A veces las empresas no valoran la importancia que tiene solicitar el NIF definitivo y funcionan con el provisional más tiempo del que debieran. Solicitar el Número de Identificación Fiscal es el primer paso que una empresa debe dar una vez firmada la escritura de constitución ante notario.
Se debe incluir el NIF en cualquier documento que tenga relación con la actividad económica, al igual que una persona física se identifica con su número del carnét de identidad.
Se debe solicitar el NIF dentro del mes siguiente a la fecha de constitución. Para ello hay que presentar el modelo censal 036 en la Agencia Tributaria. Ese NIF será provisional mientras la entidad se inscriba en el Registro Mercantil y aporte copia de inscripción en Hacienda. Mientras la sociedad funciona con el provisional, junto al número aparecerá el término “en constitución”.
La inscripción de la sociedad en el Registro es lo que le confiere la personalidad jurídica. Es decir, a partir de la inscripción, la sociedad pasa a considerarse una entidad separada de los socios que responde por sí misma de los actos y reclamaciones que puedan surgir en la actividad mercantil. Mientras no se inscriba, son los socios los que responden, a pesar de estar firmada la constitución en el notario.
Mientras se funciona con el NIF provisional, los clientes y proveedores están informados de que la sociedad no se encuentra inscrita todavía en el registro correspondiente. Hasta que esto ocurra, la entidad se asimila a una sociedad civil. Por ello suele exigirse la presentación del NIF definitivo una vez obtenido para que las operaciones comerciales adquieran validez.
La entidad deberá solicitar el NIF definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción en el Registro. Transcurrido este plazo la Agencia Tributaria podrá enviar un requerimiento a la empresa. Si no se atiende, Hacienda podrá revocar el NIF provisonal, que quedará sin validez.
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