Cuando el trabajo te desborda, has de ponerle remedio con rapidez. No sólo por tu bienestar personal, sino también por la calidad de tu servicio. Cuando tenemos muchas cosas que hacer tendemos a dedicar menos tiempo a cada una de ellas y eso, al final, se nota.
Aunque creas que es imposible devolver el orden a tu vida y terminar con esa lista de tareas que crece por momentos, no es verdad. Puedes ser más productivo y eficiente si te organizas mejor en el día a día. Primero has de identificar tus habilidades como asesor y luego aplicar diferentes sistemas que te ayudarán a mejorar tu rendimiento.
Verás que, poco a poco, eres capaz de priorizar y sacar más trabajo adelante en menos tiempo. Eso te permitirá llevar un ritmo más relajado y poder dedicar más atención a las cosas que realmente importan: tus clientes, por ejemplo.
Si eres un asesor desbordado, presta atención a estos consejos para ser más productivo.
Analiza tu tiempo
Como decíamos antes, para entender por qué no eres más productivo debes empezar por analizar en qué inviertes tu tiempo. Hazte las siguientes preguntas:
- ¿En qué momento del día eres más productivo?
- ¿Cuándo te sueles distraer más?
- ¿Cuánto tiempo pasas respondiendo emails?
- ¿Cuánto dedicas a hacer entregas de informes, etc.?
Quizás tengas una idea aproximada, pero seguro que no puedes responder con exactitud en minutos y segundos. Para averiguarlo empieza a utilizar una herramienta que te permita imputar tiempo a cada tarea que realizas durante el día.
Quickbooks, por ejemplo, te servirá para llevar un control diario de productividad. Sólo tienes que introducir tareas y tiempos. Si lo prefieres, también puedes optar por la opción más tradicional de papel y lápiz; sin embargo, una herramienta te dará información más detallada e informes semanales donde poder extraer información muy valiosa.
En cualquier caso, utilices un sistema u otro, es importante que seas capaz de analizar los datos recopilados e identificar distracciones y puntos de mejora. Solo así podrás poner solución a tu problema de productividad.
Sé proactivo
Con los datos en la mano y habiendo identificado las posibilidades de mejora, sé proactivo y ponle solución. Si inviertes mucho tiempo en reuniones o enviando emails, cámbialo. Está en tu mano.
Uno de los problemas más habituales de un asesor es su bandeja de emails: son muchos y hay que responder con cierta agilidad para dar un buen servicio. Un truco para reducir el tiempo que inviertes revisando el correo:
- Date de baja de newsletters que no lees. Aunque no abras el email, dedicas tiempo a leer el asunto y a borrarlo. Clean.email es una herramienta que te permitirá darte de baja de todas aquellas suscripciones que ya no te interesen. Te genera un lista con todas y seleccionas aquellas que quieras desechar. ¡Así de fácil!
Prioriza
Cuando todo es importante en tu lista de tareas, nada es importante.
La palabra en sí misma, pierde el sentido. Por eso, saber priorizar es clave para sacar el trabajo adelante y llegar a tiempo en las entregas.
Debes saber crear una lista de tareas que se rija por prioridades; no por el orden de llegada o el azar. De lo contrario, siempre te irás a casa con la sensación de no haber avanzado o de tener cosas “importantes” pendientes para el día siguiente.
Te recomendamos que utilices la regla del 1 – 3 – 5. Funciona de la siguiente manera: teóricamente, cada día serás capaz de hacer una tarea grande (en términos de tiempo), tres medianas y cinco pequeñas. De este modo, al empezar la jornada deberás elegir nueve tareas de tu lista y organizarlas según la prioridad y el tiempo que te van a requerir.
Si a lo largo del día surge algún imprevisto determina su nivel de prioridad y añádelo a la lista (en un hueco que haya quedado libre o dejando para el día siguiente otra tarea que hubieras seleccionado anteriormente).
Esforzándote por seguir este método te irás a casa satisfecho sabiendo que has cumplido con tus objetivos y que has sido productivo.
Como ves, el secreto para dejar de ser un asesor desbordado está en cambiar lo que no funciona y ser proactivo. Dedica tiempo a revisar tus rutinas de trabajo y a mejorar cada día.
