Modelo de recibo de pago: cómo hacerlo bien y qué debe incluir sí o sí

¿Alguna vez te han pedido un recibo de pago y no sabías muy bien por dónde empezar? Tranquilo, no eres el único. Aunque parezca algo simple, lo cierto es que este tipo de documento tiene más importancia de la que a veces le damos y conviene conocerlo a fondo para evitar errores y malentendidos.

Un buen recibo no solo aporta claridad en las relaciones económicas, sino que también puede servir como una herramienta legal fundamental en caso de reclamaciones.

Así que, si estás buscando un modelo de recibo de pago, pero sobre todo quieres entender para qué sirve, cómo debe hacerse, qué elementos incluir y en qué situaciones puede resultarte útil, quédate por aquí. Vamos a desgranarlo todo, con ejemplos prácticos y lenguaje claro.

¿Qué es exactamente un recibo de pago?

Un recibo de pago es un documento que acredita que una persona ha pagado una cantidad determinada de dinero por un bien o un servicio. A diferencia de una factura, que detalla lo que se debe pagar, el recibo certifica que ese pago ya se ha realizado.

Dicho de otro modo: si la factura es la promesa de que vas a pagar, el recibo es la prueba de que has cumplido esa promesa.

Por ejemplo, imagina que alquilas una plaza de garaje y le das al propietario 100 euros al mes. El propietario, al recibir ese dinero, debería entregarte un recibo que indique que has pagado. Esto te servirá si en algún momento necesitas justificar que estás al día con los pagos o si surge algún conflicto.

¿Para qué sirve un recibo de pago?

Aunque muchas veces se ve como un simple trámite, el recibo tiene varias funciones importantes:

• Aporta seguridad jurídica: demuestra que el pago se ha realizado, algo clave si surge una disputa.
• Facilita la contabilidad: tanto para quien paga como para quien cobra, ya que deja constancia escrita de la operación.
• Sirve como justificante: en algunos trámites administrativos o fiscales, pueden pedirte este tipo de documento como prueba.

Además, un recibo de pago también puede ser una herramienta útil en contextos informales donde no se emiten facturas como pagos entre particulares, compraventa de segunda mano, clases particulares, alquileres no empresariales, etc.

¿Quién debe emitir el recibo?

El recibo de pago siempre debe ser emitido por quien recibe el dinero, no por quien lo entrega. Es decir, si tú cobras por un servicio o vendes algo, eres tú quien debe entregar el recibo.

Esto es importante porque el contenido del documento tiene valor legal, y es tu responsabilidad como receptor del pago dejar constancia adecuada de esa transacción.

Ahora bien, en muchos casos el recibo puede estar ya predefinido y bastará con rellenarlo, firmarlo y entregarlo. Pero otras veces tendrás que redactarlo tú mismo desde cero. Por eso es tan útil tener a mano un modelo de recibo de pago bien estructurado.

¿Qué debe incluir un recibo de pago?

Aquí es donde más errores suelen cometerse. Un recibo debe contener una serie de elementos básicos para que realmente sea válido y útil. Vamos a verlos uno por uno:

Datos del emisor

Es decir, la persona o entidad que recibe el dinero. Aquí se deben incluir:

• Nombre completo o razón social
• DNI o CIF
• Dirección completa
• Teléfono o correo (opcional, pero recomendable)

Datos del pagador

También es importante identificar a la persona que ha pagado. Incluye:

• Nombre completo
• DNI
• Dirección (opcional)

Fecha de emisión

Debe figurar la fecha exacta en la que se realiza el pago. Este detalle puede parecer menor, pero es esencial para tener una línea temporal clara de los cobros.

Concepto del pago

Aquí hay que indicar de forma clara el motivo del pago. Por ejemplo:

“Recibí de D. Juan Pérez la cantidad de 150 euros en concepto de clases particulares de inglés correspondientes al mes de abril de 2025.”

Es muy importante que el concepto sea preciso y evite ambigüedades. No vale con poner solo “por servicios prestados”.

Importe recibido

Debes incluir:

• La cantidad numérica (por ejemplo, 150 €)
• Y entre paréntesis, su expresión en letras (ciento cincuenta euros)

Medio de pago

Aunque no es obligatorio, se recomienda indicar si el pago fue en efectivo, por transferencia, con tarjeta, bizum, etc. Esto añade más claridad.

Firma y sello (si aplica)

El recibo debe ir firmado por la persona que lo emite. Si es una empresa o autónomo, puede llevar también el sello.

Modelo de recibo de pago: ejemplo práctico

RECIBO DE PAGO

Yo, Luis Gómez Pérez, con DNI 12345678A y domicilio en Calle Ficticia, 22, 28000, Madrid, declaro haber recibido de Ana Ruiz Martínez, con DNI 87654321B, la cantidad de doscientos euros (200 €) en fecha 28 de marzo de 2025, en concepto de pago correspondiente a la reparación de caldera realizada el día 25 de marzo de 2025.

El pago se ha realizado en efectivo.

Y para que conste, firmo el presente recibo.

Firma: ________________________

¿Recibo o factura? ¿Cuál debo usar?

Esta es una duda frecuente. Y la respuesta depende del tipo de operación:

• Si eres autónomo o empresa, lo normal es emitir una factura. La factura es obligatoria y cumple funciones fiscales, como el desglose de IVA o IRPF.
• El recibo puede acompañar a una factura como prueba de que ya ha sido pagada, pero no la sustituye.
• En cambio, si se trata de un particular que recibe un pago puntual, entonces un recibo es suficiente.

¿Puedo usar plantillas ya hechas?

Sí, y de hecho es muy recomendable. Hoy en día puedes encontrar plantillas de recibos de pago en Word, Excel o incluso en PDF editable. Algunos programas de facturación o contabilidad también te permiten generar recibos automáticamente.

¿El recibo tiene validez legal?

Totalmente. Un recibo es un documento con validez legal que puede presentarse ante un juzgado si hay una disputa. De ahí la importancia de que esté bien redactado, con todos los datos necesarios y, preferiblemente, firmado por ambas partes (aunque no es obligatorio que el pagador firme, puede reforzar su validez).

¿Hay que guardar los recibos?

Absolutamente. Tanto si eres quien paga como si eres quien cobra, guarda siempre los recibos. Hoy en día puedes digitalizarlos para tenerlos bien organizados en tu ordenador o nube, pero nunca está de más conservar también una copia impresa si el pago es importante.

Casos reales donde un recibo puede salvarte

Alquiler entre particulares: María alquila una habitación y su inquilino le paga en mano. Para evitar malentendidos, cada mes le entrega un recibo firmado con el importe, la fecha y el concepto. Si algún día hay una discusión por impago, María puede demostrar lo que se ha cobrado y cuándo.

Venta de un electrodoméstico usado: Pedro vende su nevera de segunda mano a través de una web. El comprador le pide un recibo como garantía de que la transacción se ha hecho. Si al mes siguiente la nevera se estropea, ese recibo puede ser la base para discutir una devolución o una compensación.

¿Se pueden enviar recibos por email o WhatsApp?

Sí. Aunque lo ideal es entregar el recibo en mano, puedes enviarlo por medios digitales sin problema. Lo importante es que el documento esté bien redactado, firmado (si es posible escaneado o con firma electrónica) y que quede constancia de su envío.

Datos interesantes sobre los recibos de pago

• Más del 70% de los autónomos gestionan sus pagos con herramientas digitales: buscan una gestión más ágil y segura.
• Un 43% de los particulares que alquilan viviendas no utilizan recibos formales: lo que puede derivar en conflictos legales o fiscales.
• El 65% de las reclamaciones por impago entre particulares no pueden resolverse por falta de documentación: gran parte de los litigios fracasan por no contar con pruebas.
• Más del 80% de los usuarios que realizan compraventas de segunda mano no solicitan recibos: lo que implica riesgos legales y de garantía.
• Los recibos digitales han crecido un 120% en los últimos cinco años: cada vez es más habitual enviarlos en PDF o por WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿Cómo redactar un recibo de pago?

Incluye los datos del emisor y del receptor, la fecha, el importe (tanto en números como en letras), el concepto del pago, el medio utilizado y la firma de quien recibe el dinero.

¿Cómo se debe hacer un recibo de pago?

Utiliza un formato sencillo, pero completo. Lo ideal es un documento en papel o digital con todos los elementos básicos. Puedes hacerlo en Word, Excel o con alguna herramienta online.

¿Cómo se elabora un recibo simple?

Incluye solo lo esencial: nombre de quien recibe el dinero, nombre de quien lo paga, importe, concepto y fecha. Debe estar firmado para que tenga validez.

¿Cómo hacer un recibo en Word?

Parte de una hoja en blanco o una plantilla. Inserta los datos necesarios en un formato ordenado. Guarda el archivo en PDF si lo vas a enviar digitalmente.

¿Cómo editar un recibo en Word?

Abre el archivo, modifica los datos que necesites y guarda los cambios. Revisa bien antes de enviar o imprimir.

¿Cómo hacer un recibo escrito a mano?

Debe seguir el mismo esquema que uno digital: identifica a las partes, indica importe, concepto, fecha y firma. Usa letra legible y redacta con claridad.

¿Un recibo de pago sustituye a una factura?

No. Si estás obligado a emitir factura, el recibo no la reemplaza. Solo puede complementar como comprobante de pago.

¿Puedo usar un recibo para justificar un pago ante Hacienda?

Depende. Si eres particular, puede servir. Si eres autónomo o empresa, necesitas facturas. Conserva ambos documentos para respaldo.

¿Es válido un recibo enviado por WhatsApp o correo electrónico?

Sí, siempre que contenga los datos necesarios y se pueda identificar claramente al emisor.

¿Cuánto tiempo debo guardar un recibo?

Al menos de cuatro a seis años, especialmente si tiene implicaciones fiscales o legales.