
Llega el momento de enfrentarse a hacer una factura.
La obligación de facturar comienza en el momento en el que se entrega un bien, se presta un servicio o si hay pagos anteriores.
Es decir, cuando exista la entrega de bienes o se realice una prestación de servicios y se entienda realizada en el territorio sujeto a un impuesto.
Veamos los elementos, que de forma obligatoria, debe contener una factura.
Es obligatorio, por muy obvio que parezca, incluir de forma bien visible la palabra “factura” en el documento.
Principalmente sirve para diferenciarla de otros documentos como los presupuestos, albaranes o incluso otro tipo de factura (rectificativa, recapitulativa, etc…).
Sea cual sea el tipo, debe ir reflejado para que no haya lugar a error.
No sólo se indica por seguir un orden sino que, además, se trata de cumplir con el Reglamento de Facturación.
Es una forma de evitar “trampas” a la hora de presentar el IVA trimestral, principalmente.
En caso de error, no podemos eliminarla y “hacer que desaparezca”. En todo caso se recurrirá a una factura rectificativa (¡y ojo que éstas deben seguir un número o serie diferente a las normales!).
Deberás mostrar correctamente y de forma visible al menos estos datos fiscales obligatorios:
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Aunque no siempre es obligatorio, es más que aconsejable que lo detalles.
Los datos mínimos son los mismo que los de identificación del emisor. Es decir: nombre, NIF o CIF y domicilio.
La razón es muy sencilla. Para deducir esas facturas es necesario saber dónde van y a quién.
Esta descripción debe realizarse de manera rigurosa.
Detallar en qué consiste el producto, bienes o servicios que vamos a facturar para que no haya lugar a equívocos o malas interpretaciones.
La base imponible es el precio sin impuestos de los bienes o servicios.
Es decir, al precio total le restamos el porcentaje de IVA y obtenemos la base imponible.
Es un dato que puede no aparecer siempre pero que se considera implícito dentro del resto de datos.
Para entenderlo, con la información que obtenemos en la factura (precio total e impuestos) podemos saber fácilmente cual es la base imponible o precio de lo facturado sin impuestos.
Existen tres tipos de IVA en función del porcentaje que se aplica al precio de venta:
Hay casos en los que el artículo que se vende o el servicio no lleva IVA.
Ocurre esto, por ejemplo, con la venta de lotería, seguros, los servicios de enseñanza, actividades sanitarias… por mencionar algunos.
Es el resultado obtenido de multiplicar la base imponible por el tipo de IVA.
Es decir, la cantidad que pagamos de IVA en base al precio total del bien o servicio que hemos adquirido.
Qúe es, quién interviene y cómo funciona el IVA ¿Lo tienes claro?
Se trata de la cantidad que debe pagar el cliente en total.
Es el precio final en el que ya se incluyen retenciones e impuestos y se han aplicado descuentos, en caso de haberlos.
Todos estos elementos obligatorios lo son, no sólo porque la ley así lo indica, se trata también de un derecho.
Una factura en forma correcta es el justificante que permite al receptor ejercer su derecho fiscal de deducción del gasto. Si los gastos relacionados con el desarrollo de tu actividad no están convenientemente recogidos en una factura, olvídate de poder deducirlos, aunque dispongas de justificante o apunte bancario.
La factura es también una garantía para tu cliente, en el caso que necesite realizar devoluciones o reclamaciones. Y para el que la emite, es el documento mediante el cual se ejerce su derecho al cobro del servicio o producto, imprescindible para realizar reclamaciones de pago por vía judicial.
Además de los puntos antes mencionados, existen otros elementos que, sin ser obligatorios, son más que aconsejables incluirlos para que cumpla totalmente con su cometido.
Podría ser en efectivo, por transferencia bancaria, pago con tarjeta, etc.
Si lo hubiera deben aparecer detallados. Puede indicarse el total y también la cantidad desglosada, en caso de que haya descuentos por varios motivos.
Puede añadirse, en caso de que fuera necesario, una breve descripción sobre la operación comercial, por ejemplo.
Existen, además, ciertas referencias relacionadas con los aspectos fiscales del servicio que también deberemos indicar.
Estas referencias son las siguientes:
Las facturas que contengan operaciones exentas de IVA deben indicar la norma que determina dicha exención.
Esa norma puede encontrarse en la Ley del Impuesto o en la Directiva europea 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido.
La mención debe incluirse incluso cuando haya varias operaciones y la exención sólo afecte a parte de ellas.
Los contribuyentes acogidos a los regímenes especiales del IVA harán constar también esta circunstancia.
Sería el caso de la facturación por el destinatario, la inversión del sujeto pasivo, los que se encuentren en el régimen especial de las agencias de viajes, de los bienes usados o el de los objetos de arte, entre otros.
Las facturas emitidas a una empresa residente fuera de España, en la Unión Europea (operaciones intracomunitarias), también suelen indicar al pie la obligación del destinatario de declarar el IVA, a fin de clarificar las obligaciones fiscales.
Con frecuencia se omiten estas menciones por mero desconocimiento. Sin embargo, sí suele incluirse siempre el importe de la retención de IRPF, aún cuando no es obligatorio.
¿Cómo declarar facturas europeas. ROI Registro de Operadores Intracomunitarios
El destinatario debe retener el porcentaje vigente en el momento de efectuar el pago, independientemente de que éste figure o no en ella.
Incluso si éste no constara y fuera incorrecto, sería responsabilidad del pagador el ingresar a la Agencia Tributaria el importe debido.
Asegúrate de que estos queden claros en la factura que envías a tu cliente. Indica claramente en el documento con cuántos días cuenta desde que recibe la factura, para hacer el pago de la misma.
Añade la fecha exacta de vencimiento. En este caso puedes indicar un recargo por cada día de retraso o inclinarte por una estrategia más marketiniana como ofrecer un descuento por pronto pago.
Para ello implementa un sistema que te permita saber con exactitud y poco esfuerzo quién te debe dinero y desde cuando. De esta forma cobrarás antes tus facturas.
Cuida hasta el más mínimo detalle de tu marca y personaliza tus facturas, una factura con un diseño profesional dice mucho de tu negocio y te dará ventajas sobre tu competencia.
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