Qué es el control de stock y por qué es tan importante para tu empresa

Hoy en día cualquier negocio compite por ser el mejor, ofrecer un servicio rápido, de calidad, fiable y con el menor coste posible. Dentro de esta ecuación, la correcta gestión del inventario juega un papel fundamental para lograrlo. Una rotura de stocks o cualquier otra incidencia puede significar la pérdida de una venta.

Imaginemos la frustración de un cliente si, tras haber elegido un producto de nuestra tienda, de repente, le tenemos que dar la noticia de que ya no quedan más unidades. O si, por ejemplo, ha hecho una compra por internet y tiene que esperar varias semanas a que llegue el pedido porque el producto en cuestión estaba agotado y tenemos que reponer.

Todos estos problemas se deben a una mala gestión de almacén y de inventario y pueden estropear notablemente nuestra imagen de cara a un cliente; además de hacernos perder dinero. Por todo esto, el control de stocks es un elemento esencial a la hora de gestionar un negocio; ya sea una tienda física o una tienda online.

¿Qué es la gestión de stocks exactamente?

El control de almacén o de inventario forma parte de la logística de una empresa y consiste en organizar, planificar y controlar el conjunto de mercancías que hay en un almacén.

Una de sus múltiples definiciones dice así: “la gestión de stocks es la actividad y el empleo de capital y recursos para planificar, organizar, dirigir y controlar los productos y materiales almacenados con el fin de ofrecer un servicio constante a la demanda existente con la máxima fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.”

El objetivo es, por tanto, garantizar que siempre que un cliente solicite un producto podamos proporcionárselo en el tiempo y la forma esperados.

La gestión de stocks es todo un arte y requiere conocer muy bien el funcionamiento del almacén y del propio negocio.

Sin embargo, encontrar este equilibrio entre las salidas (ventas) y entradas (pedidos a proveedor) no es tan sencillo. El primero es imprevisible y depende exclusivamente de los consumidores; y el segundo, aunque sí está en nuestras manos, supone regular la frecuencia y tamaño de los pedidos que se realizan sin quedarnos cortos ni tampoco pasarnos.

Lo deseable sería que el flujo de entrada fuese igual que el de salida, pero es algo prácticamente imposible. Por lo tanto, hay que tratar de que el nivel de existencias sea mínimo sin que se produzcan rupturas.

Sin duda, la gestión de stocks es todo un arte y requiere conocer muy bien el funcionamiento del almacén y del propio negocio. Si ese aspecto va como la seda, podremos ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes.

6 motivos por los que necesitas una gestión de inventarios eficiente

Además de la satisfacción del consumidor, el control de stocks es muy importante para tu empresa por muchos otros motivos. Veamos cuáles son:

1. Ahorrarás dinero: se reducen gastos asociados al espacio, de mercancía que puede quedar obsoleta si no se vende, de tiempo y capital humano… La eficacia y la eficiencia en el almacén se notarán en tu bolsillo.
2. Reducirás los costes de almacén: asociado al punto anterior, si los productos están mejor distribuidos y se optimiza el espacio; además de evitar pérdidas o deterioros, el gasto será mucho menor. Quizás en vez de necesitar dos naves, puedas utilizar solo una.
3. Venderás más: si ofreces un servicio de calidad a tus clientes y siempre estás preparado para hacer la venta, conseguirás vender más.
4. Mejorará servicio al cliente: un almacén que funciona bien puede dar salida a todos los pedidos que lleguen de forma rápida y eficiente. Esto nos hace ser más competitivos y, probablemente, generar un mayor número de ventas a medio plazo.
5. Mejorará tu flujo de caja: necesitas vender tu producto cuando antes para recuperar el dinero que invertiste en tus proveedores. Si eres capaz de equilibrar las ventas y el gasto, tendrás mayor liquidez.
6. Minimizará tareas administrativas: los inventarios de almacén, y mucha otras tareas asociadas, requieren de mucho tiempo. Sin embargo, una gestión de almacén correcta reduce la carga de trabajo.

Como ves, la gestión del stock tiene un impacto directo sobre el funcionamiento de tu negocio y su rentabilidad. Por eso, es tan importante que lo tengas en cuenta y que pongas los medios necesarios para que todo funcione correctamente.

6 ideas esenciales para llevar el control de inventario correctamente

Cada empresa es un mundo pero, sobre todo, cada almacén. Dependiendo del producto que vendamos, de la época del año (imagina el almacén de una juguetería en Navidad)… la logística y las necesidades pueden ser muy diferentes.

Por ello necesitamos una gestión del stock  eficiente que optimice la labor y conseguir mejores resultados en el día a día.

A continuación, te desvelamos seis ideas sobre la administración de inventarios que te ayudarán a mejorar el funcionamiento de tu almacén, ahorrar costes y vender más:

1. Utiliza el FIFO si tus productos son perecederos

Si trabajas con productos perecederos o con fecha de caducidad, tu método debe ser el First-in First-out o FIFO. Este consiste en que los productos con mayor antigüedad de tu almacén (first-in) son los que se venden primero (first-out).

La fecha de fabricación o la fecha máxima de consumo puede ser el eje sobre el que gire todo el funcionamiento de un almacén. En este caso, tendrás que etiquetar los productos y organizar correctamente el espacio para que no se mezclen mercancías. De lo contrario, corres el riesgo de contar con stock caducado en tus estanterías.

Con este tipo de productos los tiempos son todavía más exigentes, ya que no puedes permitirte enviar un pedido en mal estado. Por eso, el funcionamiento del almacén debe ser excelente.

2. Elige el sistema más adecuado para hacer el control de inventario

Somete a un análisis exhaustivo los datos que tienes sobre el inventario de tu almacén de forma regular. Esto te permitirá detectar pérdidas o errores que pueda haber.

Muchas empresas hacen un único inventario a finales de año; sin embargo, además de ser poco eficiente y muy tedioso, puedes encontrarte con que no eres capaz de identificar en qué momento se produjeron los desajustes que localices.

En lugar de esto, puedes hacer inventarios periódicos de un producto cualquiera. No suele ser algo programado y permite comparar la realidad del almacén con el dato que tenemos sobre el papel.

Otro método muy interesante es el de los ciclos de conteo. Estos se extienden durante todo el año y, por ejemplo, cada semana se recuentan las unidades de un producto diferente y en un horario rotativo. Normalmente, los elementos de valor se contarán con más frecuencia.

3. Pon en práctica el método ABC

Lógicamente, no todos los productos de tu almacén son iguales: su valor es diferente y a frecuencia de ventas también. Esto es algo que debes tener en cuenta cuando gestionas tu stock; sobre todo, cuando haces pedidos a tu proveedor.

El método ABC te ayudará a priorizar a la hora de gestionar tu inventario. Lo que debes hacer es categorizar tus productos con el siguiente código:

A. Son los productos que tienen un valor elevado pero una frecuencia baja de ventas.
B. Productos de valor moderado con una frecuencia de ventas también moderada.
C. Productos de valor bajo con altos niveles de ventas.

Deberás prestar especial atención a los de la categoría A, ya que estos tienen un alto impacto financiero. Si tienen un gran valor y tienes un gran volumen parado en el almacén, tienes un problema de caja. Por otro lado, los de la categoría C tienen poco impacto a nivel financiero pero están en constante rotación por lo que no has de perderlos de vista para no quedarte sin ellos. Los productos B, lógicamente, se encuentran en un punto intermedio.

El grupo A representa generalmente de un 10% a un 20% de los artículos con los que se obtiene del 50% al 70% de las ventas. El segundo grupo, el B, suele contener el 20% de los artículos y suele representar el 20% de las ventas. Del C son del 60% al 7 % de los artículos y sólo suele suponer del 10% al 30% de las ventas.

4. Confía en los datos y haz pronósticos

La clave de una excelente gestión de stocks pasa por ser capaz de hacer pronósticos acertados sobre la evolución del negocio. En este caso, el histórico de ventas y análisis de datos resulta fundamental; así como la experiencia y el conocimiento del sector.

Esta tarea es muy compleja e influyen una serie de factores que es importante tener en cuenta:

• Las tendencias del mercado.
• Las ventas del año pasado durante el mismo período.
• Tasa de crecimiento del año actual.
• Ventas garantizadas por contratos u otros medios.
• Estacionalidad y economía general.
• Promociones.
• Inversión publicitaria.

Todo esto te ayudará a realizar un pronóstico más ajustado; aunque, como sabes, la demanda del mercado es impredecible.

5. Crea un plan de contingencia

O lo que es lo mismo, un plan B para cuando haya algún problema relacionado con el manejo de inventarios de almacén. Debes estar preparado por si:

• Se produce un repunte en las ventas de un producto y te quedas sin stock.
• El almacén no tiene espacio suficiente para la mercancía.
• Ha habido un error de cálculo y tienes más o menos producto del necesario.
• Un fabricante ha tenido su propia rotura de stock y no te puede proveer en los tiempos habituales.

Un plan de contingencia te ayudará a resolver los problemas de manera más rápida y eficiente; permitiéndote recuperar antes la normalidad y continuar con tu actividad. Lo más recomendable es que busques hasta tres soluciones diferentes para cada problema, de manera que siempre estés cubierto.

El funcionamiento de un almacén es complejo y pueden surgir muchas complicaciones. Cuanto más preparado estés, mejor.

6. Utiliza tecnología especializada

Hoy en día existen numerosos programas de gestión de almacén o control de stock que te permitirán trabajar de forma más rápida y eficiente. Te sorprendería ver cómo cambia la logística de tu empresa si interviene la tecnología: se automatizan procesos, se reduce el margen de error, los datos se actualizan en tiempo real…

Todo esto hará que mejoren tus procesos y que, además, ahorres tiempo y dinero. Un almacén informatizado puede ser la solución a muchos de los problemas a los que te enfrentas día a día.

El módulo de gestión de stock de Anfix te permitirá controlar todos tus productos, sus propiedades (como el color, talla…), tener diferentes tarifas así como realizar albaranes, presupuestos y facturas.

Cómo elegir el mejor software de control de stock para tu tienda

Informatizar la gestión de tu almacén y de tu stock es, sin duda, una gran idea. Un buen programa de control de inventario hará que tu negocio sea mucho más eficiente, rentable y podrás ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

Sin embargo; cuando ya has tomado la decisión de adquirir un software de gestión de stock para tu empresa, necesitas saber qué aspectos has de tener en cuenta para elegir el mejor y el que más se adapte a tus necesidades.

Existen muchas opciones hoy en día; pero has de localizar una que aglutine el mayor número de funciones posibles. Es decir, cuantas más tareas puedas ejecutar desde un mismo programa ¡mejor! Ahorrarás tiempo y dinero.

Compartimos contigo la lista de los 10 requisitos indispensables con los que ha de contar tu programa de gestión de almacén.

1. La información debe estar en la nube

Si esta herramienta se encuentra alojada en la nube, te permitirá estar siempre al día de los datos y consultar la información desde cualquier lugar (sólo necesitas una conexión a internet). Tu información estará más segura y a salvo.

2. Debe permitir un control total de los productos

Es importante, también, que puedas controlar todos los productos que hay en tu tienda. En Anfix podrás dar de alta todo tu catálogo y clasificarlos por secciones, familias y asignarles todas las propiedades que necesites (tallas, colores…). El sistema de clasificación lo marcas tú y, si quieres, también puedes trabajar con códigos de barras.

3. Debe permitir asignar diferentes tarifas a un mismo producto

La realidad de tu negocio en el que puede que un producto tenga diferente precios; por ejemplo, para socios o abonados. Por eso, con tu herramienta de gestión de stock debería permitirte seleccionar diferentes tarifas para un mismo producto.

4. Debe darte visibilidad sobre diferentes almacenes

Si cuentas con diferentes naves de almacenamiento, es importante que puedas ver qué stock tienes en cada una de ellas de un solo vistazo. Con Anfix puedes dar de alta tantos almacenes como necesites y gestionarlos todos de una misma plataforma.

5. Debe tener alertas de stock

Tu herramienta te debe avisar cuando tus niveles de stock estén por debajo o por encima de un límite. En Anfix recibirás una alerta automáticamente, evitando que haya despistes o errores humanos que puedan afectar a tu negocio y a tu rentabilidad.

6. Debe crear y enviar las facturas generadas

Como decíamos, cuantas más tareas puedas aglutinar bajo la misma herramienta ¡mejor! En Anfix podrás crear en dos clics una factura y enviarla directamente a tu cliente por correo electrónico.

7. Debe permitir la gestión de entradas y salidas

Para tener un control sobre tu almacén, debes estar al tanto de todas las entradas y salidas. Desde Anfix podrás crear presupuestos, pedidos a proveedor, albaranes… totalmente profesionales y personalizables.

8. Debería poder conectar con tu asesor/gestor

Con Anfix podrás ir un paso más allá y dar acceso a tu asesor para que consulte, en tiempo real, las facturas que vas emitiendo. Con este sistema, no tendrás que enviarle la documentación mensuales ni acudir a su oficina.

9. Debe crear informes personalizados

Como hemos visto, los datos son muy importantes para gestionar correctamente un almacén y poder hacer previsiones de ventas. Con Anfix podrás obtener un informe sobre el inventario y la evolución de las ventas en menos de un minuto.

10. Debe ser versátil, independientemente de tu tipo de tienda

No importa si tu negocio es una tienda física o un ecommerce; con Anfix podrás trabajar con cualquiera de estos escenarios. Con el primero, sólo tendrás que dar de alta tu stock y tus almacenes; y con el segundo, conectarlo con tu tienda.

Dedica tiempo a encontrar el programa de gestión de stock más adecuado para ti. Esta herramienta podrá cambiar, por completo, la gestión de tu almacén haciendo que seáis más eficiente, ofrezcáis un servicio mejor, aumentéis las ventas y reduzcáis costes.

Por lo tanto, si crees que hay margen de mejora en tu gestión de inventario, prueba a introducir una herramienta que haga más sencilla la labor. En Anfix encontrarás un módulo de gestión de almacenes desde el que podrás controlar todos tus productos, sus propiedades (como el color, talla…), tener diferentes tarifas así como realizar albaranes, presupuestos y facturas.

Tu gestión será mucho más eficiente, reducirás errores y tendrás mayor control sobre tu tienda.