5 ventajas de la tecnología en la nube para las asesorías y gestorías

La tecnología en la nube es un sistema cada vez más importante en la transformación digital que están viviendo las empresas.

Esta permite que los empleados, estén donde estén, puedan acceder de forma sencilla a través de Internet a información, recursos, documentos, software, etc. Esto, sin duda, revoluciona la forma de trabajo tradicional ofreciendo a las empresas la posibilidad de ser más eficientes, rentables y estar más conectadas.

Sin embargo, en España parece que no termina de calar ya que sólo un 18% de las empresas se encuentran conectadas a la nube según datos de la Oficina Europea de Estadísticas (Eurostat). La media europea se encuentra en el 21% con países a la cabeza como Finlandia con un 57%, Suecia con un 48% y Dinamarca con un 42%. En otros como Grecia o Letonia su uso se reduce a menos del 10% de las compañías.

Según el análisis del Eurostat, el 51% de las compañías que sí utilizan la tecnología en la nube la emplean para gestionar mejor a sus clientes o para utilizar softwares financieros y contables.

Pero tiene muchos más usos y más ventajas; sobre todo para asesorías y gestorías. Te explicamos con detalle cuáles son.

Ubicuidad

Internet está en todas partes y es lo único que necesitas, junto con un dispositivo, para hacer uso de la tecnología en la nube. Además, la velocidad y la conectividad a Internet ha avanzado muchísimo poniendo al alcance de nuestra mano, literalmente, casi cualquier cosa que esté en la nube: documentos, series, imágenes…

Esto favorece el teletrabajo y el crear equipos en casi cualquier parte del mundo. Si todo está en Internet, no hace falta estar en una oficina consultando archivos o revisando información. Ya es posible trabajar desde cualquier lugar aprovechando más el tiempo y optimizando recursos.

Además, la nube trabaja en tiempo real. Es decir, cada documento que se modifica se actualiza al instante para que otra persona lo pueda ver al mismo tiempo. Esto simplifica enormemente el trabajo y la comunicación de un equipo deslocalizado o con los clientes.

Mayor productividad

La tecnología en la nube está diseñada para favorecer el intercambio de información, conectar a equipos, reducir tiempos… En definitiva, para hacer que las personas sean mucho más productivas en su día a día.

Y es que la nube no es sólo un sistema de almacenamiento; ha servido como base para crear muchos programas que simplifican tareas del día a día en una empresa. Algunos ejemplos:

• Programas contabilidad online: estos permiten conectar las cuentas bancarias de los clientes al software de contabilidad por lo que el gestor puede hacer la conciliación bancaria de manera automática. De esta forma se ahorra una gran cantidad de tiempo.
• CRM (Customer Resource Management): los sistemas de CRM son herramientas que facilitan la comunicación y el seguimiento con los clientes de una persona u organización. Esto no sólo simplifica la tarea, sino que además se incrementan las posibilidad de generar negocio y se da un mejor servicio a los clientes.
• Programas de gestión de equipos: para mejorar la productividad es necesario que los equipos estén coordinados y tengan claras sus tareas y los objetivos. Los programas de gestión de equipos permiten, a través de Internet, llevar un control de las responsabilidades de cada miembro, el estado, los tiempos de entrega, etc. Se consigue un mayor aprovechamiento de los recursos humanos y, por tanto, una mejora en los beneficios de la empresa.
• Programas de gastos: la gestión de los gastos de dietas, desplazamientos, etc. de empleados suele requerir mucho tiempo. Sin embargo, los programas de control de gastos permiten que el empleado suba a través de una app sus gastos haciendo solo una foto. Esto simplifica las comprobaciones y reduce el gasto de papel.

Mejor servicio al cliente

La tecnología en la nube nos permite estar conectados con nuestros clientes en tiempo real, facilitando la comunicación y reduciendo el número de reuniones en persona.

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Además, en el caso de gestorías y asesorías, el uso de programas de contabilidad online hacen que el cliente pueda crear sus facturas a través de ellos y que estas queden ahí registradas para la posterior revisión del asesor. Las ventajas:

• El cliente estará feliz porque la facturación será mucho más sencilla con el uso del programa.
• El asesor no tendrá que pedirle todos los meses la documentación necesaria. La tendrá disponible en cualquier momento.
• El asesor reduce el tiempo dedicado a cuestiones mecánicas como picar datos, etc.
• Al tener más tiempo, puede dedicar más horas a darle una mejor atención al cliente asesorándole sobre cómo hacer crecer su negocio.

Más rentabilidad

¿Cómo puede hacer la tecnología que tu negocio sea más rentable? Por dos motivos que están muy relacionados:

1. Las herramientas que funcionan en la nube suelen ser baratas y no requieren de una gran infraestructura, más allá de un ordenador e Internet (cosas que seguramente ya tendréis). Por tanto, no tendrás que hacer una gran inversión de dinero para introducirla en tu empresa.
2. Al ganar en productividad, el tiempo dedicado a cada cliente se reduce por lo que tendréis capacidad para aceptar nuevos clientes utilizando los mismos recursos. De este modo, veréis como aumenta notablemente vuestra rentabilidad a final de año.

Más seguridad

Muchas personas creen que la información que almacenan en Internet está menos segura que aquella que guardan en su ordenador o físicamente en un cajón. Creen que en muy fácil de hackear y que en cualquier momento puede desaparecer sin dejar rastro. Sin embargo, esto no es así. El software en la nube es más seguro que  el software de escritorio.

En primer lugar, aquella información física guardada en un cajón puede perderse, estropearse, etc. y, si no hay copias, desaparecer para siempre. Es muy difícil de proteger.

Ocurre lo mismo con todas las carpetas que guardamos en un ordenador. Aunque tengamos un anti-virus, si es que lo tenemos, no estará lo suficientemente protegido a un ataque de alto nivel. Por tanto, también corre cierto riesgo.

Sin embargo, todos los sistemas que utilizan la tecnología en la nube garantizan la seguridad de la información mediante encriptados, firewalls y todo tipo de programas altamente sofisticados para que sea imposible acceder a ella. Además, detrás de todas las compañías que desarrollan este tipo de servicios están informáticos especializados en el bloqueo de ataques informáticos.

Tu información estará más segura que nunca en la nube; porque además, se hacen copias de seguridad para que estés tranquilo sabiendo que no perderás nada.

Con todo esto, ya puedes valorar si quieres sumarte a la transformación digital y empezar a utilizar programas en la nube dentro de tu empresa. Conoces la ventajas, ahora sólo tienes que probarlas tú mismo.