura o equivalente (Derecho, ADE, Económicas, Relaciones Laborales, Ingeniería, etc.).
2. Superar el examen oficial convocado por el Ministerio de Política Territorial, que evalúa conocimientos de derecho constitucional, administrativo, civil, mercantil, laboral, fiscal y financiero.

Si no se desea la condición de gestor administrativo colegiado, es posible ofrecer servicios de asesoramiento fiscal, contable o laboral con la titulación adecuada, pero sin la denominación oficial ni la capacidad de representación ante determinadas Administraciones.

Requisitos legales

1. Colegiación: inscripción obligatoria en el Colegio Oficial de Gestores Administrativos correspondiente. La cuota de alta ronda 1.500 € y las cuotas mensuales, unos 100 €.
2. Alta en Hacienda: declaración en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) (epígrafe 841 “Servicios jurídicos”) y elección del régimen fiscal (autónomo o sociedad).
3. Alta en la Seguridad Social: como autónomo o en el régimen general si se constituye una sociedad y se suscribe un contrato de trabajo.
4. Licencias municipales: de apertura y/o actividad, según el ayuntamiento correspondiente.
5. Registro ante la Agencia Española de Protección de Datos: obligatorio al tratar información sensible de los clientes.
6. Seguro de responsabilidad civil: imperativo para gestores administrativos colegiados y muy recomendable para cualquier profesional del sector.

Elaboración del plan de negocio

El primer paso operativo para montar una gestoría consiste en elaborar un plan de negocio detallado que permita visualizar el proyecto, identificar riesgos y, en su caso, obtener financiación.

Análisis de mercado

Conviene estudiar la competencia local: número de gestorías existentes, servicios ofrecidos y tarifas aproximadas. Identificar nichos no cubiertos (p. ej., autónomos del sector creativo, startups tecnológicas o e-commerce) facilita la diferenciación. También es útil analizar datos demográficos y económicos de la zona para estimar la demanda potencial.

Definición de servicios

Un catálogo inicial suele incluir:

• Gestión fiscal (IVA, IRPF, Impuesto sobre Sociedades).
• Gestión contable (libros oficiales, cuentas anuales).
• Gestión laboral (nóminas, seguros sociales, contratos, altas/bajas).
• Trámites administrativos (licencias, permisos, representación ante organismos).
• Constitución de empresas y otros servicios societarios.

Con el tiempo, se recomienda añadir servicios de protección de datos, consultoría digital o planificación fiscal avanzada, conforme a la evolución de la demanda.

Estructura y recursos necesarios

• Local: un despacho de unos 50 m² en zona accesible, con alquiler aproximado de 600 € mensuales.
• Equipamiento: mobiliario, equipos informáticos, impresora/escáner profesional, centralita telefónica (inversión estimada: 8.000 €).
• Software especializado: programas de gestión contable, fiscal y laboral (coste aproximado: 2.500 € anuales).
• Personal: se puede iniciar con apoyo administrativo a tiempo parcial y ampliar plantilla a medida que crezca la cartera de clientes.

Plan de marketing

• Presencia online: página web profesional, perfiles en redes sociales y posicionamiento SEO local.
• Networking: participación en asociaciones empresariales y eventos locales.
• Acuerdos con profesionales complementarios: abogados, agentes inmobiliarios u otros consultores.
• Jornadas informativas gratuitas: seminarios o webinars sobre novedades fiscales y administrativas.

Viabilidad económica

La inversión inicial para una gestoría de tamaño medio oscila entre 15.000 € y 30.000 €, dependiendo de ubicación y equipamiento. El punto de equilibrio suele alcanzarse entre el noveno y el duodécimo mes, siempre que las previsiones de ingresos sean prudentes y los gastos estén bien controlados.

Modelos de negocio: presencial, online o mixto

Gestoría presencial

Ventajas: confianza, visibilidad local y relación personal. Inconvenientes: restricción geográfica, mayores costes fijos y horarios limitados.

Gestoría online

Ventajas: mercado potencial ilimitado, menores costes estructurales, escalabilidad y flexibilidad horaria. Inconvenientes: necesidad de mayor inversión tecnológica, competencia más intensa y dificultad para transmitir confianza inicial.

Modelo mixto

El modelo híbrido, que combina oficina física y atención online, permite aprovechar las ventajas de ambos enfoques: retención de clientes tradicionales y captación de clientes de cualquier punto de España.

Trámites administrativos de puesta en marcha

Elección de la forma jurídica

• Autónomo: modalidad sencilla y económica, aunque con responsabilidad ilimitada.
• Sociedad Limitada (SL): mayor credibilidad y responsabilidad limitada, pero con costes de constitución (aprox. 3.000 €) y obligaciones formales adicionales.

Trámites de constitución (SL)

1. Certificación negativa de nombre en el Registro Mercantil Central.
2. Apertura de cuenta bancaria y depósito del capital social (mínimo 3.000 €).
3. Escritura de constitución ante notario.
4. Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (exento, pero con presentación obligatoria).
5. Inscripción en el Registro Mercantil.
6. Obtención del NIF definitivo.

Para la modalidad de autónomo basta con el alta censal (modelo 036/037) y la inscripción en el RETA.

Licencias y permisos

Cuando se dispone de local físico se requiere licencia de apertura/actividad, comunicación de apertura del centro de trabajo y, en su caso, registro autonómico específico.

Certificados digitales y autorizaciones

• Certificado digital de persona física o jurídica.
• Alta como colaborador social en la AEAT y demás sistemas telemáticos de la Administración.
• Autorizaciones de representación de cada cliente.

Estrategias de captación y fidelización de clientes

Captación

1. Ofrecer servicios iniciales a precio promocional (asesorías gratuitas, paquetes de inicio).
2. Especializarse en nichos concretos (autónomos creativos, e-commerce, startups…).
3. Generar contenido de valor (blog, newsletter, guías prácticas).
4. Establecer colaboraciones con profesionales afines.
5. Invertir en SEO local y campañas de publicidad digital en períodos clave (campaña de renta, cierres fiscales).

Fidelización

• Comunicación proactiva y regular con los clientes.
• Sistemas de alertas personalizados ante cambios normativos.
• Servicios de valor añadido: análisis financiero, planificación fiscal, informes periódicos.
• Revisiones preventivas anuales.
• Paquetes escalonados que crezcan con el cliente.

Tecnología y herramientas esenciales

Software de gestión integral

Módulos contable y fiscal permiten reducir errores y aumentar la eficiencia. El coste inicial suele amortizarse en el primer año gracias al ahorro en horas de trabajo.

Plataforma de intercambio documental

Un portal seguro donde los clientes suben documentación, firman electrónicamente y consultan su información mejora la experiencia y optimiza procesos.

Automatización de tareas repetitivas

• Conciliación bancaria automática.
• Escaneo inteligente de facturas con OCR.
• Recordatorios y alertas de plazos.
• Generación automática de informes periódicos.

Errores comunes y cómo evitarlos

1. No diferenciarse: evitar un posicionamiento generalista; conviene especializarse.
2. Infravalorar los servicios: competir únicamente por precio reduce márgenes y calidad.
3. No sistematizar procesos: la ausencia de protocolos genera ineficiencias y errores.
4. Descuidar la formación continua: la normativa cambia constantemente; es imprescindible actualizarse.
5. Crecer demasiado rápido: la expansión sin control eleva los costes fijos y pone en riesgo la viabilidad.

Tendencias de futuro

• Hiperespecialización sectorial (farmacias, influencers, e-commerce, etc.).
• Integración tecnológica (APIs, facturación electrónica y automatización contable).
• Servicios de alto valor añadido (planificación fiscal avanzada, análisis de datos).
• Nuevos perfiles profesionales con competencias tecnológicas y analíticas.

Conclusión: ¿merece la pena montar una gestoría en 2025?

Montar una gestoría continúa siendo una oportunidad de negocio, siempre que se adopte un enfoque digital, se defina un posicionamiento claro y se comprenda que el valor ya no reside únicamente en tramitar, sino en acompañar y asesorar de forma continua.

Las claves esenciales son:

• Elegir un modelo híbrido presencial-online.
• Especializarse en nichos concretos.
• Invertir en automatización y tecnología desde el inicio.
• Orientar la propuesta de valor al cliente recurrente.
• Contar con un equipo que combine visión fiscal, digital y comercial.

Con una planificación rigurosa y un enfoque centrado en el cliente, abrir una gestoría puede resultar tanto rentable como gratificante.

Recursos adicionales recomendados:

• Plantilla de plan de negocio
• Guía completa para hacer facturas
• Control de remesas bancarias