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Una oficina libre de papeles es posible. Cada vez más empresas, en los últimos años, apuestan por un modelo más sostenible en el que la información se digitaliza y se reduce al máximo el uso de papel.
Esta tendencia se expande también a nuestra vida cotidiana donde, por ejemplo, es posible consultar las facturas por Internet en lugar de recibirlas por correo ordinario. Incluso se ha inventado la firma electrónica.
Sin embargo, hay que ser realistas. Podemos reducir el consumo de papel en nuestras vidas y en nuestra empresa, pero no eliminarlo por completo.
Este nuevo sistema ofrece una mayor eficiencia para tu empresa. Los documentos digitales son más fáciles de almacenar, ocupan menos y es más sencillo dar con lo que uno busca.
En determinados sectores se pueden llegar a acumular montañas de papeles. Reducirlas, aunque sea a la mitad, tiene un gran número de ventajas:
Hoy en día ya no tiene sentido seguir utilizando papel.
Puedes convencerte y liderar el cambio o, por el contrario, con el tiempo, te vendrá impuesto por proveedores o clientes que han decidido digitalizarse.
La digitalización de una empresa no es, tampoco, tarea fácil. Quizás, durante todos estos años, hayas acumulado una gran cantidad de documentos que debes conservar.
Una vez que decidas dar el paso te enfrentarás a algunos retos:
Utiliza la comunicación para explicar con detenimiento todas las ventajas de este nuevo sistema y haz hincapié en cómo va a mejorar su día a día. Dales la oportunidad de expresar su opinión y acuerda con ellos cómo será el proceso de implementación.
Una vez superes los obstáculos, encuentra la estrategia adecuada para digitalizar tu empresa y librarte del papel de una vez por todas. Aquí van algunas sugerencias:
La digitalización de tu empresa traerá consigo más orden y eficiencia. Pero el trabajo, en realidad, no termina nunca. Llegarán papeles a tu mesa y deberás asegurarte de que ni tú ni nadie los conserva tal y como hacíais antiguamente.
Anima también a tus clientes y proveedores a realizar el mismo proceso y a enviaros toda la documentación por correo electrónico.
Recuerda que una empresa digitalizada tiene un gran número de ventajas y os hará ser mucho más competitivos; así que traza tu propio plan y abraza la era sin papel.
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