
Aunque no es lo habitual, a veces ocurre que un cliente no paga sus facturas pendientes.
Lo más importante, en estos casos, es llevar un control exhaustivo para poder identificarlo antes de que pase mucho tiempo.
Una vez comprobamos que el cliente se está retrasando en el pago, debemos proceder a su reclamación.
¿Cómo?
Te lo explicamos en detalle.
A la hora de gestionar las facturas de una empresa es fundamental que llevar un control exhaustivo de las mismas:
Los softwares de facturación de hoy en día, como Anfix, te permiten realizar esta tarea de manera sencilla y, de un vistazo, ver en qué estado se encuentran tus facturas emitidas.
Podrás considerar una factura como impagada cuando el cliente excede el plazo de pago acordado previamente.
Es importante que con todos tus clientes negocies plazos. En algunos casos el pago puede ser inmediato y en otros 30 o incluso 60 días (como máximo según la ley).
Con esto claro, cada vez que emites una factura deberás indicar la fecha de vencimiento exacta.
No esperes a que llegue ese día para reclamarla. Envía a tu cliente recordatorios por email para evitar problemas.
Y si no responde… aquí tienes algunas ideas para “perseguir” facturas impagadas.
Si después de enviar recordatorios llega el día de el pago y el ingreso no está en tu cuenta, es el momento de mandar un nuevo email a tu cliente.
En este deberás recordarle, amablemente, que la fecha a vencido y que debe de abonar la factura en el plazo acordado.
Adjunta el documento de nuevo y espera pacientemente.
Si se trata de un cliente que acumula varias facturas impagadas, envíale un resumen del estado de todas sus facturas: cuánto debe y cuándo debería haberlas abonado.
Es una forma de hacer presión y, al mismo tiempo, facilitarle el pago de la deuda proporcionándole la información que necesita.
Si los emails no han dado resultado y tu cliente es está haciendo el esquivo, descuelga el teléfono y llámale. En esta interacción puedes adoptar un tono más serio y pedir explicaciones.
Si te has encontrado varias veces con este problema, quizás deberías incluir en tus facturas un recargo adicional en caso de retraso en el pago. De esta forma, harás que tus clientes sean mucho más puntuales.
Del mismo modo, es justo ofrecer un pequeño descuento en caso de que abonen la factura en un período más corto del acordado.
Con Anfix tendrás siempre una visión exacta de tu tesorería y del estado de tus facturas. Además, sabrás cuándo tu cliente ha recibido y abierto un presupuesto o factura y así podrás anticiparte a cualquier problema.
Del mismo modo, tendrás la posibilidad automatizar el envío de emails con recordatorios o para reclamar el pago de una factura pendiente.
Te resultará mucho más fácil llevar el control y te permitirá cobrar antes.
Si después de la “persecución” tu cliente te transmite que no puede o no quiere hacer frente al pago de la deuda, tienes tres opciones:
Puede que tu cliente no te haya pagado por un problema de liquidez. Si es ese el caso, negocia con él un sistema de pagos. De este modo, aunque tarde, cobrarás tu dinero.
Si es un cliente recurrente, siempre tienes la opción de dejar de ofrecerle tus servicios hasta que resuelva la deuda.
Este es el último paso antes de agotar la vía amistosa: enviar una carta de aviso por burofax.
En este caso, lo que has de hacer es enviarle una notificación para alertarle de que, antes el impago de la factura (señalando el retraso acumulado), vas a proceder a emprender acciones legales.
Al enviar un burofax te aseguras de que tu cliente moroso lo recibe y puedes utilizarlo como prueba de aviso en un proceso legal.
En este punto existen empresas que pueden ayudarte a cobrar tus deudas. Es muy importante que cuentes con empresas que cumplan una serie de buenas prácticas y que sopeses si la cantidad a recibir compensará los costes en los que incurrirás.
Todo este proceso ha de tener, también, un reflejo en tu contabilidad. El primer paso es añadir en la cuenta 436 “Clientes de dudoso cobro” la factura pendiente. Para ello deben cumplirse algunos de estos requisitos:
En el caso de que la deuda no se cobre nunca, deberás señalarlo entonces en la cuenta 650 como “Pérdida de créditos comerciales incobrables”.
De este modo, no tendrás que pagar el IVA correspondiente a esa factura.
Como ves, es importante llevar un control exhaustivo del estado de tus facturas para evitar problemas o atajarlos de la mejor manera posible. Anfix te ayuda en esta tarea, así que pruébalo gratis 15 días.