Todo autónomo, una vez se da de alta, debe disponer de un libro de visitas en su lugar de trabajo. En caso de tener varios centros de trabajo, deberá tener un libro en cada uno de ellos. Si no dispone de local, tendrá que tenerlo en su domicilio, pues en la comunicación de alta a la Seguridad Social siempre ha de consignarse una dirección. Esto es válido tanto para personas físicas (autónomos o profesionales) o jurídicas (entidades).
El libro de visitas es el soporte en que los inspectores de la Seguridad Social extienden sus diligencias cuando realizan una inspección. Cuando un inspector se persona en un negocio siempre pide el libro para anotar sus conclusiones. Si es el empresario quien comparece en las dependencias de la administración también debe llevarlo con el mismo fin. Los libros tienen las hojas duplicadas y autocopiativas, para que el inspector pueda llevarse una de ellas y otra quede en la empresa.
En ese libro se anotan también las actuaciones comprobatorias en materia de prevención de riesgos laborales. El libro de visitas es obligatorio para todas las empresas, independientemente del régimen de la Seguridad Social aplicable o de si tienen o no trabajadores.
Los libros de visitas pueden adquirirse en las librerías y papelerías. Una vez adquirido, hay que diligenciarlo. Para ello habrá llevarlo ante el Jefe de Inspección de la provincia en la que radique el centro de trabajo, cubriendo previamente en la primera página los datos de la empresa. Una vez se agoten las páginas, tendremos que conservarlo durante 5 años, como el resto de la documentación de la empresa.
Las empresas podrán solicitar la sustitución del libro de visitas en papel por el alta en la aplicación informática del Libro de Visitas Electrónico. Esta solicitud se presentará ante la Inspección Provincial correspondiente al domicilio de la empresa.
Para obtener la autorización a utilizar el libro electrónico, las empresas y trabajadores autónomos deberán garantizar que cada centro de trabajo en el que se sustituya el libro convencional cuenta con al menos un ordenador personal con dispositivo de lector de tarjetas inteligentes y con acceso habilitado, a través de internet, a la Aplicación del LVE.
