Hay una regla básica para todo negocio: si no hay ingresos, este no puede sobrevivir. Por eso, las facturas pendientes de cobro son una de las mayores preocupaciones de cualquier empresario.
Esta preocupación hay veces se extiende en el tiempo y hay clientes que se retrasan en el pago 30 días o, incluso, 90. Otras veces, este nunca llega a producirse.
De hecho, el Período Medio de Pago (PMP) de las facturas en España asciende a los 86,9 días según el Observatorio de Morosidad de CEPYME (Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa).
Pero, ¿cómo puedes conseguir que tus clientes paguen y lo hagan en el tiempo establecido? No puedes obligarles ni hacerlo tú por ellos, pero sí puedes facilitarles el proceso en todo lo que esté en tu mano.
Trucos para cobrar antes tus facturas
Te explicamos, en 6 claves, qué es lo que debes tener en cuenta para acelerar el cobro de tus facturas:
1. Detalla y acuerda las condiciones de pago previamente y por escrito
Detallar las condiciones del proyecto es la primera clave para asegurar el cobro de tu trabajo. Esto significa incluir con exactitud:
- Qué es lo que harás.
- Qué incluye (y qué no incluye).
- Por qué cantidad.
- En cuánto tiempo.
- Los cambios que se pueden solicitar.
- Las condiciones de pago:
- Dónde debe ingresar la cantidad.
- El tiempo que dispone para hacer el pago una vez entregado el proyecto.
- Descuentos por pagar antes de tiempo u otras condiciones que quieras añadir.
Asegúrate de que cuando cierras acuerdo, el cliente acepta estas acondiciones por escrito. No te quedes sólo con su palabra; un email con un “Ok” por su parte es suficiente.
Después, cuando le envíes la factura al finalizar el proyecto deberás detallar de nuevo toda la información relativa a las condiciones de pago así como el importe total. Asegúrate de que los datos están correctos y se corresponden con lo acordado al inicio.
Con Anfix podrás crear las plantillas perfectas para tus facturas y presupuestos. No sólo podrás personalizarlas con tu logo y tu color corporativo; sino que además podrás incluir toda la información importante y reutilizarla una y otra vez para que nunca se te olvide ningún detalle.
2. Crea y envía la factura tan pronto como te sea posible
Cuanto antes envíes una factura, antes la cobrarás.
Por eso, en el mismo momento en que entregas el proyecto a tu cliente o cierras una venta debes enviar la factura. No sólo te ayudará a cobrar antes, sino que además evitarás posibles olvidos.
Debes actuar casi como una máquina: cerrar y enviar, cerrar y enviar… Y para eso, lo mejor es que te apoyes en una herramienta de facturación. Desde Anfix puedes enviar tus facturas inmediatamente y desde cualquier sitio.
Tu inmediatez mejorará el tiempo de cobro y no dará tiempo a que tu cliente se olvide de ti o ponga excusas de cualquier tipo.
Además, el PDF que se genera es una factura electrónica válida ya que Anfix cumple con todos requisitos que impone la Agencia Tributaria. Esto te evitará hacerla en papel, escanearla…
3. Facilita la forma de pago: incorpora Anfix Pay
De hecho, los métodos de pago se han multiplicado en los últimos años por lo que deberás ponerte al día. A los ya clásicos pagos electrónicos, añade otros medios digitales como Anfix Pay.
Anfix Pay es una pasarela de pago con tarjeta que puedes incluir en tus facturas emitidas. De este modo, tus clientes podrán abonarlas inmediatamente introduciendo tan solo los datos de su tarjeta.
En el documento que recibe el cliente verá un botón que dice “¿Quieres pagar ya esta factura?”. Al hacer clic, irá directo a una pasarela de pago segura proporcionada por Stripe.
Esta nueva funcionalidad te ofrece, por tanto, un nuevo método de pago muy cómodo y seguro para tus clientes. Ellos podrán abonar antes el importe de la factura y tu tendrás control absoluto de todos los cobros.
La tecnología está avanzando a pasos agigantados, poniendo a tu alcance los recursos necesarios para que el medio de cobro no suponga un problema. Cuantas más opciones ofrezcas, más fácil será para tu cliente.
4. Crea facturas claras que no den lugar a posibles reclamaciones
No des pie a tus clientes a reclamar errores en tus facturas; esto les hará ganar tiempo mientras las modificas y ellos las vuelven a revisar.
Comprueba siempre que tus facturas son claras, concisas, detalladas y que toda la información está correcta. Después de comprobarlo, hazlo de nuevo. Y solo entonces, cuando hayas revisado todo varias veces, dale a enviar.
El uso de Anfix te ayudará a evitar errores humanos. Al trabajar siempre sobre tu plantilla (personalizada con tu logo y color corporativo), harás las facturas mucho más rápido dejando tiempo suficiente para revisar una y otra vez.
5. Evita errores en la factura y no tendrás que repetirla
A veces vamos con prisas y no nos fijamos en detalles importantes como la fecha, el número de factura o que toda la información del cliente está correcta.
Sin embargo, un fallo en la factura generará un retraso importante ya que tendrás que hacerla de nuevo.
La tecnología, de nuevo, es tu mejor aliada ya que elimina por completo el error humano. Esta siempre es precisa y fiable.
A la hora de elegir un software de facturación online, asegúrate de que cuenta con ciertas funcionalidades:
Autocompletado de datos
Si no tienes que teclear los datos de tu cliente (NIF, nombre completo, dirección…), no podrás equivocarte.
En el caso de Anfix, cada vez que introduces la información de tu cliente en la factura, se conecta con el Registro Mercantil y extrae la información de la empresa o profesional.
De este modo, es la propia herramienta quien rellena la información de tus clientes con los datos del Registro Mercantil.
Así, te aseguras de que no hay errores y ahorrarás tiempo.
Fecha y número de factura automáticos
Es un pequeño detalle pero en el que muchas veces nos equivocamos al hacer una factura: el número y la fecha.
Anfix te sugiere, automáticamente, el número de factura manteniendo como referencia la última que has creado en el sistema.
Lo mismo ocurre con la fecha que podrás modificarla si lo deseas pero, por defecto, te saldrá siempre la del día actual.
Cálculo de impuestos y total a pagar
¿Cuántas veces has tenido que revisar con la calculadora si has añadido bien el IVA o sumado correctamente el total?
Los programas de facturación hacen por ti los cálculos con precisión y fiabilidad.
Tú solo tendrás que detallar los servicios y su valor y Anfix se encarga de todo lo demás.
6. Incentiva el pronto pago
El cerebro tiene un funcionamiento sencillo (la mayor parte de las veces). En el caso de la sensación de urgencia, esta nos invita a llevar a cabo acciones sin pararnos a pensarlas demasiado. Esto ocurre, por ejemplo, durante las rebajas con las que nos lanzamos a comprar porque sabemos que esa oferta solo estará disponible durante un tiempo limitado.
Emplea este sistema para cobrar antes tus facturas. Ofrece a tus clientes un descuento por pronto pago dentro de una fecha delimitada. No hace falta que tires la casa por la venta; ten en cuenta tu margen de beneficios, costes… y establece una rebaja de un 5% o 10%.
Piensa que para cualquier empresa que deba afrontar un pago, un ahorro es un factor de motivación importante. Para ti, asegurarte ese cobro, mucho más. Ya lo dice el refrán: “más vale pájaro en mano que ciento volando”.
7. Genera facturas periódicas automáticamente
Quizás tengas algún cliente al que le factures la misma cantidad cada mes y te encuentres repitiendo la misma factura una y otra vez.
Desde luego, no es lo más eficiente para tu negocio y corres el riesgo de olvidarte en alguna ocasión.
¿No sería perfecto que la factura se generase automáticamente? ¡Es posible!
Anfix te permite automatizar la generación de facturas periódicas para que se creen automáticamente en la fecha que tú indiques.
No solo ahorras tiempo, sino que además te aseguras de que no se te olvida pasar la factura ningún mes.
8. No te olvides de las facturas pendientes
Cuando los tiempos de cobro se demoran puede ser que, en algún momento, se te quede alguna factura pendiente olvidada. Evítalo gracias al control que te ofrece Anfix con la conexión bancaria.
Gracias a esta, podrás recibir notificaciones cuando tus clientes hayan recibido, visto y pagado tus facturas.
9. Recurre al factoring
El factoring permite financiar los créditos contra clientes y así anticipar el plazo de cobro a cambio de una comisión y unos intereses, pero recurrir al factoring te implicará llevar una contabilidad al día a diferencia de otras opciones a corto plazo como el descuento de efectos.
10. Si no cobras tus facturas recurre al monitorio
El proceso monitorio es la reclamación judicial de deudas cuando no ha sido posible cobrar a tiempo. La gran ventaja es que no necesitas los servicios de un abogado siempre y cuando no superes los límites para el proceso monitorio. Simplemente presentar un documento donde se reclama la deuda y se aporta la documentación (factura, albarán, fax, emails, etc) que la justifica.
Es el momento de optimizar tu proceso de facturación con Anfix
Como ves, la tecnología es tu mejor aliada para conseguir cobrar tus facturas antes y que tu negocio vaya como la seda.
Anfix te ofrece:
- Agilidad para crear tus facturas en pocos segundos.
- Precisión en todo lo que haces.
- Información en tiempo real.
- Tecnología para automatizar tareas monótonas.
- Control sobre tu negocio.
Con el tiempo, verás que cobrarás tus facturas más rápido y que ahorrarás tiempo en el proceso, reduciendo errores y posibles olvidos. Prueba Anfix gratis durante 15 días.
Tendrás más control sobre tu negocio y todo lo que ocurre en él.
