La importancia de la información para las asesorías

La información es un recurso clave para las asesorías, pero para que sea valiosa tiene que estar disponible y actualizada.

Las asesorías deben de conocer la utilización que se realiza de la información, y para ello hay que tener claro cuáles son los objetivos y prioridades de la asesoría así como su estructura. Después, conocer los recursos a nivel de información, su utilización, los resultados que proporcionan, el equipamiento disponible y cómo conocer la persona que posee la información. Tanto en las asesorías como en otras empresas donde se trabaja en base a conocimientos, es fundamental que todos los miembros de la organización conozcan y tengan disponible toda la información existente dentro de la misma. Para ello, el proceso a seguir debe ser el siguiente:

1. Hacer un inventario para identificar y categorizar toda la información que hay disponible dentro de la organización, de forma sistematizada. Así se puede obtener una visión global de todos los recursos informativos que hay disponibles.
2. Elaborar un mapa de la información y de los documentos existentes. Es decir representar de forma gráfica toda la información y documentación de la organización para conocer dónde están ubicados, quién es el responsable, funciones que desempeñan, nivel de integración con el resto elementos del mapa, cómo y por quién se utilizan, etc.
3. Analizar las necesidades de información por cada empleado en base a sus responsabilidades y objetivos.

El proceso anterior es fundamental puesto que hoy en día con los avances tecnológicos e informáticos muchas veces las asesorías y otras empresas basadas en gestionar la información, caen en el error de pensar que cuanto mejores sistemas y equipos informáticos hay disponibles en la organización, mayor será su productividad. La clave para obtener una mayor productividad y, por lo tanto, una mayor satisfacción del cliente, no es la tecnología sino el uso de la información.

Una mayor inversión en tecnología no supone que la empresa obtenga mejores resultados. Es cierto, no es habitual que las asesorías u otras empresas basadas en la información contraten a expertos en gestionar archivos y documentación. El uso de este tipo de expertos tiene como objetivo:

• Conocer las necesidades de información de los departamentos y puestos clave de la empresa.
• Identificar la documentación que genera la propia organización de forma interna.
• Conocer cuáles son las fuentes externas principales para obtener información.
• Identificar los circuitos por los que fluye la información y documentación.

El uso de expertos que centralizan la gestión de la información permite que exista un único responsable, en vez de dividir esa función entre todos los miembros de la asesoría, mejorando el acceso y aprovechamiento de la información disponible.