El mundo ha cambiado y las necesidades de los negocios también. Las nuevas tecnologías han impulsado una importante transformación del entorno y la contabilidad debe evolucionar al mismo ritmo.
¿Cuál será el camino que tome a partir de ahora?
Las voces expertas del sector están de acuerdo: la solución es la Contabilidad Colaborativa. Información en tiempo real, colaboración y automatización de los procesos son los pilares de este nuevo modelo de contabilidad.
A continuación explicamos cómo surge este concepto y en qué consiste.
¿Qué es la Contabilidad Colaborativa?
La Contabilidad Colaborativa es un nuevo modelo de gestión contable que se se caracteriza por permitir la interacción inmediata entre todos los intervinientes en el proceso contable. Surge como evolución necesaria para cumplir con las nuevas necesidades y exigencias de las empresas, que precisan de una gestión cada vez más digitalizada.
Destacada por tres aspectos:
- Conexión directa y en tiempo real
- Información integrada, actualizada y de acceso inmediato
- Automatización de tareas contables
Este nuevo modelo es posible gracias a los avances tecnológicos basados en cloud computing, Inteligencia Artificial (IA) o big data. Estos avances nos permiten, por primera, vez la conexión en tiempo real, la integración de la información en una misma plataforma y la automatización de tareas.
¿Qué está cambiando en contabilidad?
Todas las voces del sector, tanto académicas, reguladoras y asociaciones de profesionales apuntan en la misma dirección: la contabilidad debe evolucionar y dar respuesta a las nuevas circunstancias.
La contabilidad obedece a un propósito claro: proporcionar información sobre el estado económico y financiero del negocio. Sin embargo, dependiendo de las necesidades del momento y la tecnología disponible, ésta va sufriendo cambios a lo largo de la historia.
Actualmente existen tres factores muy importantes que están impulsando una nueva transformación de la contabilidad:
1. La información en tiempo real
Según Forbes, sólo el 25% de las empresas trabajó con datos en tiempo real en 2019. Sin embargo, la interpretación de datos en directo es cada vez más importante y está cogiendo peso dentro de las organizaciones. Los empresarios necesitan tomar decisiones de forma rápida y ágil por lo que la información precisa y actualizada es clave.
“La contabilidad tradicional otorgaba información cuatrimestral o anual al empresario. La velocidad actual del mercado hace que esa información se quede totalmente desfasada. El empresario de hoy necesita información en tiempo real y la tecnología lo permite”
2. Plazos inmediatos
Las Administraciones también se están poniendo al día con las nuevas tecnologías haciendo que las empresas tengan que adaptarse también a nuevos sistemas y plazos más ajustados.
En España, la AEAT apuesta por las nuevas tecnologías para perfeccionar el control tributario y prevenir el fraude fiscal. Así, en 2017 introdujo el Suministro Inmediato de Información (SII) mediante el cual las empresas deben llevar el registro del IVA casi de forma instantánea a través de la web de la Agencia Tributaria. Esta medida ha dado un vuelco a la contabilidad de muchas organizaciones y ha provocado importantes cambios.
“La implantación del Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) para la gestión del IVA permite llevar los libros registro del impuesto a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, mediante el suministro cuasi inmediato de los registros de facturación, aumentando las posibilidades de control inmediato de la actividad facturada” – Plan Estratégico 2020-2023
3. Incorporación de nuevas tecnologías
Por último, las nuevas tecnologías también está impulsando la evolución de la contabilidad. En concreto, la tecnología en la nube permite a las empresas acceder a la información de forma inmediata y deslocalizada, resolviendo por ejemplo necesidades como el teletrabajo.
Las nuevas tecnologías también han permitido la optimización y automatización de procesos dentro de las organizaciones, aportando eficiencia y rentabilidad.
“La automatización de tareas supone un cambio sustancial en la contabilidad que requerirá realizar tareas más analíticas y de supervisión, mientras que las tareas manuales y repetitivas irán desapareciendo.”
Los softwares de contabilidad colaborativa como Anfix, que aúnan la tecnología en la nube y la automatización de tareas, están abriendo paso al cambio. Los profesionales tienen en sus manos la herramienta necesaria para trabajar de una forma diferente y ofrecer a sus clientes un mejor servicio que responde a las necesidades del momento.
El 79% de los contables piensa que la adopción de herramientas en la nube va a ser imprescindible para desarrollar su trabajo en el futuro.
El proceso contable tradicional no sirve, debe adaptarse a estos cambios
De todo lo anterior se desprende una conclusión: la contabilidad puede y debe evolucionar.
El modelo tradicional resulta es lento e ineficiente.
Los pasos se van sucediendo en el tiempo y la vida de una factura (desde que se emite hasta que llega a conocimiento de la AEAT) es de mínimo 3 meses. Por lo tanto, no responde a las necesidades actuales de inmediatez e información en tiempo real.
Además de esto, también presenta grandes inconvenientes para las empresas y profesionales:
- Procesos ineficientes que provocan errores y desajustes en las cuentas.
- Información desactualizada e imprecisa en el momento de su revisión.
- Flujo de información lento que genera picos de trabajo Inadaptado para cumplir con las nuevas exigencias de las Administraciones Públicas.
- Gran volumen de documentación contable y dependencia del papel.
¿Cómo es el nuevo modelo de Contabilidad Colaborativa?
La Contabilidad Colaborativa, en cambio, está preparada para cumplir con las exigencias de hoy en día y soluciona los problemas que presenta el modelo tradicional: permite la interacción de todos los intervinientes y favorece el flujo de información en tiempo real.
Pasamos del proceso lento y lineal del modelo tradicional, a un proceso en tiempo real y colaborativo, en el que la información es manejada por los intervinientes de forma inmediata.
Se basa en tres pilares fundamentales:
- Contabilidad más ágil y eficiente: gracias a la conexión en tiempo real y a la automatización de tareas, se eliminan las tareas mecánicas, haciendo que el proceso contable requiera de menos tiempo y recursos para una correcta gestión.
- Información actualizada y precisa: al tener la información siempre accesible y actualizada, los negocios tienen la capacidad de tener un mayor control de su estado económico, permitiéndoles tomar decisiones más acertadas.
- Cumplimiento de la nueva normativa: al gestionar una contabilidad en tiempo real, se eliminan los picos de trabajo de los cierres contables, permitiendo así cumplir a tiempo con las nuevas exigencias de la AEAT como el Suministro Inmediato de Información (SII).
Por todo esto, la Contabilidad Colaborativa se presenta como la solución a las necesidades del sector y el caballo ganador de aquellos que están dispuestos a llevar a su despacho a un siguiente nivel.
