Ley de pagos a proveedores: plazos legales y obligaciones

Esta situación es muy común: el propietario de una empresa tiene muchos pedidos, pero sus clientes —muchos de ellos grandes empresas y administraciones públicas— le pagan a 90, 120 e incluso 150 días. Mientras tanto, él debe hacer frente a nóminas, impuestos y materiales cada mes. Su negocio está técnicamente saneado, pero se ahoga por la falta de liquidez.

Esta situación es precisamente la que la ley de pagos a proveedores pretende evitar. La morosidad no es solo un problema contable; es una realidad que puede asfixiar a pymes y autónomos, que normalmente no disponen del músculo financiero para soportar largos periodos sin cobrar.

Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la legislación vigente en materia de pagos a proveedores, tanto si eres quien factura como quien recibe las facturas. Te hablaré de plazos, sanciones, derechos y procedimientos, con un enfoque práctico basado en casos reales que he gestionado.

La evolución de la normativa de pagos a proveedores: un camino hacia la protección del acreedor

La historia de la regulación de pagos a proveedores en España es la historia de una lucha contra una cultura empresarial que normalizó los plazos excesivos.

Antes de que existiera regulación específica, era habitual encontrar condiciones de pago que superaban los 120 días, especialmente cuando la parte deudora era una gran empresa o una administración pública.

Los primeros pasos: la Ley 3/2004

El primer paso importante llegó con la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, que incorporó al derecho español la Directiva 2000/35/CE del Parlamento Europeo. Esta ley supuso un punto de inflexión, estableciendo por primera vez un marco legal para combatir la morosidad en operaciones comerciales.

He visto cómo antes de esta ley, muchos empresarios y autónomos ni siquiera se planteaban reclamar por retrasos en los pagos. Simplemente lo asumían como "lo normal del mercado". La Ley 3/2004 les dio por primera vez herramientas legales para defender sus derechos.

El endurecimiento con la Ley 15/2010

La situación dio un giro significativo con la Ley 15/2010, de 5 de julio, que modificó la anterior para establecer medidas de lucha contra la morosidad mucho más contundentes. Esta reforma no fue casual: coincidió con la crisis económica de 2008, cuando la morosidad se disparó y muchas pequeñas empresas se vieron abocadas al cierre por problemas de liquidez.

La medida más relevante de esta reforma fue la prohibición explícita de "pactar" plazos superiores a los máximos legales. Anteriormente, muchas grandes empresas imponían a sus proveedores condiciones de pago abusivas escudándose en que "estaban acordadas".

Las reformas recientes: la Ley Crea y Crece

En 2022 se aprobó la Ley 18/2022, conocida como "Ley Crea y Crece", que ha introducido nuevas modificaciones para reforzar la transparencia y el cumplimiento de los plazos de pago. Esta ley, que afecta especialmente a las empresas que contratan con el sector público, busca seguir avanzando en la protección de los acreedores.

Cada reforma ha supuesto un pequeño paso adelante, pero el cambio cultural está siendo mucho más lento que el legislativo. Sigue habiendo empresas que siguen operando con plazos superiores a los legales, confiando en que sus proveedores no reclamarán por temor a perder al cliente.

Plazos legales de pago: ¿cuánto es demasiado?

Si hay un aspecto de la ley que genera más es sin duda el relativo a los plazos máximos. La legislación establece límites claros, pero muchas empresas los desconocen o, lo que es peor, los ignoran deliberadamente.

Sector privado: la barrera de los 60 días

Para las operaciones comerciales entre empresas privadas, el plazo máximo legal es de 60 días naturales desde la recepción de la mercancía o prestación del servicio. Este plazo no puede ser ampliado por acuerdo entre las partes, salvo en casos excepcionales muy justificados y siempre que no resulte abusivo para el acreedor.

Ejemplo de un caso muy ilustrativo: una pequeña empresa proveedora de componentes electrónicos que aceptaba plazos de 90 días con un importante cliente. Cuando decidieron reclamar sus derechos amparándose en la ley, consiguieron no solo reducir el plazo a 60 días, sino también cobrar los intereses de demora del periodo anterior. El cliente, aunque inicialmente molesto, terminó adaptándose a la nueva situación.

Administración pública: el límite de 30 días

Cuando el deudor es una administración pública, el plazo se reduce a 30 días naturales. Este plazo más estricto busca que las administraciones den ejemplo y no contribuyan a los problemas de liquidez del tejido empresarial.

Sin embargo, el incumplimiento en el sector público sigue siendo frecuente. Muchos ayuntamientos pequeños y medianos, en particular, se encuentran con problemas estructurales de tesorería que les impiden cumplir con este plazo.

El cómputo de los plazos: un detalle crucial

Un error común es la incorrecta interpretación de cuándo comienza a contar el plazo. La ley establece que el periodo se inicia:

• Desde la fecha de recepción de la factura o solicitud de pago equivalente.
• Si hay duda sobre la fecha de recepción, desde la fecha de entrega de los bienes o prestación de los servicios.
• Si el deudor recibe la factura antes que los bienes o servicios, desde la fecha de recepción de estos últimos.

El retraso en la emisión de la factura no extiende el plazo de pago. Hay casos de proveedores que, por desconocimiento, emitían sus facturas semanas después de entregar el trabajo, perdiendo días preciosos de su plazo de cobro. Para evitar estos errores, es crucial saber cómo hacer facturas correctamente y no dejar cabos sueltos.

Consecuencias del incumplimiento: intereses de demora y más

Muchas empresas se preguntan: "vale, no me pagan en plazo, ¿y ahora qué?". La legislación prevé varias consecuencias para los deudores morosos, aunque en la práctica reclamarlas no siempre es tan sencillo como la ley sugiere.

Intereses de demora: compensación automática

La consecuencia más directa del impago en plazo es el devengo automático de intereses de demora, sin necesidad de aviso o intimación. El tipo aplicable es el fijado por el Banco Central Europeo para sus operaciones principales de refinanciación, incrementado en 8 puntos porcentuales.

En 2024, esto supone un tipo de interés de demora cercano al 9,25%, muy superior a muchos productos financieros. Sin embargo, muchos proveedores desconocen su derecho a estos intereses o renuncian a ellos por miedo a dañar la relación comercial.

Indemnización por costes de cobro: el plus de 40 euros

Además de los intereses, el acreedor tiene derecho a una indemnización fija de 40 euros por cada factura pagada fuera de plazo, para compensar los costes de gestión del cobro. Esta cantidad puede incrementarse si se acreditan costes superiores (como honorarios de abogados o empresas de recobro).

Esta indemnización rara vez se reclama en la práctica, aunque supone un derecho adicional del acreedor que puede ser especialmente relevante para empresas con muchas facturas de pequeño importe.

Sanciones administrativas: cuando el incumplimiento es sistemático

La Ley Crea y Crece ha reforzado el régimen sancionador, estableciendo que el incumplimiento reiterado de los plazos de pago puede considerarse una infracción en materia de ordenación del comercio.

Esto puede suponer multas de hasta 100.000 euros para las empresas que sistemáticamente paguen fuera de plazo.

El periodo medio de pago: la transparencia como herramienta

Uno de los mecanismos más interesantes que ha introducido la normativa es la obligación de calcular y publicar el periodo medio de pago a proveedores (PMP), especialmente para las administraciones públicas.

¿Qué es exactamente el PMP?

El periodo medio de pago (PMP) es un indicador que refleja el tiempo promedio que tarda una entidad en pagar a sus proveedores. Se calcula siguiendo una metodología oficial establecida por la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE).

Este indicador es particularmente importante para las administraciones públicas, que deben calcularlo mensualmente y publicarlo. Para las empresas privadas, el cálculo del PMP se ha convertido en un elemento de transparencia valorado por los analistas financieros y vinculado al capital circulante y la liquidez.

Las estadísticas actuales: ¿se cumple la ley?

Según los datos más recientes, el PMP de la Administración Central en 2024 se ha mantenido entre 1,43 y 8,76 días, muy por debajo del límite legal de 30 días. Estos datos pueden parecer sorprendentes, pero tienen una explicación: suelen referirse a la administración central del Estado, que generalmente cuenta con mejor situación financiera.

La realidad es muy distinta si analizamos los datos de muchas entidades locales o algunas comunidades autónomas, donde los periodos de pago pueden superar con creces los límites legales.

En el sector privado, aunque no hay estadísticas oficiales tan detalladas, diversos estudios sitúan el periodo medio de pago real en torno a los 68-75 días, por encima del límite legal de 60 días. Esto refleja que, pese a la legislación, el cumplimiento está lejos de ser universal.

Procedimientos especiales para entidades locales

Un aspecto que merece especial atención, y que ha tenido novedades importantes en 2024, es el relativo a los procedimientos especiales para entidades locales con problemas de morosidad.

Regímenes obligatorio y voluntario

En 2024, la Comisión Delegada del Gobierno para Asuntos Económicos aprobó un nuevo procedimiento para entidades locales con dificultades de pago, en cumplimiento del Real Decreto-ley 17/2014. Este procedimiento contempla dos regímenes:

• Régimen obligatorio: Para entidades locales con problemas graves de morosidad que cumplen determinados criterios objetivos.
• Régimen voluntario: Para entidades que, sin estar obligadas, desean acogerse al sistema de ayuda financiera.

Requisitos y condiciones

Para acogerse a estos procedimientos, las facturas deben cumplir determinados requisitos:

• Estar correctamente presentadas en el registro administrativo.
• Corresponder a bienes o servicios efectivamente prestados.
• No estar incursas en procedimientos de embargo o retención.
• No haber sido objeto de reclamación judicial.

Además, las entidades locales que se acogen a estos procedimientos asumen compromisos de control financiero y, en algunos casos, medidas de ajuste presupuestario para evitar que la situación se repita en el futuro.

Derechos de los proveedores: herramientas legales para el cobro

Si eres proveedor y te enfrentas a retrasos en los cobros, es fundamental que conozcas las herramientas legales a tu disposición.

La reclamación extrajudicial: el primer paso

Antes de acudir a los tribunales, siempre recomiendo a mis clientes realizar una reclamación formal extrajudicial. Este documento debe:

• Detallar las facturas pendientes, con fechas y conceptos.
• Calcular los intereses de demora devengados.
• Incluir la indemnización por costes de recuperación (40€ por factura).
• Establecer un plazo razonable para el pago (15 días suele ser. adecuado).
• Advertir de las posibles acciones legales en caso de impago.

En general, esta reclamación formal resuelve aproximadamente el 60% de los casos, especialmente cuando el deudor es una empresa solvente que simplemente está "estirando" los plazos. También es útil consultar qué hacer cuando un cliente no paga para enfocar bien el proceso.

Acciones judiciales: cuando no queda otra opción

Si la reclamación extrajudicial no da resultado, el siguiente paso es la vía judicial. Dependiendo del importe y las circunstancias, puede optarse por:

• Procedimiento monitorio: Para reclamaciones de cantidad determinada, líquida y exigible.
• Procedimiento ordinario: Para casos más complejos o de mayor cuantía.
• Procedimiento cambiario: Cuando existe un documento cambiario (pagaré, letra de cambio).

En cualquier caso, la existencia de la ley de morosidad facilita enormemente la posición del acreedor en estos procedimientos, puesto que establece claramente sus derechos y las consecuencias del incumplimiento.

Servicios de recobro y factoring: alternativas prácticas

Muchas pequeñas empresas no tienen recursos para gestionar reclamaciones judiciales, por lo que recurren a:

• Empresas de recobro: Gestionan el cobro a cambio de un porcentaje.
• Factoring sin recurso: Venta de la factura a una entidad financiera, que asume el riesgo de impago.
• Confirming: Anticipo del pago de facturas gestionado por el deudor.

Estas alternativas pueden ser útiles en determinadas circunstancias, aunque siempre tienen un coste que, en justicia, debería asumir el deudor moroso. Para una mejor gestión, herramientas como la gestión de cobros y pagos automatizada ayudan a evitar llegar a estos extremos.

Perspectivas futuras: hacia una mayor protección del acreedor

El panorama legislativo en materia de pagos a proveedores sigue evolucionando, con tendencias claras hacia una mayor protección del acreedor.

La armonización europea: ¿plazos únicos de 30 días?

Una de las propuestas más relevantes a nivel europeo es la reducción del plazo máximo a 30 días para todas las operaciones comerciales, eliminando la diferencia actual entre sector público y privado.

Esta propuesta, que está en fase de discusión en las instituciones europeas, supondría un cambio significativo para muchas empresas españolas, acostumbradas a operar con el límite de 60 días. Si finalmente se aprueba, preveo un periodo de adaptación complejo, especialmente para sectores con cadenas de suministro largas.

Mayor transparencia y control

Otra tendencia clara es el refuerzo de la transparencia y los mecanismos de control. La obligación de publicar el PMP va en esta línea, y es probable que en el futuro se establezcan más obligaciones de información para las empresas.

En mi opinión, la transparencia es una herramienta fundamental para combatir la morosidad. Cuando los datos de pago son públicos, las empresas tienen un incentivo reputacional para cumplir con los plazos legales.

Sanciones más efectivas

Por último, creo que veremos un endurecimiento de las sanciones y, sobre todo, una aplicación más efectiva de estas. Hasta ahora, las sanciones han existido principalmente en el papel, pero su aplicación práctica ha sido limitada.

El cambio podría venir de la mano de una mayor proactividad de los organismos de defensa de la competencia y de las asociaciones empresariales, que empiezan a ver la morosidad como una forma de competencia desleal.

Preguntas frecuentes sobre la ley de pagos a proveedores

¿Se puede pactar un plazo de pago superior a 60 días?

No, la ley es clara en este aspecto. El plazo máximo de 60 días (o 30 para administraciones públicas) no puede ser ampliado por acuerdo entre las partes, salvo casos excepcionales muy justificados y siempre que no resulte abusivo para el acreedor. Estos "casos excepcionales" son prácticamente inexistentes en la práctica judicial, por lo que cualquier pacto que exceda estos plazos se consideraría nulo.

¿Cómo puedo reclamar los intereses de demora?

Los intereses de demora se devengan automáticamente, sin necesidad de reclamación previa. Para hacerlos efectivos, recomiendo seguir estos pasos: primero, enviar una comunicación formal al deudor calculando los intereses devengados; segundo, si no hay respuesta, remitir un burofax con la reclamación; y tercero, si persiste el impago, iniciar acciones judiciales. 

¿Las administraciones públicas cumplen realmente el plazo de 30 días?

La realidad, basada en mi experiencia y en las estadísticas oficiales, es que el cumplimiento es muy desigual. La Administración Central suele respetar los plazos (con medias inferiores a 10 días), pero muchas entidades locales y algunas comunidades autónomas presentan periodos medios de pago muy superiores a los 30 días legales. El problema suele radicar en dificultades estructurales de tesorería, especialmente en municipios pequeños.

¿Qué ocurre si una empresa se niega sistemáticamente a pagar intereses de demora?

Si una empresa se niega sistemáticamente a pagar los intereses de demora, el acreedor puede: reclamarlos judicialmente junto con el principal de la deuda; denunciar la situación ante las autoridades de defensa de la competencia; o, en casos de empresas que contratan con el sector público, comunicarlo a los órganos de contratación, ya que el impago reiterado puede ser causa de prohibición para contratar con la administración. 

¿Afecta la ley por igual a todos los sectores económicos?

Aunque la ley se aplica de forma general, existe normativa específica para determinados sectores. Por ejemplo, en el sector alimentario, la Ley de la Cadena Alimentaria establece regulaciones adicionales. En otros sectores con particularidades (como el de la construcción o el farmacéutico) pueden existir prácticas sectoriales que, sin contradecir la ley, la adaptan a sus circunstancias específicas. Mi consejo es siempre verificar si existe normativa sectorial complementaria.

¿Pueden las pequeñas empresas permitirse reclamar a las grandes?

Muchas pequeñas empresas temen reclamar a sus grandes clientes por miedo a perderlos. Mi recomendación en estos casos es: primero, asegurarse de tener una cartera de clientes diversificada; segundo, plantear la reclamación en términos profesionales y no personales; y tercero, valorar la posibilidad de acudir a asesores financieros profesionales o asociaciones sectoriales que pueden dar más fuerza a la reclamación o incluso hacerla de forma colectiva.

Consejos prácticos para gestionar eficazmente los pagos a proveedores

Para proveedores

• Establece políticas claras de cobro desde el principio. Incluye los plazos de pago en tus contratos y presupuestos.
• Emite tus facturas puntualmente. Cada día que tardas en facturar es un día que retrasas tu cobro.
• Implementa un sistema de seguimiento de facturas que te alerte automáticamente de los vencimientos.
• Actúa rápidamente ante los primeros retrasos. Una llamada amistosa a los pocos días puede evitar problemas mayores.
• Considera ofrecer pequeños descuentos por pronto pago. A veces, un 2% de descuento por pago en 15 días puede mejorar significativamente tu liquidez.

Para deudores

• Planifica adecuadamente tu tesorería para cumplir con los plazos legales.
• Comunica proactivamente cualquier problema de pago antes del vencimiento.
• Evalúa la posibilidad de implementar sistemas de remesas bancarias o confirming que beneficien a tus proveedores sin tensionar tu tesorería.
• Recuerda que los retrasos sistemáticos pueden dañar tu calificación crediticia y tu reputación en el mercado.
• Ten en cuenta que el coste financiero de los intereses de demora (9,25% en 2024) suele ser superior al de muchas líneas de crédito o confirming.

La legislación sobre pagos a proveedores ha evolucionado notablemente en las últimas dos décadas, estableciendo un marco cada vez más protector para los acreedores. Sin embargo, el verdadero cambio no vendrá solo de las leyes, sino de una transformación en la cultura empresarial.

Las empresas que gestionan mejor sus pagos suelen ser también las que mantienen relaciones más sólidas y duraderas con sus proveedores. El respeto a los plazos no es solo una obligación legal, sino también una estrategia empresarial inteligente que genera confianza y estabilidad en la cadena de suministro.

Si eres proveedor, te animo a conocer y defender tus derechos. No se trata de una postura agresiva, sino de profesionalidad y respeto mutuo. Si eres deudor, te invito a ver el cumplimiento de los plazos como una inversión en la calidad de tu cadena de suministro.

La morosidad no es solo un problema económico; es un problema ético que afecta especialmente a los más vulnerables del tejido empresarial. Combatirla es responsabilidad de todos: empresas, administraciones y profesionales del asesoramiento como yo.