Cuando empieza el plazo para la declaración de impuestos se inicia una carrera a contra reloj para todas las asesorías. Hay mucho trabajo que hacer, poco tiempo y, además, sin desatender las labores del día a día. Es una época complicada donde la organización y la eficiencia son vitales para cumplir con los objetivos.
La gestión del propio cliente es una parte importante en el trabajo de un asesor, especialmente en época de impuestos. Éste querrá saber en qué estado está su declaración, cuál es el resultado, etc.
Más que nunca, el cliente demandará tu atención y debes cumplir con sus expectativas respondiendo en tiempo y forma a sus preguntas.
Pero, ¿cómo puedes optimizar esta comunicación?
Es importante encontrar una fórmula para que, durante la época de impuestos, tu cliente esté informando puntualmente de todo y sin que ello suponga para ti largas llamadas de teléfono o ser esclavo del correo electrónico. En definitiva, se trata ahorrar tiempo sin que ello afecte a la calidad de tu servicio.
¿Imposible?
Aunque es verdad que no puedes controlar cómo se sienten tus clientes, sí que está en tu mano hacerles sentir atendidos y seguros.
Para conseguirlo, por en práctica estas 4 estrategias.
Utiliza herramientas en la nube para organizarte y compartir información
El estado de ánimo es contagioso; por tanto, si tú estás tranquilo con el trabajo es probable que tú cliente también lo esté.
Para alcanzar este estado es importante tener todo bajo control y bien organizado. En este aspecto, resultan de gran utilidad las herramientas online que almacenan información en la nube y permiten compartir documentos con tus cliente de forma rápida y segura.
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Por ejemplo, con Anfix tu cliente podrá hacer sus facturas y digitalizar sus tickets de gastos mientras que tú podrás trabajar en la contabilidad e impuestos sin necesidad de requerirle ningún tipo de documentación. Ya tendrás, de por sí, disponibles de forma inmediata en todo momento.
Funciona también de forma inversa, todo lo que tú hagas estará visible para tu cliente por lo tanto este podrá saber, en todo momento, en qué estado están sus cuentas o sus impuestos.
El estado de ánimo es contagioso; por tanto, si tú estás tranquilo con el trabajo es probable que tú cliente también lo esté.
Este tipo de herramientas te permiten realizar tu trabajo de forma más rápida y comunicarte con el cliente de manera sencilla, poniendo a su disposición toda la información que necesita. Esto te ahorrará tiempo a ti y tu cliente sentirá que está al día de todo y en tiempo real.
En la época de impuestos te resultará especialmente útil ya que, con un par de clics, podrás generar los archivos de impuestos ya listos para presentar ante la Agencia Tributaria.
Aclara tus honorarios antes de comenzar la época de impuestos
Esto también es importante para que todos estéis más tranquilos; habiendo aclarado cuál será el importe de tus servicios ambos sabréis qué esperar cuando termine el trabajo. Es decir, el cliente sabrá cuánto tiene que pagar y tú la cantidad que vas a cobrar.
Como normal general, el mucho mejor que tengas esta conversación cuanto antes. Así te ahorrarás confusiones y problemas.
Los clientes, además, estarán a tiempo de decidir si prefieren contratar tus servicios o los de otro profesional. Además, de este modo, cuando termine el período de impuestos sólo tendrás que enviar la factura a tus clientes y tomarte un merecido descanso.
Mantén abiertos los canales de comunicación
Como decíamos, en esta época tus clientes reclamarán tu atención más que nunca. Necesitan saber qué está ocurriendo y sentir que están en contacto constante contigo. Esto puede ser un poco abrumador y requerirte, además, mucho tiempo.
Por lo tanto, es importante que mantengas abiertos los canales de comunicación habituales (email, teléfono…) y los gestiones de manera adecuada.
Intenta establecer un horario fijo para responder a los correos electrónicos. Por ejemplo: primera hora de la mañana, primera y última de la tarde. De este modo podrás concentrarte en otras tareas durante el resto del día y asegurarte de que no pasa mucho tiempo entre que respondes un email y otro.
Puedes gestionar, también, de este mismo modo las llamadas telefónicas agendando un tiempo determinado para cada una de ellas. Así evitarás que se alarguen y obligarás a tu cliente a ser mucho más directo.
También busca una alternativa a las reuniones en persona, estas últimas son las que probablemente te requieran más tiempo. Una idea es, por ejemplo, llevarlas a cabo a través de Skype u otros sistemas de videoconferencia. Será casi lo mismo pero te ahorrarás los desplazamientos y las típicas conversaciones de cortesía.
Considera, por último, la posibilidad de enviar correos automatizados con información o novedades sobre la declaración de impuestos. Hacer llegar a tus clientes este tipo de contenidos les mantendrá al día y sentirán que les aportas un valor añadido.
Asegúrate de que saben que estás ahí
Es tu oportunidad para convertirte en su asesor de confianza. Si consigues atravesar el período de impuestos con éxito, habrás reforzado tu relación con ese cliente y es probable que permanezca a tu lado más tiempo (y que incluso te recomiende a otras personas).
Comunicarse con ellos y aliviar sus miedos o dudas es muy útil; así como mantener contacto con ellos una vez hayáis presentado los impuestos. Haz fuerte ese vínculo enviándole, por ejemplo, información sobre cómo pueden aprovecharse de ciertos beneficios fiscales el año próximo. Sé proactivo y ayúdale a preparar un presupuesto anual o dale algún consejo financiero gratuitamente.
Cada cliente y cada período de impuestos es una oportunidad para que el próximo año aumente el negocio.
Además, con estas técnicas habrás conseguido manejar a tus cliente y cumplir con sus expectativas.
Con estas técnicas planificarás mejor tu trabajo y darás un buen servicio a tus clientes en un momento crítico del año.
