La factura electrónica: La alternativa legal a la factura en papel

La factura electrónica es un documento de facturación que se ha ido implantando de manera generalizada entre gran parte de las empresas, tanto de nuestro país como de fuera de España.
Muchas empresas suelen confundir la factura electrónica con la factura remitida por medios telemáticos y, de hecho, ambas cosas son prácticamente la misma, pero siempre que se cumplan una serie de requisitos.

Características de la factura electrónica

Cuando comenzó a utilizarse la factura electrónica, los requisitos que se exigían para poder expedirlas eran diferentes a los actuales.
La mayor diferencia radicaba en la exigencia que la empresa dispusiera de un certificado digital para firmar el envío. De este modo se garantizaba la autenticidad del contenido.
Esta exigencia se ha suprimido desde la entrada en vigor del nuevo Reglamento de facturación, en enero de 2013. Actualmente, la factura electrónica debe observar los mismos requisitos formales exigibles a las facturas ordinarias. La empresa deberá tambien:

• Conservar copia o matriz de la factura durante el periodo de prescripción establecido y gestionar las facturas de manera que se garantice accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea de impresión.
• Tener un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
• Transmitir las facturas telematicamente.
• Tener el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. El destinatario podrá comunicar en cualquier momento al proveedor su deseo de recibir las facturas en papel.

El sistema utilizado para generar y remitir las facturas deberá garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. En un mismo ejercicio se podrán emitir facturas electrónicas y telemáticas para el mismo cliente.
La facturación electrónica supone una mayor rapidez en el envío, así como un ahorro de papel. Evita también la posibilidad de falsificación o pérdida del documento, con lo que su uso es recomendable, sobre todo para las empresas que manejan un elevado volumen de clientes.